Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

«Кадры решают все» - это крылатое выражение лишний раз подчеркивает, как важно правильно выстроить работу с персоналом: трудоустроить, организовать рабочее место, обеспечить безопасность и многое другое. И первый человек, который встречает работника в компании – это кадровик. В данной статье рассмотрим самые распространенные ошибки кадрового учета.

Кадры – это не просто

Согласно «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного еще в 1998 году Министерством труда, обучение специалистов по кадрам должно осуществляться в высших учебных заведениях. Кадровик – это специалист со множеством обязанностей, причем, обязанностей по одному из самых сложных направлений внутренней работы – с сотрудниками.

На практике кадровая работа нередко выполняется по совместительству, ее берет на себя руководитель или же она дается в нагрузку бухгалтеру. «Бухгалтер-кадровик» - довольно часто встречающаяся опция в современных компаниях. Когда совместители погружаются в тонкости кадрового делопроизводства, многие приходят в ужас от того количества задач и документации, с которыми предстоит работать. Существуют десятки видов кадровых документов, они должны быть заполнены и выданы вовремя, под роспись и т.п. Кроме того, данное направление является одним из проверяемых.

Кадровый учет вести просто в СБИС. Протестируйте СБИС КЭДО бесплатно прямо сейчас

Бесплатная консультация

Правом пожаловаться в контролирующие органы на работодателя обладают:

  • работник, чьи интересы пострадали,
  • свидетель нарушения,
  • профсоюзная организация,
  • госорганы,
  • СМИ.

Среди обязанностей кадровиков законодательно прописаны:

  • Ведение кадровой документации.

    Кадровик принимает участие в составлении структуры персонала предприятия, должностных инструкций. Ведет всю документацию, связанную с приемом на работу, переводом и увольнением сотрудников. Документирует факты повышения квалификации, прохождения аттестации. Заполняет трудовые книжки, готовит приказы и распоряжения. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности. Обеспечивает хранение документации, подготовку документации для назначения льгот, компенсаций и пенсий.

  • Повышение квалификации персонала.

    Оценивает необходимость получения новых квалификационных навыков и знаний среди сотрудников. Организует их участие в курсах повышения квалификации, образовательных программах.

  • Поддержание трудовой дисциплины.

    Контролирует трудовую дисциплину в компании, анализирует выполнение правил внутреннего распорядка сотрудниками.

  • Поиск и адаптация персонала.

    Отвечает за обеспечение предприятия кадрами требуемых специальностей и квалификаций. Оказывает помощь в адаптации новых сотрудников. В средних и крупных компаниях где существует отдел кадров, эти задачи, как правило, выполняет HR-специалист.

Неверное оформление при приеме на работу

Чаще всего именно в этом вопросе кадровик может допустить целую россыпь ошибок. Вольных или невольных. Например, ошибка осознанная (и чаще всего вынужденная – по причине получения указания от руководителя) – навязывание поступающему на работу сотруднику заключение договора ГПХ вместо трудового договора.  Заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа на должностное лицо в размере до 20 тыс. руб., на ИП – до 10 тыс. руб., на юридических лиц – до 100 тыс. руб.

Со СБИС ведение кадрового учета и отчетности по сотрудникам проще и понятнее.

Бесплатная консультация

Включение пункта об испытательном сроке сотрудникам, освобожденным от испытания

Необходимо учитывать момент, что для ряда категорий работников испытательный срок запрещен законодательно, например, нельзя предлагать испытательный срок беременной женщине. К таким категориям работников также относятся несовершеннолетние, матери с детьми до 1,5 лет, молодые специалисты, сотрудники, трудоустроенные по срочному договору на срок до 2 месяцев, устраиваемые в порядке перевода, принятые по конкурсу и др.

Несвоевременное подписание трудового договора с испытательным сроком

Трудовой договор, в который внесен пункт об испытательном сроке, необходимо подписывать до начала работы сотрудника. Формально сотрудник сначала должен подписать данный договор, а только потом знакомиться со своим рабочим местом, получать вводные инструкции и первые задачи. Если кадровик подписал договор с испытательным сроком после допуска к работе, то он не имеет права увольнять сотрудника за непрохождение испытательного срока.

В ст. 70 ТК РФ сказано, что если сотрудника допустили к работе до оформления трудового договора, то включать условие об испытании в него можно, только если до начала работы вы оформили отдельное соглашение об испытательном сроке.

Еще более серьезным нарушением является отказ в официальном оформлении трудовых отношений новому сотруднику во время испытательного срока.

Ошибки в трудовом договоре

Трудовой договор – кладезь потенциальных кадровых ошибок. С него начинается вхождение сотрудника в компанию, с него, как правило, начинаются проверки контролирующими органами кадровика.

Содержанию трудового договора посвящена отдельная статья Трудового Кодекса РФ - статья 57.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие данные:

  • Ф.И.О. работника, наименование работодателя и его ИНН;
  • место работы;
  • дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, указывается срок его действия;
  • размер должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
  • режим рабочего времени и времени отдыха;
  • условия труда на рабочем месте,
  • трудовая функция,
  • условие об обязательном социальном страховании работника и другие.

Важно: трудовой договор должен устанавливать конкретный размер заработной платы, доплат и надбавок. Отсылки к локальным актам запрещены. В частности, недопустимо вместо величины зарплаты использовать фразы «согласно штатного расписания», «в соответствии с коллективным договором» и т.п.

За ошибки в трудовом договоре кадровика и предприятие могут привлечь к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Ошибки в трудовом договоре считаются самыми дорогими для работодателя. Например, для юридических лиц штраф за неверно составленный трудовой договор колеблется от 50 тыс. до 100 тыс. руб.

Подписывайте все кадровые документы с сотрудниками электронно. Подключим на 2 недели бесплатно!

Бесплатная консультация

Игнорирование процедуры ознакомления работника с ЛНА до подписания трудового договора

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель должен ознакомить работников под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. По данным ГИТ, это одна из самых распространенных ошибок кадровика, выявляемая в ходе проверок.

Несоблюдение работодателем обязанности письменно ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка исключает возможность привлечения работника, нарушившего правила, к дисциплинарной ответственности. На работника распространяются лишь те правила внутреннего трудового распорядка, которые были доведены до его сведения под роспись.

Нарушение требований охраны и безопасности труда

Вопросам охраны труда в Трудовом кодексе посвящен целый раздел, состоящий из множества глав. Обязанности работодателя по охране труда изложены в 214 статье ТК РФ.

Работодатель обязан обеспечить на каждом рабочем месте условия труда согласно требованиям охраны труда, регулярно проводить оценку условий труда, следить за соблюдением режима труда и отдыха работников, приобрести и обеспечить применение сертифицированных средств индивидуальной и коллективной защиты работников, проводить обучение по охране труда. Иметь в штате специалиста по охране труда или возложить по совместительству данные обязанности на штатного сотрудника. А также вести огромное количество документации по охране труда.

Распространенные ошибки в вопросе охраны труда:

  • не проводятся инструктажи по охране труда, медосмотры,
  • нет подписи работника в журнале регистрации инструктажей,
  • работнику не выдают средства индивидуальной защиты, если они предусмотрены;
  • сотрудник работает на должности, которая не подходит ему по состоянию здоровья,
  • сверхурочная работа без согласия сотрудников.

За ошибки в вопросе охраны труда предусмотрена не только административная, но и уголовная ответственность, так как данные ошибки могут обернуться значительным нанесением вреда здоровью или даже гибелью работника. Если из-за нарушений в сфере охраны труда причинен тяжкий вред здоровью, могут наказать штрафом в размере до 400 тыс. руб. или в размере полуторагодичной зарплаты виновного или лишением свобода на срок до 1 года. Если же нарушения повлекли смерть двух и более человек, то ответственного могут лишить свободы на срок до 5 лет.

Несоблюдение правил работы с персональными данными

Работа с персональными данными требует от кадровика проведения кропотливой работы – разработки Положения о персональных данных организации и получения Согласия на обработку данных сотрудников. Нередко того или иного документа не оказывается в документообороте кадровика.

  • Положение о работе с персональными данными сотрудников входит в обязательный перечень кадровых документов любой компании.

В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должно по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

  • Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

СБИС КЭДО обеспечит обмен электронными документами и сохранность всех данных по сотрудникам.

Попробуйте бесплатно

Невыполнение всех требований по оформлению отпусков.

График отпусков является обязательным кадровым документом согласно статье 123 ТК РФ. Составить его надо до середины декабря - за две недели до наступления нового календарного года. Отпуск сотруднику нельзя разделить на множество очень небольших отрезков времени, одна из частей отпуска обязательно должна быть не меньше 14 календарных дней. С графиком отпусков должны быть ознакомлены все работники, должно быть подтверждение, что даты отпуска сотруднику известны и он с ними согласен.

Далее работодатель обязан за две недели до начала отпуска письменно уведомить работника. В уведомлении о наступлении очередного отпуска работник должен поставить подпись.

Формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости и т.п.

За отсутствие графика отпусков штрафуют. Должностному лицу предусмотрен штраф до 5 тыс. руб., организации - от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. 

Несоблюдение сроков хранения кадровых документов.

С 2020 года изменились сроки хранения кадровой документации.

Актуальные сроки хранения кадровой документации закреплены в перечне, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

  • Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – должны храниться 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года),
  • Личные карточки - 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года),
  • Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате - 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года),
  • Приказы, распоряжения по личному составу, документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты - 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года),
  • Приказы о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку работников - 5 лет,
  • Приказы об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года),
  • Приказы о дисциплинарных взысканиях - 3 года,
  • Табели, графики, журналы учета рабочего времени - 5 лет,
  • Табели, графики, журналы учета рабочего времени на вредных и опасных условиях труда - 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года),
  • Правила трудового распорядка - 1 год,
  • Графики отпусков - 3 года,
  • Штатные расписания и изменения к ним по месту разработки или утверждения – хранение постоянное,
  • Штатные расписания и изменения к ним в других организациях - 3 года,
  • Подлинные личные документы сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др. - до востребования. Невостребованные хранятся 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года),
  • Документы о несчастных случаях на производстве по месту составления - 45 лет, в других организациях - 5 лет,
  • Документы о несчастных случаях на производстве при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах – постоянно,
  • Согласие на обработку персональных данных - 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва.

Важно: электронные кадровые документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.

СБИС Архивный ЭДО сохранит ваши документы в соответствии с законодательными требованиями.

Подобрать тариф

Один из самых эффективных способов минимизировать ошибки кадрового учета – автоматизировать кадровый документооборот. СБИС Кадровый ЭДО - это единая платформа для выполнения решения всех кадровых задач. СБИС КЭДО предназначен для ведения внутреннего документооборота, контроля и учета выполнения задач отдельных работников и целых подразделений, организации работы удаленных и выездных сотрудников. Отзывы и кейсы.

Перевести делопроизводство в электронный вид внутри компании поможет переход на СБИС Внутренний ЭДО В его типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения.

Если вам нужна помощь в установке и настройке электронного документооборота, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Эксперты АБТ имеют большой опыт ведения проектов по электронному документообороту по всей России и готовы помочь построить регламент ЭДО, распределить и настроить роли пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО.

О том, как с помощью СБИС наладить кадровый электронный документооборот в компании и избежать ошибок и какой тариф лучше выбрать для получения максимального результата в кратчайшие сроки, вам готовы рассказать наши специалисты.

Читайте кейсы автоматизации ЭДО по ссылке>>

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

2 мин

Специалисты АБТ на Санкт-Петербургском Форуме Труда

В Петербурге прошел ежегодный форум труда, на котором рассматривался весь спектр вопросов рынка и экономики трудовых отношений. Мероприятие собрало ведущих специалистов и экспертов в области труда и занятости. Среди активных участников мероприятия выступили в том числе специалисты АБТ.

1 мин

Об электронном документообороте вашей организации расскажем на вебинаре онлайн

Порядок организации электронного документооборот на предприятии. Расскажем про переход на ЭДО и ответим на все вопросы про электронный документооборот на бесплатном вебинаре АБТ

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.