Автоматизация логистики: как заработать на заказах и поставках

Традиционно под логистикой понимается перемещение объекта из пункта А в пункт Б. А под автоматизацией этого процесса понимается использование ит-систем, которые позволят переместить максимальное количество объектов в кратчайшие сроки. Однако системы развиваются и становится очевидно, что важнее переместить не максимальное количество объектов, а оптимальное, то, которое принесет предприятию наибольшую прибыль. Автоматизация заказов и поставок позволяет выбрать наиболее выгодные предложения поставщиков, оценить необходимые объемы закупок, уйти от бумажной волокиты, сократить производственные затраты, а в итоге - увеличить прибыль. Об этом в нашей статье, а также о том, как справляется с автоматизацией заказов и поставок система СБИС EDI.

На различных интернет-форумах и в устных беседах нередко можно услышать от предпринимателей такой запрос: «У нас несколько поставщиков, товары иногда пересекаются. Приходит заказ - нужно узнать наличие товара у поставщика (причем - где дешевле), позвонить клиенту, сформировать задание на покупку у поставщика, а еще посмотреть, что у нас в остатках. При большом количестве заказов ненадежно делать это вручную. Подскажите, как решить задачу». Нужно учесть, что этот запрос сформулирован представителем малого бизнеса, у которого поставщиков в пределах десятка или нескольких десятков. А если поставщиков сотни или тысячи?..

Было-стало: какие проблемы решает автоматизация закупок

Как понять, что вам нужна система автоматизации системы логистики в направлении закупок? Ниже мы перечислим ряд «слабостей» в бизнес-процессах, которые говорят о необходимости автоматизировать закупки и поставки.

«Звоночки» о том, что пришла пора автоматизировать закупки:

• Вы утопаете в центнерах-тоннах бумаги,
• Ручной ввод данных приводит к ошибкам. Ошибки ведут к штрафам, невыполненным обязательствам и т.п.,
• У вас на складе «хочется плакать»: склад забит, при этом часто сталкиваетесь с проблемой дефицита востребованных товаров,
• Оборачиваемость продукции низкая,
• Высокие затраты на осуществление заказов: по времени и финансам,
• Нет возможности выбрать продукцию по оптимальной цене и качеству, выбор поставщиков «по привычке и интуитивно».
• Не хватает инструментов отследить точность поставки: полноту поставки, сроки и соответствие цен.

Что дает автоматизация закупок:

• Избавление от бумажных завалов: накладные и фактуры в электронном виде,
• Минимизация ручного труда, дающая следующие результаты:
1. Снижение ошибок в документации,
2. Снижение риска штрафных санкций от налоговой,
3. Оптимизация штата и ФОТ.
• Оптимизация закупок, а именно выбор наиболее приемлемых по цене и качеству товаров за короткие сроки,
• Оптимальная загрузка склада,
• Отсутствие заторов на этапе приемки товаров.

Среднерыночные показатели эффективности автоматизации закупок и поставок:

20-40% - сокращение складских запасов,

До 15% - сокращение затрат на закупки,

До 15 % - увеличение прибыли.

Как автоматизировать закупки со СБИС

Мировой рынок ит-логистических решений довольно зрелый, его лидеры зарабатывают на автоматизации логистических цепочек миллиарды долларов. Российский рынок молодой, но резвый.

Справедливости ради надо сказать, что на российском рынке преобладают автоматизированные системы, решающие задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета. Они фиксируют движение товаров и финансов постфактум, то есть после завершения операции. Они у всех на слуху, у многих это уже незаменимый рабочий инструмент. Автоматизация же заказов и поставок в широкие массы только начинает свое движение, но, как показывает динамика спроса, движение это уверенное.

Специалистами СБИС разработана система СБИС-EDI для автоматизации заказов и поставок. Уже сейчас мы готовы подключить эту услугу, но прежде хотим рассказать о ней.

