5 шагов на пути к кадровому ЭДО

Кадры решают все! Но решают, к сожалению, не так быстро, как хотелось бы. Потому что кадровое делопроизводство в компании – своего рода «последний из могикан», бизнес-процесс, до которого еще не добралась цифровизация. Однако ситуация начала быстро меняться: государство поставило в приоритет Минтруда перевод российского кадрового документооборота в электронный вид. Как перейти на электронный кадровый документооборот, какие шаги в этом направлении необходимо сделать - подробности в нашей статье.

Когда-то обязательным атрибутом рабочего места кадровика была машинка для заточки карандашей. Потому что весь документооборот был на бумаге. Машинка для заточки карандашей ушла в прошлое, не за горами времена, когда в прошлое уйдет и сам бумажный кадровый документооборот.

Весной 2020 года пресса запестрила заголовками: «Государство разрешило вести любые кадровые документы в электронном виде». Дело в том, что в 2020 году стартовал эксперимент по внедрению кадрового ЭДО на предприятиях. Его участники могут трудовые договоры, приказы об отпусках, заявления об увольнении и т.п. документы вести в электронном виде, без дублирования на бумаге. В проекте участвуют такие гиганты как РЖД, «Мегафон», Сбербанк, Почта России, Пенсионный фонд, присоединился к эксперименту и СБИС.

В 2021 году эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид завершится, на основе его результатов государство будет запускать в широкие массы цифровизацию кадрового делопроизводства. Сейчас не дублировать кадровые документы на бумаге можно «дистанционщикам», «удаленщикам», а также участникам кадрового эксперимента. Однако уже сейчас абсолютно все могут перевести большинство кадровых документов (по подсчетам – до 80%) в электронный вид.

17% компаний переводят кадровое делопроизводство в электронный вид. Экспертная оценка, данные на конец 2019 года.

Далее дадим инструкцию для перехода на электронный кадровый документооборот, расскажем, как пошагово наладить работу направления и перевести документацию «на цифру». Остановимся не только на том, как выбрать программное решение или отразить ЭДО в учетной политике, но и как организовать работу кадрового подразделения так, чтобы переход на ЭДО не стал стрессом для организации.

Шаг 1. Организуйте оптимальное подразделение.

Чтобы оцифровывать систему, сначала ее надо создать – это аксиома. Автоматизировать хаос невозможно. Поэтому первый шаг к цифровизации кадров – это построение системы работы с персоналом.

Каким по численности должно быть кадровое подразделение – это первый вопрос, которым задаются как начинающие предприниматели, так и те, у кого «кадры» уже работают. Простого ответа на этот вопрос нет. Есть нормы 80-90-х годов, которые устарели, однако многие их берут за основу.

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров регламентировали Постановление Комитета СССР по труду от 11 апреля 1985 года № 95/9-18, затем Постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78. Нормативы, принятые в 90-е, носили рекомендательный характер.

Из истории:

35 минут – время на оформление увольнения работника, согласно норматива 80-х годов.

18 часов – подготовка отчета о составе и кадровом передвижении сотрудников, согласно норматива 80-х годов.

Типовое рабочее место инспектора по кадрам 80-х годов:
Стол с приставкой; стул подъемно-поворотный; табурет для посетителей; пишущая машина; лотки для документов; комбинированный канцприбор; телефонный аппарат; телефонный справочник; машинка для заточки карандашей.

Сейчас никаких обязательных нормативов по времени на оформление документов и по числу сотрудников отдела кадров нет. Есть рыночный показатель, на который все ориентируются: в среднем 250 работников на одного кадровика. Этот показатель может колебаться в «вилке» от 200 до 270 сотрудников.

250 сотрудников в среднем ведет кадровик «на бумаге»,

до 1000 человек может вести кадровик в электронном ЭДО.

Способы организации кадрового делопроизводства:

• Внутренне совмещение. В микро и малых предприятиях часто кадровое делопроизводство поручают вести секретарю или бухгалтеру. Важно помнить, что данный функционал должен быть оформлен. Чтобы оформить совмещение, должность должна быть включена в штатное расписание.
• Один специалист по кадровому делопроизводству.
• Отдел во главе с руководителем.

Шаг 2. Наведите порядок в документации.

• Штатное расписание. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание. Оно – основа основ кадрового делопроизводства. Специалист разрабатывает штатное расписание, оно утверждается приказом, в случае необходимости - в штатное расписание вносятся изменения. Число изменений не регламентировано.
• Трудовой договор.  Этот документ устанавливает «правила игры» с работником. В большинстве случае кадровик самостоятельно разрабатывает форму трудового договора под задачи предприятия (утверждена типовая форма трудового договора только для руководителей госучреждений и работодателей, чье предприятие имеет статус микропредприятия).

При разработке формы трудового договора нужно внимательно читать статью 57 Трудового кодекса РФ «Содержание трудового договора». Законодательно установлены обязательные для внесения в трудовой договор сведения, а также те, что работодатель может внести на свое усмотрение. Ошибки в трудовом договоре или его отсутствие очень дороги: например, юридическое лицо могут оштрафовать на сумму до 100 тыс. руб. по каждому не соответствующему требованиям трудовому договору.

