Зачем организациям нужен кадровый ЭДО?

На протяжении нескольких лет Минтруд рассматривал возможность ведения кадрового документооборота в электронном виде. По мнению представителей социального партнерства, ставших источником этой инициативы, это позволит современным организациям значительно сократить трудозатраты и временные ресурсы, необходимые для ведения кадровых документов. На очередном заседании Минтруда замминистра подтвердила намерение работать в данном направлении. Это означает, что предприятия получат право самостоятельно выбирать, в каком виде им удобнее и выгоднее хранить HR-архивы: в электронном, в бумажном или смешанном.

Для этого потребуется внедрение специализированных систем ЭДО, поддерживающих кадровый документооборот в организации. Широкими возможностями в данной области обладает программный продукт СБиС: Электронный документооборот. В системе предусмотрены разнообразные функциональные возможности, позволяющие современным организациям вести электронный кадровый документооборот.

Особенности внедрения кадрового электронного документооборота в организации

Отделу кадров в любом учреждении отводится важная роль. Своего рода, это лицо компании, ведь кадровик работает с персоналом, является входной точкой для новых сотрудников. Именно в этом департаменте оформляются все документы, связанные с приемом на работу, увольнением, отпусками и больничными, перемещениями по карьерной лестнице, поэтому в этой области должен быть абсолютный порядок.

Кроме того, надзорные органы могут в любой момент запросить документы о работе того или иного сотрудника, не говоря уже о том, что они просто необходимы при судебных тяжбах по трудовым спорам. Любой потерянный приказ может повлечь за собой серьезные материальные и репутационные убытки, поэтому относиться к кадровому документообороту стоит крайне ответственно.

Для того, чтобы делегировать эти рутинные, но крайне ответственные задачи, связанные с документооборотом кадрового делопроизводства, компьютерным системам, необходимо внедрить специализированное программное обеспечение, например, СБиС: Электронный документооборот, и воспользоваться функциональностью модуля учета кадров. В нем менеджер по HR сможет:

  • Вести личные карточки сотрудников предприятия;
  • Оформлять все без исключения перемещения персонала;
  • Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
  • Организовать кадровый резерв;
  • Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
  • Легко выводить на печать любые отчетные формы.

В чем преимущества СБиС кадрового электронного документооборота в организации?

Специализированная автоматизированная система для оптимизации документооборота кадрового делопроизводства СБиС имеет следующие достоинства:

  • Простота в использовании – система имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, поэтому даже тот, кто не знаком с ней, сможет выполнять все необходимые действия. Например, увольнять, принимать на работу или оформлять сотрудникам отпуск;
  • Система упрощает подготовку сложных форм (например, штатное расписание);
  • Программа предоставляет пользователям широкие возможности для аналитики. Например, в ней можно делать отчеты о воинском учете, текучке и т.п.;
  • СБиС автоматически будет напоминать о необходимости формирования тех или иных документов;
  • В системе минимизированы трудозатраты со стороны специалистов по кадрам. Например, кадровикам не надо будет вносить в нее сведения из паспорта. Достаточно будет загрузить в программу сканированную копию документа, и она самостоятельно распознает все необходимые данные и занесет их в личное дело того или иного сотрудника;
  • Данное программное обеспечение обладает гибкими настройками. Например, вы можете настраивать отдельные графики работы для разных отделов и даже для конкретных должностей.

И все же самым главным достоинством СБиС ЭДО является возможность полностью автоматизировать рутинный кадровый документооборот и делегировать все задачи, связанные с делопроизводством, компьютеру. Специалистам по управлению персоналу останется лишь внести данные из договора в систему, все остальное программа сделает сама. Следовательно, у отдела кадров будет больше времени для решения профильных задач: развития и оценки персонала, сплочению коллектива и повышению эффективности работы всего предприятия в целом.

Возможности электронного кадрового документооборота

СБиС ЭДО обладает широкими возможностями в части ведения кадрового документооборота, например:

Автоматизация ведения личной карточки, благодаря которому кадровик может моментально находить людей, удовлетворяющих определенным параметрам (пол, дата начала работы, день рождения, место рождения, ВУЗ и т.д.);

В системе ведутся электронные версии всех документов, связанных со всеми сотрудниками. По каждому фиксируется приказ о приеме на работу, трудовой договор, документы о переводе и увольнении. Это позволяет оперативно находить необходимые бумаги и не тратить время на то, чтобы перерыть весь архив;

База данных резерва, которая собирается из резюме кандидатов, которые выявляли интерес к организации, но по каким-то причинам им было отказано. Если в будущем вакансия появится, с кандидатами можно будет связаться;

Ведение единого электронного архива со всеми данными, касающимися кадрового делопроизводства. Данные будут всегда под рукой, в них удобно и легко искать необходимую информацию;

Широкие аналитические возможности – в системе можно формировать различные диаграммы и графики, которые требуются для аналитики и принятия решений. Например, отчеты о военнообязанных, по кадровым перемещениям и т.д.

Хотите начать использовать кадровый ЭДО от СБиС? Закажите электронную цифровую подпись в Центре ЭЦП, купите СКЗИ, защищенный носитель для ЭЦП и свяжитесь с нами !


Заказать услугу
Оформите заявку на сайте. Менеджер компании свяжется с Вами в течение 30 минут и ответит на Ваши вопросы
Вернуться к списку