Что такое EDI

EDI - англоязычная аббревиатура термина Electronic data interchange, который переводится как электронный обмен данными. EDI регламентирован определенными стандартами и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями.

СБИС EDI готов наладить обмен электронными данными между любыми контрагентами, связанными логистическими отношениями. В частности, в ритейле между поставщиками и продавцами: производителями, логистическими центрами, оптовиками и торговыми сетями, магазинами и т.п. При этом для решения не важно, какие типы документов используют участники документооборота. Все документы будут взяты в работу. Решение поддерживает международные стандарты системы EDI, такие как AS1, AS2, ANSI X12, EDIFACT, TRADACOMS.

8 шагов работы в СБИС EDI

1. Публикация прайсов

Поставщики размещают в СБИС прайс-листы и информацию о продукции (описание, сертификаты, фотографии и т.п.). Покупатели подписываются на данные от поставщиков и получают от них информацию, а также уведомления об изменениях, внесенных в прайс.

2. Согласование и подписание договора

В системе согласовывается и подписывается электронной подписью договор. СБИС рассылает договор всем согласовывающим документ участникам, проконтролирует активность каждого, проинформирует инициатора о готовности документа, если в документ были внесены изменения – акцентирует на них внимание. Покупатель и поставщик подписывают электронный договор, закрепляя цены и условия.

3. Заказ товара

Покупатель оформляет заказ и отправляет его поставщику. СБИС проверяет заказ на соответствие договору, проверяет условия и цены, далее - отправляет заказ в информационную систему поставщика. Заказ загрузится автоматически.

4. Подтверждение заказа поставщиком

Поставщик в системе подтверждает заказ. У него есть техническая возможность скорректировать объемы и срок поставки товаров. СБИС зафиксирует все изменения.

5. Отгрузка товара

Поставщик отгружает товар согласно подтвержденному заказу. К грузу печатается только транспортная накладная, счет-фактура и ТОРГ-12 отправляются в электронном виде. Электронные документы приходят к покупателю до отгрузки, что позволяет ускорить приемку.

6. Приемка товара

При приемке товара СБИС загрузит накладную в учетную систему покупателя и свяжет ее с заказом. Приемщику нужно только проверить товар и провести накладную.

7. Сверка расчетов

Поставщик и покупатель обмениваются в системе актами сверки, чтобы исключить все нестыковки. СБИС проведет построчную проверка документа на соответствие закрепленным договоренностям, выделит все расхождения. В случае расхождения СБИС отправит поставщику акт, такой подход позволяет оперативно внести исправления в документы.

8. Аналитика.

СБИС подготовит наглядный отчет о качестве работы каждого поставщика.

Со СБИС EDI процесс взаимодействия между контрагентами становится комфортнее и быстрее, однако важно, что выстраиваются не только процессы, но решение приносит и ощутимые финансовые результаты. В частности, увеличивается оборачиваемость денежных средств. Деньги по факторингу приходят быстрее. Все операции производятся удаленно, не нужно терять время в банке. Минимизируются ошибки, процесс закупки становится более осмысленным и быстрым, плюс много других положительных изменений, что в итоге дает компаниям возможность, по данным исследований, на 5-15 % увеличить прибыль.

Напомним: для электронного документооборота необходима электронная подпись. Заказать ее можно в Магазине ЭЦП. Это быстро и надежно. В нашем Магазине ЭЦП вы найдете электронную подпись под любую задачу.

А проанализировать и сдать всю финансовую отчетность компании быстро и без специальных знаний и навыков поможет сервис СБИС Электронная отчетность. Опираясь на всю вашу отчетность, он проведет развернутый анализ данных, подготовит управленческие отчеты. Немаловажно, что сервис сопровождают опытные специалисты, которые в консультационном режиме могут помочь разобраться во всех возникших вопросах.

Подробнее рассказать о всех возможностях решения СБИС EDI вам готовы наши специалисты.