Автоматизация документооборота: когда она нужна и как работает.

Электронный документооборот (ЭДО) – это подход, при котором документы от момента создания до выполнения или сдачи в архив хранятся и редактируются в электронном виде. Программы или программные комплексы, которые обеспечивают ведение ЭДО на предприятии, называют системами автоматизации документооборота (СЭД). Эти решения позволяют работать в том числе с юридически значимыми документами за счет использования электронной цифровой подписи.

Автоматизация управления документооборотом незаменима на предприятиях с разветвленной структурой, где руководству нужны дополнительные средства централизованного контроля. В крупных и средних организациях с большим документооборотом переход на ЭДО – иногда единственный способ взять под контроль «бумажный хаос», в котором легко теряются не только задачи, но и клиенты.

На российском рынке существует несколько систем ЭДО. Их преимущество в том, что они учитывают требования российского законодательства и постоянно обновляются, чтобы предложить вам набор актуальных форм отчетности и учета. Среди наиболее популярных решений для российского бизнеса – система «СБИС Электронный документооборот».

Автоматизация электронного документооборота с программой «СБиС Электронный документооборот» обеспечивает компании:

  • Обмен юридически значимыми документами с клиентам и партнерами в один клик.
  • Быстрое формирование типовых документов на основе шаблонов. Возможность настроить частичное автозаполнение форм.
  • Прозрачный обмен документами между отделами и обособленными подразделениями компании. Возможность оперативно отслеживать, как долго документ находится в работе или на рассмотрении у сотрудника.
  • Отлаженный механизм согласования и визирования документов.
  • Мониторинг выдачи и расходования денежных средств по каждому подразделению и филиалу. Финансовые и другие отчеты о деятельности компании.
  • Возможность готовить, проверять на ошибки и сдавать отчётность в госорганы через интернет, в том числе с мобильных устройств.
  • Сниженные издержки на печать и сканирование, удобство хранения и поиска документов.

pic87t96475903.png

Система автоматизации документооборота: готовимся к внедрению

Процесс автоматизации документооборота и учета для каждой компании индивидуален. Техническую сторону вы можете доверить нам – изучим ваши бизнес-процессы, составим план действий и внедрим СЭД в короткие сроки.

Но есть еще один этап, пройти который за вас не сможет никто. Это моральная подготовка коллектива к работе с новыми инструментами. Данный этап опасно недооценивать – без него программная автоматизация ЭДО окажется бесполезной просто потому, что ею не будут пользоваться. Важно, чтобы к моменту запуска системы сотрудники уже понимали, что автоматизация делопроизводства и документооборота призвана не заменить их, а избавить их рутины. Она упрощает повседневные задачи, устраняет лишние споры и недопонимания между отделами компании. Автоматический документооборот также снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором. А значит документы не будут требовать лишних перепроверок и правок.

Система автоматизации электронного документооборота СБиС не привязана к конкретным компьютерам в вашем офисе. Поэтому с ее помощью вы можете организовать работу фрилансеров, а также контролировать происходящее в компании во время отдыха или командировок.

Использование электронной подписи позволяет заключать сделки через интернет, а значит вам будет проще расширять географию сотрудничества.

«СБиС ЭДО» интегрируется с программами 1С и другими популярными системами учёта. Это позволяет готовить отчетность за минуты – на основе данных из базы предприятия. Функция автоматической проверки заполнения и оформления отчетов не только ускоряет их подготовку, но снижает риск претензий и штрафов со стороны контролирующих органов.

pic98657964.png

Система «СБиС Электронный документооборот» нужна руководителям, которые хотят понять и контролировать свой бизнес на новом уровне. Мы внедряли это решение в компаниях разного масштаба и разных сфер деятельности, поэтому готовы тонко настроить СБиС для ваших нужд. ЭДО высвободит время сотрудников и поможет сконцентрироваться на том, что действительно важно! Позвоните нам и закажите бесплатную демонстрацию программы «СБиС Электронный документооборот». Оцените возможности СБиС и задайте вопросы специалисту уже сегодня.


Заказать услугу
Оформите заявку на сайте. Менеджер компании свяжется с Вами в течение 30 минут и ответит на Ваши вопросы
Вернуться к списку