Без беготни: как личный кабинет сотрудника СБИС облегчает работу с документами

«Кадры – это бизнес-процесс, до которого еще не добралась цивилизация-цифровизация», - не так давно этой фразой характеризовали кадровый документооборот. Однако, ситуация стремительно меняется. Приняты законы, которые позволяют абсолютное большинство кадровых документов вести в электронном виде. Теперь не только кадровикам и бухгалтерам не нужно бегать за сотрудниками, но и сотрудникам не надо бегать по кабинетам за справками и заявлениями, не надо караулить начальника, чтобы получить отгул или подписать командировку. Большинство документальных кадровых задач сотрудник может решить в одном месте – в своем личном кабинете. Сегодня расскажем, как эта задача решена в личном кабинете сотрудника СБИС.

В 2023 году абсолютное большинство кадровых документов можно вести в электронном виде. Процесс автоматизации КЭДО прошел свой путь стремительно. В 2020 году стартовал эксперимент по внедрению кадрового ЭДО на предприятиях. Его участники могли кадровые документы вести в электронном виде, без дублирования на бумаге, среди этих документов были трудовые договоры, приказы об отпусках, заявления об увольнении и т.п. Не дублировать кадровые документы на бумаге тогда уже можно было также «дистанционщикам» и «удаленщикам». В проекте участвовали крупные предприятия, к эксперименту присоединился и разработчик сервисов СБИС - компания «Тензор».

От 15 до 40 минут тратил сотрудник при бумажном ЭДО на один кадровый документ.

В 7 раз дешевле работать с электронными документами, чем с бумажными.

В конце 2021 году Трудовой кодекс пополнился новыми статьями, посвященными кадровому электронному документообороту - статьями 22.1–22.3.

• ТК РФ Статья 22.1. «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».
• ТК РФ Статья 22.3. «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота».

Эти законодательные акты дали «зеленый свет» работодателю на то, чтобы создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде. При этом дублирование документов на бумаге стало необязательным. Также закон закрепил обязанность за работодателем и работником использовать в кадровом ЭДО электронную подпись.

Топ причин перехода на КЭДО:

43% - поддержание эффективного удаленного взаимодействия с сотрудниками.

26% - экономия ресурсов,

21% - повышение цифровой культуры внутри компании.

10% - другое.

Источник: исследование Deloitte, 2021 год.

Однако, есть 5 видов кадровых документов, которые по-прежнему могут/должны создаваться на бумаге. На них действие новых законов распространяется частично или не распространяется.

Какие кадровые документы оставили на бумаге:

• трудовые книжки,
• сведения о трудовой деятельности,
• акты о несчастном случае на производстве,
• приказы/распоряжения об увольнении,
• журналы инструктажей по охране труда.

Вести кадровый ЭДО пока право работодателя, а не обязанность. Также работодатель вправе выбирать на какой площадке вести КЭДО. Можно выбрать платформу «Работа в России», а можно - собственную информационную систему.

СБИС КЭДО – универсальное решение для организации любой направленности. СБИС мгновенно отправит документы получателю, организует юридически значимый ЭДО, создаст электронный архив, обеспечит обмен данными с государственными системами. Оценить преимущества программы можно абсолютно бесплатно.

Заказать консультацию

Что такое личный кабинет сотрудника в СБИС?

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники самостоятельно заполняют табель, узнают число не использованных дней отпуска, подают заявления. Программа напомнит кадровику о том, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов, может оформить прием, увольнение, командировки. Все действия регламентированы.

Личный кабинет сотрудника в СБИС - это своего рода сайт сотрудника. В специальном приложении Saby My собраны все необходимые для работника документы, структурированные по разделам: входящие, документы, инструкции, зарплата, мотивация, рейтинги, календарь, контакты.

Личный кабинет позволяет сотруднику выполнять более десятка различных задач, в частности: оформить больничный, создать командировку, проверить зарплату, подать заявление или заказать справку, оформить авансовый отчет, ознакомиться с инструкцией, проверить KPI, посмотреть поощрения и взыскания, узнать свое место в рейтинге, посмотреть навыки, выбрать товар в магазине подарков.