• Локальные нормативные акты. Все детали взаимодействия между работодателем и работником должны быть отражены в локальных нормативных актах ЛНА. Есть локальные нормативные акты, обязательные для всех работодателей, например, правила внутреннего трудового распорядка, ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда, порядок обработки персональных данных, особенности передачи и хранения персональных данных, права работников. Есть ЛНА, необходимость в которых возникает при определенных условиях работы, например, коллективный договор, положение об аттестации работников, положение о командировках и др. Единого списка НЛА, подходящего для абсолютно всех компаний, нет, каждая организация формирует его под свою специфику.

Исключением являются микропредприятия, которые могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов, при условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в форму трудового договора.

С ЛНА необходимо ознакомить работников – под подпись. При приеме на работу сотрудник сначала знакомится и удостоверяет факт знакомства с ЛНА, а затем подписывает трудовой договор.

• Пакет документов, необходимых для оформления кадровых процедур. К таким документам относятся документы для приема на работу, для оформления движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные, должностные перемещения и др.), а также документы на увольнение.

Шаг 3. Выберите решение для КЭДО.

Документы, которые не нужно визировать у работника, например, ОРД, служебные записки, доверенности, заявки на пропуска и т.п., компания может перевести в электронный вид уже сейчас, не дожидаясь «отмашки» от государства.

Для перехода на электронный кадровый документооборот нужна система, которая позволит вести все документы в цифре. Например, участникам проходящего госэксперимента по тестированию кадрового ЭДО могут воспользоваться системой «Работа в России». Однако это условие не является обязательным, каждый волен выбирать. Значительная часть участников эксперимента выбирают свои системы электронного документооборота.

Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот. В СБИС не нужно вводить вручную данные паспорта или СНИЛС – документы сканируются, и система автоматически заполнит сведения в карточке. СБИС КЭДО поможет оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2. Если условия труда или оплаты работника изменились, легко создать документ с новыми данными. Оформление больничных, отпусков, командировок – все делается в системе за несколько кликов. В том числе «автоматом» заполняется штатное расписание и формируются отчеты в военкомат. Решить локальную задачу по управлению рабочим временем сотрудников можно с помощью сервиса СБИС Учет и контроль рабочего времени.

Электронные системы позволяют вести кадры даже неквалифицированному сотруднику.

Шаг 4. Отразите изменения в учетной политике.

Электронный способ обмена документами должен быть отражен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Необходимо всесторонне описать процесс: какие документы ведутся в электронном виде, какие документы какими видами ЭП подписываются, как проходит ознакомление с документом работников и т.п. Такими ЛНА могут быть положение об ЭДО, дополнения в коллективный договор, в правила внутреннего трудового распорядка, соглашение с работниками по использованию электронной подписи и т.п.

По данным из открытых источников, 35% тех, кто внедряет КЭДО, разработали комплексный локальный нормативный акт, включающий в себя наиболее типичные положения (права и обязанности работника и работодателя, процедуру идентификации сторон, защиту персональных данных, доступ к хранению электронных документов).

Шаг 5. Обеспечьте электронные подписи.

Цифровизация кадрового документооборота подразумевает наличие электронной подписи у всех его участников. В кадровом электронном документообороте одним из субъектов обмена документами становится сотрудник, находящийся в статусе физлица.

На электронную подпись для физлиц распространяется закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В зависимости от вида документа, физлицу может понадобиться одна из трех видов цифровых подписей – простая, неквалифицированная и юридически значимая квалифицированная электронная подпись. В зависимости от юридической значимости документа, понадобится одна из трех вышеперечисленных подписей. Например, когда сотрудник заверяет график учета рабочего времени – достаточно простой ЭП, подписывает ЛНА – нужна неквалифицированная подпись, подписывает трудовой договор на работу в дистанционном формате – нужна КЭП.

Какую электронную подпись использовали в КЭДО в 2019 г.:

80% - использовали простую электронную подпись (ПЭП).

14% - использовали неквалифицированную электронную подпись (НЭП).

6% - использовали квалифицированную электронную подпись (КЭП).

КЭДО на пороге цифровизации.

Аналитики отмечают, что госмашина становится на сторону цифровизации. Суды всё чаще принимают электронные кадровые документы как доказательства, ФНС и аудиторы тоже принимают в работу электронные кадровые документы.

Если еще год назад 73% предпринимателей говорили, что их останавливает от внедрения КЭДО позиция государства в этом вопросе, то сейчас ситуация меняется. Вопросы к нам, как к оператору ЭДО, о КЭДО носят не общий характер, а максимально прикладной, за которым и следуют решения СБИС.

По всем вопросам организации электронного кадрового делопроизводства с помощью СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Скачайте памятку по корректному переходу на электронный кадровый документооборот.

Краткий обзор возможностей СБИС для КЭДО смотрите в видео: