Отправим материал Вам на почту

Автоматизация складского учета: упрощаем управление складом с программой СБИС

Протестируйте СБИС для розницы и общепита 14 дней бесплатно!

Хочу попробовать

Чтобы облегчить учет товаров на складе и организовать контроль над их перемещением, а также ускорить выполнение задач и четко настроить работу склада важно использовать специализированное оборудование и соответствующее программное обеспечение. Поговорим о том, как можно улучшить складской учет и что для этого потребуется.

Если компания не заботится о складском учете или не уделяет ему достаточно внимания, то, скорее всего, возникнут проблемы с отсутствием необходимого товара, нехваткой рабочих рук, недостаточными площадями и т.д. К сожалению, руководители часто минимизируют внимание к работе склада, что может привести к серьезным последствиям. Ведь в эпоху информационных технологий один недовольный клиент может за один вечер уничтожить репутацию фирмы.

Автоматизируем ваше предприятие «под ключ». Оставьте заявку, ты ответим на ваши вопросы и подберем программы для складского, товарного и других видов учета.

Оставить заявку

Складской учет – что это?

Складской учет - это система отслеживания товарного оборота, которая включает следующие этапы:

  • хранение и распределение товара
  • заказ товара у поставщиков
  • приемка товара
  • отправка товара на торговую точку - это может быть, как розничный магазин, так и оптовая компания или интернет-магазин
  • продажа товара конечному потребителю

Чем больше прозрачности и доступности в этом процессе, тем более эффективно функционируют склад и бизнес в целом.

Методы ведения складского учета

Существуют различные методы складского учета, которые могут быть применены в зависимости от специфики бизнеса:

  • ручной учет товаров. Этот метод подходит для малого бизнеса или организаций с ограниченным ассортиментом товаров и небольшим количеством сделок
  • учет в текстовых редакторах или в Excel. Это более продвинутый метод, но все равно не идеален. В такие программы можно внести больше информации, но все равно придется делать это вручную. Однако Excel может автоматически выполнять простые математические расчеты
  • автоматизированный учет товаров на складе. Это реализуется с помощью специализированных программ - систем учета товаров. В этом случае все происходит автоматически - нужно только создать первоначальную базу данных и отмечать движение товаров
  • комплексная автоматизация учета. Этот метод контролирует не только склады, но и торговые площадки и витрины магазинов, продажи, закупки и все остальное. Это также реализуется с помощью программ для автоматизации учета

Вручную ведение складского учета и использование Excel-таблиц становятся все менее актуальными, даже для магазинов с ограниченным ассортиментом. Это связано не только с удобством, но и с рядом других недостатков. Вот некоторые из них:

  • полное отсутствие прозрачности на складе. В основном, только кладовщики имеют полное представление о складских остатках. Все остальные, включая руководителя, имеют только приблизительное представление о том, что происходит на складе
  • отсутствие автоматизации. Каждое действие с товаром нужно записывать вручную. Это занимает много времени, неудобно и также может привести к путанице
  • влияние человеческого фактора. Если кто-то забыл отметить продажу или неправильно принял товар, то на складе начинается хаос
  • большие временные затраты. То, что система учета товаров может рассчитать за доли секунды, человеку приходится делать вручную
  • необходимость большего количества персонала. Это следствие всех предыдущих пунктов. Кто-то должен все записывать, считать, контролировать и т.д.
  • появление незаменимых сотрудников. Часто бывает, что кладовщик уходит в отпуск, и никто не знает, где что находится.

Поэтому не стоит обманываться, если у вас маленький магазин и ручной учет кажется достаточным. Все это продлится до тех пор, пока организация не понесет первые убытки из-за неправильно организованного учета. Потери могут быть гораздо больше, чем затраты на автоматизацию складского учета.

Для автоматизации складского учета товаров необходима специальная программа, которая будет координировать работу с поставщиками, складскую документацию, бухгалтерию и аналитику продаж. Такое решение уже существует в программе СБИС (Saby)  - экосистеме для автоматизации, которую выбирают тысячи предпринимателей по всей России. Расскажем, как эта современная программа помогает автоматизировать складской учет в магазине на каждом этапе.

Оставьте заявку, мы автоматизируем работу вашего склада.

Бесплатная консультация

Автоматизация складского учета: принцип работы

Автоматизация складского учета, несмотря на сложное название, представляет собой простую концепцию: она направлена на оптимизацию работы склада и минимизацию участия человека в этом процессе. Все это обеспечивает специализированная программа для автоматизации учета. Качественные системы обладают следующими функциями:

  • отслеживание всех перемещений товаров. Отгрузка в магазин, перенос между складами, перемещения - все это контролируется системой учета
  • регистрация продаж. Любой товар списывается со склада в момент выдачи кассового чека продавцом
  • мониторинг складских остатков в реальном времени. Вы всегда точно знаете, какие и в каком количестве товары находятся на складе. Ситуация, когда товар внезапно заканчивается, исключена
  • контроль за работой сотрудников. СБИС (Saby) анализирует эффективность менеджеров, продавцов, кладовщиков и других участников процесса
  • формирование бухгалтерских отчетов и документов для поставщиков. Это происходит автоматически. Вам остается только распечатать и подписать их, если это требуется
  • оповещение о наличии товара на складе. Если товар заканчивается, система своевременно предупредит об этом, и вы сможете сделать заказ у поставщика;
  • контроль продаж и формирование аналитических отчетов для руководства
  • разработка и внедрение программ лояльности для постоянных клиентов
  • создание технологических карт для предприятий общественного питания
  • работа с несколькими складами, магазинами и торговыми точками. К программе могут иметь доступ несколько сотрудников одновременно
  • импорт данных из других программ и форматов. Ввод вручную сотен позиций - долгий и сложный процесс. Гораздо проще загрузить информацию в систему из Excel-таблиц или других баз данных.

Преимущества системы автоматизации склада со СБИС (Saby)

Настройка каталога.

В удобном каталоге вы сможете легко найти любой товар или проверить остатки по определенной категории, например, "Женские майки", "Тапочки" и т.д. Автоматизация помогает упорядочить навигацию по каталогу в соответствии с вашими предпочтениями: настроить разделы, подразделы или импортировать готовый каталог из других программ. Вы также можете создать карточки товаров с подробным описанием, ценой за единицу и количеством на складе.

Обмен документами с поставщиками.

Обмениваетесь документами с контрагентами по ЭДО: оформляйте заказы, подписывайте акты приемки, возвращайте документы поставщику в случае отклонений. Информация о поставке полностью находится в одном месте: вы получите сведения, кто создал задачу, на какой стадии она находится, сколько времени ожидается ответ, какие документы стороны обменивались друг с другом.

Автоматический расчет закупок.

Автоматизация складского учета обеспечит вас актуальной информацией об остатках на каждой торговой точке. Программа рассчитает, какой товар нужно заказать прямо сейчас, и укажет товары, у которых скоро истекает срок годности. Она автоматически сформирует заказ для поставщиков и отправит его по ЭДО или электронной почте.

Распознавание бумажных накладных.

В СБИС (Saby) есть функция распознавания бумажных накладных: сфотографируйте документ в мобильном приложении, и через несколько секунд он появится на экране компьютера. Быстро и без ошибок, связанных с ручным вводом.

Управление ценами.

СБИС автоматически рассчитает цену с учетом заданных правил. Сервис учтет закупочную цену, рекомендованную розничную цену и наценку, сравнит с конкурентами. СБИС уведомит вас, если поставщик изменит цены. Вы сможете вовремя изменить цену продажи или сменить поставщика - СБИС подскажет, у кого можно заказать этот же товар дешевле.

Упрощение ведения складских операций.

Проводите инвентаризацию и приемку с помощью приложения для ТСД и смартфонов. Сканируйте штрих-коды или коды маркировки, а программа сам внесет данные, пересчитает и сравнит количество товара. Если в процессе пересчета обнаружите расхождения, СБИС сформирует проводки по отклонениям: списывает недостачу, оприходует излишки.

Отчеты в Честный знак, Меркурий, ЕГАИС.

В программу автоматизации учета склада СБИС встроена работа с государственными системами - вам не придется отчитываться по каждой из них отдельно. При работе с маркировкой СБИС проверит все коды и поможет избежать штрафов. Вы сможете в один клик погасить ВСД и по этой же накладной принять поступление на склад. А при продаже алкоголя система сама переместит алкоголь между регистрами.

Конструктор и печать ценников.

Создавайте и изменяйте ценники во встроенном редакторе за пару кликов и без помощи программиста. Используйте готовые шаблоны или создайте свой. Непосредственно в программе печатайте ценники для конкретного товара или массово после изменения цен.

Аналитика по продажам в смартфоне руководителя.

Руководитель видит аналитику по любому магазину, конкретным товарам, товарным категориям и продавцам, не посещая торговую точку. В программе или мобильном приложении доступна динамика выручки, количество денег в товарах на складе и на счетах.

Вдобавок, система автоматизации складского учета поможет контролировать наценку: при помощи отчета вы можете следить за маржинальностью бизнеса и сравнивать ее по любым категориям и точкам продаж. А ABC-анализ предоставит данные, какие товары лучше распродать, а на какие увеличить наценку.

Программа автоматизация складского учета значительно упрощает и ускоряет работу, уменьшает вероятность ошибок и позволяет получать актуальную информацию о состоянии склада и продажах в любое время.

СБИС для торговли и производства упростит складской учет и управление вашим предприятием.

Бесплатная консультация

Оборудование для автоматизации склада

Для автоматизации работы на складе и ускорения процессов, таких как прием товара, инвентаризация и оформление продаж, рекомендуется использовать специализированное оборудование для чтения штрихкодов и кодов маркировки. В зависимости от размера помещения и магазина, можно выбрать сканер штрихкодов или терминал сбора данных.

Также доступно приложение для смартфонов и ТСД - "СБИС Доки", которое позволяет удобно принимать товары на склад, оформлять списания и перемещения, контролировать остатки на складе. Приложение "СБИС Доки" не требует привязки к компьютеру и работает даже в помещениях без связи.

Чтобы автоматизировать магазин также потребуется онлайн-касса. Это не дополнительное оборудование, так как большинство предпринимателей обязаны торговать через ККТ - это требование 54-ФЗ.

Сканер штрихкодов - это самый бюджетный вариант, подходящий для магазина формата "у дома". Для средних и больших складов подойдет терминал сбора данных, который является небольшим компьютером со встроенным сканером штрихкодов.

Если вы хотите сэкономить, вы можете проводить приемку и инвентаризацию с помощью смартфона, который уже есть у сотрудника, при условии, что в телефоне есть хорошая камера, которая распознает коды при тусклом освещении.

Принтер этикеток пригодится, если вы продаете маркированный товар или товар на вес. При выборе модели следует учитывать вид товара, который нужно маркировать. Для табачных изделий код совсем маленький, для обуви гораздо больше.

Как взаимодействовать с системой автоматизации

Настройте обмен электронными документами с поставщиками.

Если ваш контрагент уже использует электронные документы, то вам не нужно устанавливать дополнительные программы. Полученный электронный документ будет направлен прямо в СБИС, и бухгалтер сможет его подтвердить одним кликом. Если при приемке вы обнаружите, что количество товара не соответствует указанному, система создаст акт о расхождениях и отправит его поставщику.

В программе учета можно работать с отсрочкой платежа - эта функция популярна у владельцев малых розничных магазинов. Программа автоматически учтет дату по каждому поступлению и сформирует календарь для руководителя: каждый день вы будете видеть, кому и сколько нужно заплатить.

Быстро принимайте товар.

Даже если поставщик не работает по ЭДО, вам не нужно вручную переносить данные из больших накладных: просто сфотографируйте документ в приложении или отсканируйте его, и документ появится в СБИС. Сервис автоматически заполнит все поля: название организации, поставщика, дату поступления, информацию по каждой позиции.

СБИС подскажет подходящую позицию из каталога или поможет быстро создать новую карточку в тех случаях, когда наименования товаров у поставщика отличаются от наименований в вашем каталоге. Таким образом вы избежите дублей и неправильного подсчета остатков.

Быстрое проводите инвентаризацию.

Со СБИС инвентаризация не займет много дней: просто считывайте коды товаров, а система сама сверит количество продукции по документам и по факту. Посчитает расхождения по количеству и сумме, спишет недостачу, оприходует излишки. А чтобы не зависеть от компьютера, установите СБИС Доки на смартфон или терминал сбора данных. Приложение работает с маркировкой и ЕГАИС.

Формируйте отчеты о продаже товаров.

Главные показатели вашей компании доступны на одном устройстве в режиме онлайн. Управляйте бизнесом из любой точки мира с помощью приложения СБИС Бизнес. Статистика продаж доступна с любого устройства. СБИС анализирует все денежные потоки: формирует отчеты и контролирует расходы. Вы всегда будете знать, какие товары наиболее популярны, динамику выручки, сколько денег в товарах на складе и счетах, количество возвратов. Следите за аналитикой, не заходя в приложение: основные показатели дня вам будут выведены на экран смартфона.

Автоматизация складского учета под ключ

СБИС – удобный инструмент, который закрывает любые задачи автоматизации на складе. СБИС избавит от рутинных операций на всех участках. В одном интерфейсе вы сможете контролировать остатки, продажи, управлять ценами, оформлять заказы.

Если у вас уже есть своя программа учета, данные из нее легко перенести в СБИС. Не готовы отказаться от работы в привычной системе — СБИС интегрируется с ней и будет своевременно переносить данные о продажах. СБИС совместим с самыми популярными моделями торгового оборудования. А если вам понадобится помощь – квалифицированные специалисты окажут ее быстро и качественно. Мы подберем тарифы, настроим программное обеспечение, подключим оборудование, обучим персонал и окажем техническое сопровождение 24/7. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

1 мин

Маркировка шампуней, мыла и других товаров бытовой химии

В соответствии с решением правительства с 15 января 2024 года в России начнется внедрение маркировки для шампуней, косметики и товаров бытовой химии.

2 мин

Контроль за маркировкой товаров на маркетплейсах

Функции контроля за обязательной маркировкой на маркетплейсах переданы Роспотребнадзору

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

ПЕРЕХОДИ НА СБИС. СКИДКИ ДО 80%