Важной особенностью ЛК СБИС является наличие не только «документального» кадрового блока, но и мотивационного, а также коммуникационного. Сотрудник может увидеть не только свои результаты, но и окружающих, может оперативно переслать коллеге сообщение или документ, существенно упростив и ускорив внутрикорпоративную коммуникацию и внутренний документооборот.

15 главных возможностей сотрудника в личном кабинете СБИС

1. Подписать свои кадровые документы.

   В личном кабинете сотрудник может подписать персональные кадровые документы - при помощи своей электронной подписи.

   • На главной странице личного кабинета СБИС нужно выбрать «Документы», затем перейдите в раздел «Кадровые» и открыть документ, пришедший на подпись.
   • Далее сотрудник изучает документ и в зависимости от его решения подписывать документ или нет, два варианта действий:
     • Подписать - нажмите «Подписано»,
     • Не подписать – аргументировать отказ в комментарии и нажать «Отклонено».

     

2. Оформить отгул.

   Отгул – довольно частый запрос от сотрудника. В СБИС сотрудник может оформить отгул как на несколько часов, так и на день.

   • На главной странице нажмите «Отгул».
   • Выберите «на часы» или «на день».
   • Укажите день, время и причину отгула.
   • Выберите тип отгула: «с отработкой», «без отработки», «с оплатой». Отгул с оплатой может оформить руководитель. Такой отгул предусмотрен, например, на прохождение планового медосмотра.
   • Когда отгул будет согласован, в личном кабинете появится уведомление об этом.

     

     

3. Оформить больничный.
   • На главной странице кликните «Больничный».
   • Укажите даты начала и закрытия больничного. Подтвердите действие «галочкой». Информировать бухгалтерию о номере электронного листка нетрудоспособности не нужно, так как фонд сам проинформирует об этом работодателя.

     

4. Создать отпуск.

   Алгоритм оформления отпуска зависит от того, какой именно отпуск вы оформляете. СБИС позволяет оформить любой вид отпуска.

   • На главной нужно нажать «Отпуск».
   • Выберите тип документа, отражающий вид отпуска: ежегодный, учебный, на время выполнения государственных обязанностей, для доноров, в связи с прохождением диспансеризации, за свой счет.
   • Укажите даты отпуска.
   • В случае необходимости - загрузите отсканированные копии подтверждающих документов: справку-вызов на учебу, повестку или другой документ для выполнения государственных обязанностей, справку на диспансеризацию или справку на дни отдыха для донора. Подтвердите действие «галочкой».

     

5. Оформить командировку.
   • На главной странице кликните «Командировка».
   • Далее опишите командировку: сроки, цель, организация, в которую командируется сотрудник.
   • Оформление командировочных расходов. Необходимо указать, требуются командировочные или нет. Если да, укажите суммы на проживание, проезд и прочие расходы.
   • Далее документ надо отправить на согласование руководителю, для этого нажмите «На выполнение».

     

     

6. Подать заявление в бухгалтерию или заказать справку.

   В личном кабинете сотрудника СБИС возможно запросить справку или оформить заявления на материальную помощь, налоговый вычет и т.п.

   • На главной странице нажмите «Заявление».
   • Выберите тип документа: на матпомощь, на изменение персональных данных, на налоговый вычет и т.п. Если нужный документ отсутствует в списке, тогда выберите строку «В свободной форме».
   • Заполните форму, приложите подтверждающие документы.
   • Нажмите «На выполнение» и заявление уйдет нужному сотруднику.

     

7. Проверить заработную плату.
   • Войдите в раздел «Зарплата».
   • В разделе «Зарплата» нужно выбрать по какому виду отплаты вы хотите получить информацию. Вы можете выбрать зарплату, отпускные, больничные.
   • Выберите строку с названием месяца, чтобы получить по нему отчет.
   • В СБИС реализована возможность запросить аванс. Если в компании существует практика выдачи аванса, то в случае возникновения такой необходимости нужно кликнуть «Хочу аванс» и указать сумму запрашиваемой авансовой выплаты.

     

   • Если нужна информация по отпуску, нужно кликнуть подраздел «Отпуска». В нем можно получить следующие данные: когда был оформлен отпуск, продолжительность, отпускные, на какие даты запланирован следующий отпуск, число «неотгуленных» дней отпуска.

