Особенности и результаты внедрения ЭДО в компаниях.

Автоматизация документооборота в организации является одним из способов повышения эффективности бизнеса, которая достигается за счет повышения:

  • Скорости обработки документации;
  • Надежности хранения файлов;
  • Доступности документов;
  • Точности обмена документами как внутри организации, так и с внешними контрагентами.

vnedrenie-EDO-1.jpg

Несмотря на то, что внедрение документооборота уже давно перестало быть инновацией, некоторые компании до сих пор не автоматизировали данные процессы. Конечно, бумажный документооборот негативно сказывается на продуктивности работы сотрудников и показателях деятельности предприятия в целом. Особенно актуально внедрение электронного документооборота в компаниях с разветвленной структурой, с большим количеством департаментов и подразделений, а также широкой филиальной сетью.

Что из себя представляет ЭДО?

ЭДО – это автоматизация процессов движения документации внутри организации и за ее пределами. Для этого используются специальные программные средства, например, СБиС: Электронный документооборот, а также электронная цифровая подпись, использование которого обеспечивает легитимность документации. Для работы с ЭЦП также требуется СКЗИ и защищенный носитель. Все это можно приобрести в Центре ЭЦП.

В каких организациях необходимо внедрение системы электронного документооборота?

ЭДО востребован абсолютно любой компанией, работающей с документацией. После имплементации такого программного обеспечения, ускоряются процессы работы, повышается точность согласования и обработки бумаг.

Необходимость СЭД не зависит от величины компании. Если организация небольшая, тогда можно внедрить систему сразу всюду. Если речь идет о крупной корпорации с филиалами, то начинать можно поэтапно: сначала в одном подразделении, потом – в другом и так далее.

Для чего необходимо внедрение электронного документооборота в организации?

После внедрения ЭДО компания получает следующие выгоды для своего бизнеса:

  • Повышение прозрачности процессов. Например, каждый сотрудник сможет отслеживать, где находится его документ в процессе согласования. Создавать шаблоны будет гораздо проще. За счет автоматического заполнения реквизитами снизится количество ошибок по вине человеческого фактора;
  • Постоянный контроль за выполнением поручений – в системе руководители бизнеса или отдельных подразделений смогут отслеживать стадию исполнения того или иного поручения, поэтому исполнительская функция вырастет после внедрения ЭДО;
  • Сокращение времени работы с документами, потому что персоналу буде доступен оперативный поиск документации, отслеживание статуса, быстрое создание, ускоренные процессы обработки и отправки. Также оптимизации временных затрат способствуют автоматические процессы формирования отчетов, реестров;
  • Увеличение безопасности и конфиденциальности данных. Это возможно благодаря разграничению прав доступа в системе. Например, один сотрудник может только просматривать, другой – редактировать. При расследованиях можно отследить, кто и какие вносил правки в тот или иной документ, кто и в какое время получал доступ к данным;
  • Аспект безопасности очень важен именно сейчас в период роста киберпреступности и шпионажа. Утечки корпоративных данных могут привести к негативным последствиям для бизнеса (как материальным, так и репутационным). Использование СЭД позволяет предотвратить это и повысить защищенность файлов, критических для бизнеса;
  • Повышение обучаемости, скорости адаптации к новым бизнес-процессам. Все изменения происходят централизованно, не потребуется тратить время на информирование каждого человека;
  • Рост корпоративного духа благодаря созданию единого информационного пространства. Каждый сотрудник сможет найти коллегу и взаимодействовать с ним через систему, это, в свою очередь, облегчит процесс коммуникации;
  • Повышение уровня адаптивности к внешним изменениям. Например, если будет выпущен новый приказ или распоряжение, обязывающий организации менять форму определенных документов, в СЭД это сделать легко.

vnedrenie-EDO-2.jpg

Документооборот электронный. Внедрение. С чего начать?

Прежде, чем принять решение о приобретении и внедрении СЭД, необходимо просчитать и утвердить затраты. Они могут быть достаточно большими, но быстро окупаемыми за счет оптимизации внутренних процессов компании и сокращении расходов на курьерские и почтовые службы.

Также необходимо исследовать, кто из контрагентов уже использует ЭДО. От этого зависит, каким будет документооборот после внедрения автоматизированной системы – полностью электронным или наполовину электронным и наполовину традиционным (бумажным).

До внедрения необходимо приобрести ЭЦП. Сделать это можно в специализированном Центре ЭЦП. Следует учитывать, что различают три разновидности подписи, применяемой с ЭДО:

  • Простая;
  • Неквалифицированная (усиленная);
  • Квалифицированная (усиленная).

Каждый документ в электронном виде, подписанный квалифицированной электронной подписью, легитимен.

vnedrenie-EDO-3.jpg

Операционно переход на автоматизированную процедуру обмена документами состоит из следующих этапов:

  • Составление технического задания. На этом этапе формулируются задачи и цели проекта;
  • Выбор системы, которая будет использована для автоматизации ДО. Здесь решение зависит от масштаба и потребностей бизнеса;
  • На третьем этапе необходимо описать основные бизнес-процессы компании. Чаще всего эта задача возлагается на плечи руководителей отделов. Должное внимание необходимо уделить описанию стандартных путей документации;
  • Четвертый этап включает в себя оценку стоимость проекта, календарного графика его реализации, составление плана работ и назначение ответственных;
  • На пятом этапе происходит непосредственная реализация проекта, то есть внедрение ИТ-решения в ИТ-инфраструктуру предприятия;
  • Шестой этап подразумевает пилотное использование ЭДО, выявление пробелов и их устранение. Только после этого программа вводится в промышленную эксплуатацию.

Остались вопросы? Хотите протестировать современную СЭД? Отправьте заявку нам, и наши специалисты оперативно свяжутся с вами!

Заказать услугу
Оформите заявку на сайте. Менеджер компании свяжется с Вами в течение 30 минут и ответит на Ваши вопросы
Вернуться к списку