Бизнес перейдет на ЭДО?

Министерством экономического развития Российской Федерации был подготовлен проект закона, подразумевающий перевод делового бумажного документооборота в электронную форму. Проверьте, готовы ли вы к переходу на ЭДО?

Согласно текущим требованиям законодательства Российской Федерации, организации обязаны сохранять бумажные копии большинства бизнес-документов до 75 лет. Это влечет за собой существенные расходы, например, на содержание помещений для хранения архивов, оплату труда специалистов, которые занимаются этим, приобретение различных расходных материалов, начиная с бумаги, заканчивая картриджами для принтеров. В среднем, только крупные банковские организации направляют на эту статью расходов около 2,0-2,5 миллиардов рублей. Если оценивать расходы всех компаний России, то получится около 3,5 триллионов рублей в один год.

Чтобы оптимизировать эти существенные затраты, Министерство финансов предложило перевести документы, которые необходимо долговременно хранить, в электронный вид. При необходимости конвертировать любой документ из одного вида (бумажного или электронного) в другой (электронный или бумажный, соответственно), он должен сохранять свою юридическую значимость. Пожалуй, это основной аспект, касающийся повсеместного перехода на электронный документооборот.

В Минфине, комментируя данную инициативу, поясняют, что первый год документы должны храниться в бумажном виде, а потом конвертироваться в электронный с обязательным уничтожением бумажных копий.

Переход бизнеса на электронный документооборот, как отмечают в Минфине, позволит не только сокращать затраты, но и обеспечивать сохранность документов, защищая их, тем самым, от утери.

Представители министерства предлагают наладить два основных процесса:

1. Конвертация бумажного документа в электронный без потери его юридической значимости;

2. Конвертация электронного документа обратно в бумажный (при соответствующей необходимости) без потери его юридической значимости.

В Минфине планируется создание и повсеместное распространение единой процедуры, по которой будут создаваться дубликаты с сохранением юридической значимости исходных документов.

Кроме того, дополнительно изучаются аспекты, связанные с хранением электронной документации, а также возможности по сокращению сроков, в течение которых компании обязаны сохранять бумажные документы.

Планируется, что данный законопроект будет распространен практически на все виды современных документов в бизнесе:

• Согласие на обработку ПДн;

• Заявления на отзыв согласий на обработку ПДн;

• Документацию, связанную с бухгалтерским учетом;

• Документацию, продуцируемую кредитно-финансовыми учреждениями;

• И др.

Законопроект выпущен в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». И призван усовершенствовать правовое регулирование в сфере ЭДО. Читайте более подробно о законопроекте на сайте Минфина.

Почему не стоит откладывать внедрение ЭДО у себя на фирме?

Мы уже много говорили про удобство и экономичность использования электронного документооборота в бизнесе. И не только с внешними контрагентами, но и внутри компании: ЭДО существенно облегчает контроль над предприятием и позволяет оптимизировать взаимодействие на документарном уровне. Новость о разработке нового законодательства об ЭДО говорит о скорой и поголовной цифровизации экономики страны. Поэтому мы рекомендуем своевременно подготовиться и наладить бизнес-процессы в рамках использования электронного документооборота. Важно не только внедрить ЭДО, но и сделать его удобным и понятным для всех пользователей заранее. Тем самым вы сможете избежать недовольства и дополнительного стресса.

Используйте СБИС ЭДО для перехода на электронный документооборот уже сейчас! Подготовьтесь заранее!

Остались вопросы? Вам нужно больше информации о СБИС? Обращайтесь к нашим специалистам!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.