     

   • Если нужна информация по больничным, нужно кликнуть подраздел «Больничные и пособия». Программа выдаст больничные за указанный год.

     

8. Отчитаться о подотчетных средствах.
   • На главной странице нажмите «Авансовый отчет».
   • Уточните, за что отчитываетесь: командировка, ГСМ и т.п.
   • Прикрепите отсканированные копии подтверждающих документов.
   • Нажмите «Сохранить». Система проверит чек в налоговой, а затем сформирует в авансовом отчете дату, номер и сумму чека.

9. Ознакомиться с инструкцией.
   • Откройте раздел инструкции. Документы, требующие подписи, собраны в блоке «Подписать».
   • Ознакомьтесь с инструкцией. Нажмите «Подписать», затем «Принять».
   • Если отказываетесь подписывать, жмите «Отказаться».

10. Отправить сообщение коллегам.
    • Из любого раздела СБИС можно выйти в переписку. Необходимо кликнуть на значок сообщения .
    • Укажите получателя в открывшемся окне.
    • Напишите сообщение.
    • При необходимости прикрепите файлы.
    • Нажмите «Отправить».
    • Если к существующему диалогу нужно добавить участника, введите его имя и нажмите «Отправить». Сотрудник получит приглашение к диалогу.

      

11. Проверить выполнение KPI.
    • Откройте раздел Мотивация.
    • Выберите вкладку «KPI».
    • Выберите схему мотивации. Здесь можно проверить достижение «KPI». Откройте показатель, чтобы увидеть, достигли ли вы плана и какие данные попали в расчет. Например, сумму или количество заключенных сделок, здесь также можно уточнить, сколько осталось до достижения плана.

      

12. Проверить взыскания и поощрения.
    • Откройте Центр уведомлений.
    • Все свои премии и бонусы посмотрите во вкладке «Поощрения».
    • Для просмотра замечаний зайдите во вкладку «Взыскания».

      

13. Проверить свое место в рейтинге.
    • Зайдите в раздел «Рейтинги». Здесь отображаются ваши результаты и результаты ваших коллег.
    • Кликните на изображение любого сотрудника, и вы можете просмотреть его результат.
    • В СБИС рейтинг может быть анимирован.

      

14. Посмотреть навыки.

    Это своего рода резюме сотрудника. Здесь указываются образование, знание языков, приобретенные и подтвержденные навыки.

    • Откройте раздел «Обучение и навыки».
    • Нажмите «Все», чтобы увидеть навыки за весь период.
    • Зайдите в подраздел «Навыки», откройте карточку навыка и посмотрите дату его подтверждения, срок действия.

      

15. Выбрать товар в магазине подарков.

    Свои достижения можно конвертировать в товары. В качестве поощрения организация может начислять виртуальные деньги. Копите и обменивайте их на товары или услуги в магазине подарков.

    • Зайдите в раздел «Мотивация», во вкладку «Магазин подарков». Здесь отображается ваш баланс, предыдущие покупки и их статус.
    • Выберите товар в рамках своего мотивационного «бюджета».
    • Кликните на корзину, заказ перейдет в статус «Ожидание».
    • Когда статус заказа станет «Завершено», вы можете получить «покупку» у ответственного лица.

      

      

    Источник: исследование Deloitte, 2021 год.

Если раньше предприниматели говорили, что их останавливает от внедрения КЭДО позиция государства, то сейчас эта причина исчезла. Согласно программы цифровой трансформации в социальной сфере, принятой Правительством, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным. Минтруд озвучивал прогноз, согласно которому к 2024 году предприятия должны освоить кадровый электронный документооборот. Воспользуйтесь прекрасной возможностью попробовать СБИС для кадрового документооборота бесплатно в течение 2 недель и оцените преимущества работы сотрудников в личном кабинете. Попробовать бесплатно.

По всем вопросам организации электронного кадрового делопроизводства с помощью СБИС и как подключиться к СБИС личному кабинету подскажут наши специалисты.

Скачайте памятку по корректному переходу на электронный кадровый документооборот.

Краткий обзор возможностей СБИС для КЭДО смотрите в видео: