Организация электронного документооборота

Чем полезен электронный документооборот в организации? Он помогает ускорить бизнес-процессы и снизить издержки. Вы быстрее обмениваетесь документами внутри компании и с партнерами, меньше тратите на печать и сканирование. Но все это верно только если ЭДО внедрен обоснованно и работает правильно. Внедрять электронный документооборот стоит, когда бессистемность в работе с документами начинает мешать развитию бизнеса. Симптомы того, что пора вводить ЭДО в организации, заметны прежде всего руководству. Если внедрение инициировано IT-отделом или секретариатом, стоит задуматься. Действительно ли дело в ЭДО, и готова ли компания его использовать? Или же проще автоматизировать участок деятельности, не меняя остальную систему. Например, можно автоматизировать сдачу электронной отчетности. И при этом внутри организации по-прежнему подписывать документы на бумаге.

Что дает система электронного документооборота в организации:

  • Ускоряет типовые операции по созданию, передаче и согласованию документов. Если в крупной компании рабочий процесс тормозит рутина, ЭДО – лучший ответ. Ускорение обмена документами заметнее всего в сети филиалов, распределенных по разным городам и странам.
  • Позволяет упорядочить бизнес-процессы и усилить контроль за работой сотрудников. Работа отделов становится прозрачной. Руководитель в любой момент может проверить, кто, в какие сроки и с каким результатом выполняет задачи.
  • Усиливает контроль за расходованием денежных средств в подразделениях компании. В системе электронного документооборота (СЭД) легко отследить, кто запрашивает, выдает и списывает средства.
  • Экономит средства на печать и высвобождает рабочее пространство, которое раньше отводилось для хранения бумаг.


Если перемены объективно нужны, составьте план перехода для сотрудников. Без участия конечных пользователей электронный документооборот в организации работать не будет. И нужно быть готовым к сложностям переходного периода. Недостаточно объяснить персоналу, что ведение электронного документооборота приносит пользу. Нужно, чтобы к этому выводу сотрудники пришли сами. Для этого ставьте задачи, решать которые без программы для электронного документооборота долго и трудоемко, а с программой – легко. Если внедрение ЭДО оправдано, такие задачи обязательно найдутся. И сотрудников не нужно будет убеждать на словах, ведь их работа упростится на деле.

Этапы внедрения ЭДО

Для организации электронного документооборота в компании нужно:

  • определить потребности организации исходя из ее структуры и бизнес-процессов;
  • подобрать программу для ЭДО;
  • разработать план и инструкцию по внедрению системы электронного документооборота;
  • опробовать программу в работе, настроить под типовые задачи;
  • обучить сотрудников работе с программой.


Программы для электронного документооборота

Система электронного документооборота в организации базируется на программном обеспечении. От удобства пользования программой во многом зависит успех внедрения ЭДО. Поэтому при подборе ПО стоит обращать внимание на простоту интерфейса, возможность удаленной работы с мобильных устройств и обмен данными с другими приложениями.

Пример функционального и доступного по цене решения – программа СБиС Электронный Документооборот. Она работает с файлами популярных программ 1С, SAP, встраивается в корпоративные системы Oracle, Microsoft Dynamics и Directum. Кроме того, СБиС конвертирует формализованные данные из вашего приложения в форматы, используемые госорганами. Это упрощает выгрузку и оправку электронной отчетности. Программа также позволяет вести с российскими контролирующими органами переписку. Например, уточнять информацию, отвечать на запросы и требования.

СБиС позволяет в один клик подписывать документы электронной подписью (ЭЦП). Так электронные договоры и отчеты получают юридическую значимость. Появляется возможность за минуты заключать сделки с контрагентами из других регионов. Можно обмениваться данными с пользователями других программ для ЭДО.

Управлять внутренним документооборотом через СБиС можно с мобильного устройства. Чтобы читать и подписывать приказы, начальнику не обязательно находиться в офисе. Также упрощается доступ к рабочим материалам для удаленных специалистов.

Для защиты конфиденциальных данных СБиС ЭДО использует систему шифрования. Это важно и при работе с коммерческой тайной, и при подаче сведений в контролирующие органы.

СБиС ЭДО повышает качество документов и отчетов благодаря системе проверки ошибок оформления. Больше не нужно перечитывать документ раз за разом перед отправкой. Он будет проверен автоматически. Ты избежите досадных ошибок в отчетах, а значит сэкономите время и силы на корректировку данных.

Вы также можете подключить к СБиС ЭДО дополнительные сервисы: разовую выдачу ЭЦП для сотрудника, сверку с контрагентами по НДС. Новые предприятия, которые уже зарегистрированы, но еще не ведут деятельность, могут сдать нулевую отчетность в Пенсионный фонд, Росстат, ПФР и ФНС.

СБиС ЭДО умеет рассылать сотрудникам компании SMS-уведомления. Поэтому сотрудники всегда в курсе важных событий компании. В то же время, система разграничения доступа вносит порядок в повседневную работу с документами. Сотрудник решает задачи в рамках своих полномочий и легко делится результатами работы с теми, кому положено эти результат контролировать.

Чтобы узнать больше о возможностях СБиС ЭДО и о вариантах внедрения системы у вас в компании – позвоните нам! Специалист сориентирует вас по срокам и ценам подключения сервиса. Экономьте время и средства с программой электронного документооборота от СБиС.


Заказать услугу
Оформите заявку на сайте. Менеджер компании свяжется с Вами в течение 30 минут и ответит на Ваши вопросы
Вернуться к списку