Оптимизируем делопроизводство и документооборот.

Делопроизводство – это создание официальных документов по установленным правилам. Правила определяются внутренним регламентом организации и законодательством, в юрисдикции которого организация работает. Цель делопроизводства – создание предписаний, должностных инструкций, писем и других документов, регулирующих деятельность предприятия.

Документооборот – это движение документов внутри компании, а также между компанией и внешними агентами: клиентами, партнерами, контролирующими органами. Документооборот начинается с создания проекта документа. Проект необходимо согласовать и подписать, присвоить ему регистрационный номер. После этого он становится официальным документом и доводится до сведения сотрудников либо внешней аудитории. Если документ содержит распоряжения, следующим этапом станет контроль за их исполнением. Когда задачи выполнены или информация доведена до адресатов, остается перевести документ на хранение с последующим архивированием или уничтожением. Все это делается в соответствии с правилами организации и требованиями закона. Но как отследить и упростить эти процессы?

Делопроизводство в организации

В небольших компаниях за оформлением и движением документов обычно следит секретарь или руководитель. Все что нужно в этом случае – стандартный набор офисных программ и учебник по делопроизводству и документообороту. Но средним и крупным организациям важно управлять делопроизводством и электронным документооборотом централизованно. Это позволяет избежать расхождений и ошибок при подготовке документов, а значит ускоряет их проверку, согласование и — в конечном итоге — исполнение.

Создавать, копировать, передавать, хранить и уничтожать бумажные документы сложнее и затратнее, чем электронные. Поэтому организации с большим документооборотом сегодня стремятся работать с документами исключительно в электронном виде. На помощь приходят электронные системы документооборота и делопроизводства. Они упрощают бухгалтерский и налоговый учет, позволяют быстро получать управленческую отчетность, а также ускоряют решение типовых задач за счет автоматизации.

Российским компаниям есть смысл присмотреться к отечественным системам автоматизации делопроизводства. Такие решения, как «СБиС Электронный документооборот», учитывают требования российского законодательства и постоянно обновляются, так что пользователь всегда имеет под рукой актуальные формы документов. Но главное, продукт ускоряет и упрощает делопроизводство и документооборот на предприятии. Кроме того, он обеспечивает безопасность хранения и пересылки конфиденциальных данных.

pic987693.png

Автоматизация документооборота и делопроизводства со СБиС

Чтобы использовать все преимущества электронного документооборота, нужно иметь возможность создавать юридически значимые документы. Например, договоры. Электронный документ невозможно подписать «от руки». Чтобы удостоверить его авторство, подлинность и неизменность с момента создания, используют электронную цифровую подпись (ЭЦП). При этом для разных целей существуют разные виды подписей. ЭЦП для отчетности в госорганы не подойдет для использования на торговых площадках и т.д.

Система «СБиС Электронный документооборот» работает с электронной подписью и позволяет обмениваться подписанными документами с партнерами и клиентами в один клик. Вы можете даже отправлять сведения напрямую из 1С т.к. СБиС интегрирован с популярными в России системами учета.

Приобрести все виды электронных подписей, которые могут понадобиться для перехода на электронную систему документооборота и делопроизводства вы можете в нашем Центре ЭЦП. Если не уверены, какая подпись нужна – проконсультируем бесплатно.

СБиС ЭДО позволяет не только управлять готовыми документами, но оптимизировать сам процесс их подготовки. Вместе с системой ЭДО вы можете использовать сервисы СБиС для сдачи электронной отчетности в госорганы, сверки отчетов с контрагентами, получения финансовой и управленческой аналитики по предприятию. Таким образом СБиС повышает не только скорость, но и качество повседневной работы с документами.

pic9875984.png

Сроки внедрения системы делопроизводства и электронного документооборота зависят от структуры вашего предприятия, количества сотрудников, а также специфики вашей деятельности. Если вы еще не выработали список требований к документообороту организации, предлагаем сделать это совместно с нашими специалистами! Мы регулярно внедряем ЭДО в компаниях разного масштаба и знаем, как решать вопросы клиентов. После установки и настройки необходимых мы проведем обучение для вас и персонала компании, а также обеспечим техническую поддержку вашего бизнеса.

Закажите внедрение «СБиС Электронный документооборот», чтобы успевать больше, чем конкуренты! О стабильности и удобстве вашей работы с системе ЭДО позаботимся мы!


Заказать услугу
Оформите заявку на сайте. Менеджер компании свяжется с Вами в течение 30 минут и ответит на Ваши вопросы
Вернуться к списку