Архив электронных документов: как выбрать правильно

Документооборот подразумевает не только создание и передачу документов, но и их хранение. Причем, по закону, срок хранения огромного массива документации составляет многие десятки лет. В чем главные отличия архива электронного от бумажного, какими способами можно организовать электронный архив, как выбрать решение, архивирующее документацию? Подробности – в нашей статье.

Приближаются времена, когда такие понятия как стеллаж, каталог, архивная комната и т.п. станут архаикой. Столкнуться с ними можно будет разве что в библиотеке или в госархиве. Взять хотя бы заявление руководства ФНС о том, что в стратегических планах службы перевести весь документооборот на электронные рельсы. Причем, даже назван срок – 2024 год.

Уже сейчас в стране, по разным оценкам, от 10 % до 15% документации переведено в электронный вид. Юридически значимые электронные документы, подлежащие хранению, все больше оцифровываются. Ожидается, что примерно за десятилетие объем электронных архивных фондов превысит объем накопленных традиционных архивных документов.

Что такое электронный архив документов?

Электронный архив документов организации - это специализированная система хранения документации в цифровом виде. Использование электронного архива позволяет оптимизировать бизнес-процессы, а также сделать их эффективнее.

Архивом часто называют обычные хранилища цифровой информации. Однако, это не просто сервер или склад носителей. Прежде всего, это технологии и производственные процессы, необходимые для обеспечения хранения документации.

Цикл хранения документации таков: учет, описание, обеспечение сохранности, развитие справочного аппарата. При этом цикл охватывает все этапы хранения: от экспертизы ценности до последующего использования.

Чем не угодил архив на бумаге?

Минусы бумажного архива:

• Громоздкость.

Бумажный архив имеет физический объем, занимает драгоценные квадратные метры.

• Уязвимость.

Бумага имеет свойства выцветать, рваться, поддаваться тлению и т.п. Не зря для госархивов предусмотрены помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов. Или, например, такой норматив - покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов должны не собирать пыль и не выделять агрессивные химические вещества.

Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна.

Документ могут украсть или уничтожить.

Бумага может сгореть. Именно поэтому архивные помещения должны иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

• Сложность учета.

Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек требует дополнительных ресурсов.

Поиск документа требует большого количества времени.

• Сложность работы с данными.

Данные сложно извлекаются.

Документ не может быть использован одновременно несколькими людьми.

Документ не может быть тиражирован.

60% организаций не уверены, что смогут прочесть сохраненную ими на бумаге информацию через 50 лет. Данные Ассоциации сетевых технологий хранения данных.

75 лет составляет срок хранения трудовых договоров, заключенных до 2002 года включительно, 50 лет должны храниться трудовые договоры, заключенные после 2002 года. В случае ликвидации или банкротства предприятия, дела сотрудников должны быть переданы в муниципальный архив.

В чем главные плюсы электронного архива?

• Уменьшаются затраты на хранение: снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива.
• Упрощается процесс архивации документов, то есть переход документов из оперативного хранения в архивное.
• Повышается безопасность хранения данных, документ не может быть уничтожен, все обращения к нему фиксируются. Сокращаются потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках.

Топ-5 «горячих» направлений для электронного архивирования на предприятии:

1. Бухгалтерская первичка: счета, акты, счета-фактуры.
2. Клиентское досье: заявления, анкеты, паспорта.
3. Кадровая документация.
4. Нормативные документы.
5. Договоры, приказы и распоряжения.

Как создать архив «с умом»

Как мы уже рассказали выше, электронный архив – это не просто хранилище файлов, а большой работающий механизм. Механизм должен работать слаженно и долго. Для того, чтобы архив предприятия был таковым, нужно потрудиться при его создании, использовать системный подход, то есть не просто брать и делать, а четко понимать цели и задачи, выделить приоритеты в документации и т.п., в общем, хранение электронных документов в архиве должно быть осознанным.

Шаг первый. Как и любое долгосрочное дело, архив важно осмыслить и определить его цели и задачи. Для чего создается цифровое хранилище, какие задачи будет решать, какие функции выполнять.

Шаг второй. Изучение всей внутренней «кухни» компании с точки зрения архивирования документации. Откуда идут документы, типы документации, расстановка приоритетов среди всего массива архивируемых данных, формулирование требований для будущей системы архивирования.

Шаг третий. Формулирование видения системы архивации.

Шаг четвертый. Работа над уже имеющимся архивом на бумаге. Его нужно изучить и систематизировать.

Шаг пятый. Перевод бумажного архива в цифровой вид.

Шаг шестой. Ввод данных в систему. Каждый документ регистрируется и описывается, устанавливается его связь с другими документами.

5 критериев выбора электронного архива документов организации

• Удобный и понятный интерфейс.
• Быстрое обучение сотрудников.
• Быстрая загрузка документов в архив.
• Быстрый поиск нужных документов.
• Простая интеграция с бухгалтерской системой.

3 способа организации электронного архива

• Хранилище архива и системы документооборота осуществляет ваш оператор ЭДО.
• Облачное хранилище. Архивирование на стороннем сервере, доступ к которому предоставляется через интернет.
• Локальный архив. Архивирование документации в электронном виде выполняется с помощью пользовательского сервера.

Важно знать, что сфера архивирования не является бесконтрольной, многие процессы в ней контролируются государством. Например, программное обеспечению должно быть лицензированным, носители информации должны соответствовать стандартам ГОСТа и др. Например, архив должен быть удален от больших источников напряжения и магнитного поля. Для электронных носителей подобного рода источники могут быть вредны, что приведет к сокращению их срока службы – в лучшем случае, в худшем - приведет их в негодность.

Преимущества архивирования со СБИС

СБИС предлагает решение по архивации документов - Архивный электронный документооборот. Преимущества решения: легкая интеграция, быстрое подключение, круглосуточная техническая поддержка и широкий набор возможностей самого решения.

Что может СБИС Архив:

• Организация хранения.
• Быстрый поиск документов.
• Сохранность и конфиденциальность.
• Экономия ресурсов.
• Универсальность использования. Например, по запросу налоговой СБИС отправит документ, известит о доставке и приеме.

Наладить электронный документооборот в компании поможет СБИС ЭДО. Разработчики СБИС – в числе флагманов в этом сегменте решений для бизнеса.

Для предприятий из реестра МСП действует скидка 50% на годовое подключение к ЭДО!

Подключиться со скидкой

СБИС ЭДО имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС ЭДО позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.

Подробнее о том, как перейти на электронный формат работы с документами в СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.