Отправим материал Вам на почту

Получите скидку на СБИС до 50%! Закажите бесплатную демонстрацию.

Попробовать бесплатно

На вопрос «Кто ведет кадровый учет в российских компаниях?» поисковик в интернете выдает такой ответ - «Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основным обязанностям». Действительно, довольно часто в списке вакансий можно встретить вакансию бухгалтера-кадровика. В каких случаях целесообразно совмещать эти функции, как правильно оформить одного специалиста на две должности – бухгалтера и кадровика, какие виды учета бухгалтер-кадровик должен вести, какие обязанности возлагаются на этого специалиста? Подробности в нашей статье.

Два в одном: когда нужен бухгалтер-кадровик.

Бухгалтера-кадровика чаще всего можно встретить на малых предприятиях с небольшой численностью персонала. Здесь кадровое делопроизводство нередко становится дополнительной нагрузкой для бухгалтерии или бухгалтера.

Два вида совмещения:

  • Универсальный бухгалтер, который занимается всей бухгалтерией и кадрами.
  • Бухгалтер по заработной плате и кадрам.

Практика показывает, что в микропредприятиях единственный бухгалтер выполняет функции кадровика. Не редкость ситуации, когда все эти функции исполняет сам руководитель. В предприятиях покрупнее довольно часто в списке вакансий можно встретить вакансию бухгалтера по расчету заработной платы и кадровому делопроизводству. В данном случае совмещение происходит по принципу работы в одном направлении.  

Программы для ведения кадрового дела и отчётности для специалиста любого уровня. Закажите бесплатную консультацию, мы расскажем, как вы можете автоматизировать вашу работу с помощью СБИС

Бесплатная консультация

Как оформить совмещение.

Согласно статье 60 ТК РФ, а также различных дополнительных положений Министерства труда, в частности, согласно письму от 17.11.2017 № 14-2/В-1012, трудовой договор с работником может быть заключен только в рамках одной трудовой функции. То есть прописать в трудовом договоре функции бухгалтера и кадровика нельзя. Однако закон не запрещает совмещение нескольких профессий. Обязанности кадровика бухгалтер может выполнять по совмещению. 

Чтобы остаться в правовых рамках в вопросе совмещения, возложить профессиональные обязанности по кадровому делопроизводству на бухгалтера можно несколькими способами.

2 способа оформить совместительство:

  1. Внутреннее совместительство. Данная процедура предусмотрена статьей 60.1 трудового кодекса РФ. При внутреннем совместительстве сотрудник выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время.  Для выполнения обязанностей кадровика с сотрудником заключается отдельный трудовой договор, предусматривающий отдельную заработную плату.
  2. Совмещение профессий или должностей. Данная процедура предусмотрена статьей 60.2 Трудового кодекса РФ. При совмещении профессий сотрудник занимается задачами бухгалтера и кадровика в течении рабочего дня, самостоятельно распределяя нагрузку и требуемое для выполнения той или иной задачи время.  Для выполнения дополнительной работы по совместительству сотрудник должен дать письменное согласие - это требует пункт первый ст. 60.2 ТК.  Содержание согласия также прописано законодательно – в третьем пункте вышеупомянутой статьи. 

Что нужно указать в согласии на совместительство:

  • работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание, объем,
  • срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу,
  • размер доплаты за совмещение .

На основе заключенного дополнительного соглашения издайте приказ о совмещении должностей.

Работа по совместительству также должна быть оплачиваемой. 

Если не выполнить вышеуказанные нормы ТК, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыполнение трудового законодательства.

Какими знаниями должен обладать бухгалтер-кадровик.

Анекдот про бухгалтера: «Я предпочитаю разносторонних и опытных девушек. Таких, чтобы и баланс свести могли, и кадровый учет вести». 

Разносторонние знания – одно из главных требований для бухгалтера-кадровика. Бухгалтерия опирается на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство – на Трудовой кодекс. Знание двух нормативных баз является отличительной особенностью бухгалтера-кадровика. 

Кроме трудового законодательства бухгалтеру, ведущему кадровое делопроизводство, нужно знать миграционное законодательство, законодательство о защите персонифицированной информации, законодательство о пенсионном обеспечении. 

Бухгалтер-кадровик должен уметь рассчитать заработную плату, вести персонифицированный учет, оформлять трудовые книжки и договоры материальной ответственности, вести различные регистрационные журналы и др. Весь функционал обычно описывается в должностной инструкции. 

Попробуйте бесплатно СБИС Бухгалтерия: одна система для ведения бухучета, кадрового учета и сдачи отчетности вместо нескольких программ.

Заказать доступ

Должностная инструкция бухгалтера-кадровика.

Законодательство не обязывает работодателя составлять должностные инструкции работников. Этот тезис очередной раз был подтвержден специалистами Минтруда России в письме от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707. Специалисты по труду отметили в письме, что Трудовой кодекс РФ не регулирует вопросы ведения должностной инструкции работника. Однако на практике составление должностных инструкций является эффективным инструментом разделения должностных полномочий между сотрудниками, установления ответственных, снятия трудовых споров.

В основу должностных инструкций ложатся как профстандарты, различные квалификационные справочники, нормы трудового законодательства, так и внутренние документы организации, бизнес-задачи конкретного предприятия и т.п.

Официально должности бухгалтера-кадровика нет ни в одним справочнике должностей и профессий, нет и госстандарта для этой «сдвоенной» профессии. Поэтому должностную инструкцию бухгалтера-кадровика предприятию необходимо разрабатывать самостоятельно под собственные задачи.

Примерный перечень функций бухгалтера-кадровика, отражаемых в должностной инструкции:

  • Ведение бухучета организации или ИП. В зависимости от величины компании или других ее особенностей, на бухгалтера-кадровика может быть возложено ведение всего массива бухгалтерского учета или же одного из направлений, например, заработной платы.
  • Исчисление налогов и взносов.
  • Формирование и сдача платежных поручений.
  • Формирование и сдача отчетности.
  • Взаимодействие с кредитными организациями.
  • Ведение кассы.
  • Проведение сверок с клиентами и поставщиками.
  • Расчет заработной платы, отпускных, больничных пособий и т.д.
  • Расчет, уплата социальных взносов с ФОТ.
  • Ведение кадрового учета.  
  • Составление и ведение табеля учета рабочего времени.
  • Заполнение и хранение трудовых книжек сотрудников.
  • Ведение регистрационных журналов, 
  • Составление штатного расписания.
  • Участие в разработке системы мотивации кадров.
  • Ведение персонифицированного учета сотрудников фирмы.
  • Выдача документов по запросам работников.
  • Взаимодействие со службой занятости, Социальным фондом
  • Архивирование документации.

Согласно 21 статьи ТК, сотрудник обязан добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Если сотрудник ознакомился и подписал ЛНА, содержащие список его обязанностей, при их неисполнении на него могут наложить взыскание в виде замечания, выговора или увольнения. При этом за один дисциплинарный проступок можно назначить только одно взыскание. Данное правило распространяется как на основные обязанности, так и на те, которые выполняются по совместительству.

ТОП ошибок, которые совершают бухгалтера-кадровики.

Довольно часто бывает, что совмещение обязанностей бухгалтера и кадровика происходит вынуждено, специалисту приходится осваивать тонкости профессии «с колес», решая многие задачи сразу на практике. В этом случае нередки ошибки. Далее расскажем о нескольких распространенных задачах, решения которых имеют свои нюансы.

Неверное оформление испытательного срока.

  • Несвоевременное подписание трудового договора с испытательным сроком. Трудовой договор, в который внесен пункт об испытательном сроке, необходимо подписывать до начала работы сотрудника. Формально сотрудник сначала должен подписать данный договор, а только потом знакомиться со своим рабочим местом, получать вводные инструкции и первые задачи. Если кадровик подписал договор с испытательным сроком после допуска к работе, то он не имеет права увольнять сотрудника за непрохождение испытательного срока. В ст. 70 ТК РФ сказано, что если сотрудника допустили к работе до оформления трудового договора, то включать условие об испытании в него можно, только если до начала работы вы оформили отдельное соглашение об испытательном сроке.
  • Включение пункта об испытательном сроке сотрудникам, освобожденным от испытания.  Необходимо с осторожностью использовать типовой трудовой договор, в частности, необходимо проверять актуальность пункта об испытательном сроке для разных категорий работников. Часть трудоустраиваемых сотрудников освобождена законодательно от прохождения испытательного срока. К таким категориям граждан относятся несовершеннолетние, беременные женщины, матери с детьми до 1,5 лет, молодые специалисты, сотрудники, трудоустроенные по срочному договору на сок до 2 месяцев, устраиваемые в порядке перевода, принятые по конкурсу и др. 

Неверное хранение персональные данные уволенных сотрудников.

По закону о бухучете компания должна хранить первичку не меньше 5 лет. При этом если первичка содержит персональные данные уволенных сотрудников, то без их письменного согласия нельзя хранить персональные данные более 5 лет. Это условие не распространяется на кадровые документы с длительным сроком давности. Например, трудовой договор надо хранить 50 лет, а для уволенных до 2003 года этот срок составляет 75 лет.

СБИС Архивный ЭДО упорядочит и надежно сохранит все данные по сотрудникам.

Заказать консультацию

Не отражение периодической удаленной работы.

Часто сотрудники, особенно «вкусившие» прелести удаленной работы, по устной договоренности с руководителем работают периодически из дома. Практика показывает, что правильнее временную дистанционную работу сотрудника оформить документально, определить конкретные дни работы в офисе и порядок взаимодействия с работником. В противном случае сотрудник оказывается в «серой зоне». 

Отсутствие кадрового аудита в ситуациях с повышенным риском.

Если работник грозится обратиться в трудовую инспекцию, если из компании увольняется большое число сотрудников, в других рискованных с точки зрения кадрового благополучия предприятия ситуациях бухгалтеру-кадровику необходимо провести кадровый аудит. Чаще всего проверяют наиболее рискованные направления. К таким направлениям относятся:

  • трудовые отношения с иностранцами,
  • документы по охране труда,
  • договоры о материальной ответственности.

Аудит может быть выборочным или полным. В случае обнаружения ошибок при выборочном аудите проводится полный аудит.

Попробуйте бесплатно СБИС Бухгалтерию: одна система для ведения бухучета, кадрового учета и сдачи отчетности вместо нескольких программ.

Существенно облегчить жизнь универсальному специалисту призвано решение СБИС Кадровое ЭДО - это единая платформа для выполнения самых разных задач: от проверки сотрудников при приеме на работу до сдачи кадровой отчетности. СБИС КЭДО предназначен для ведения внутреннего документооборота, контроля и учета выполнения задач отдельных работников и целых подразделений, организации работы удаленных и выездных сотрудников. А СБИС Управление персоналом наладит кадровый учет, воинский учет, рассчитает зарплаты, упростит учет рабочего времени, настроит систему KPI, создаст корпоративный портал.

В СБИС Внутренний ЭДО  в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. В решении легко вести электронный учет приказов и других документов.

Если вам нужна помощь в установке и настройке СБИС, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Наши специалисты готовы помочь в построении и согласовании регламентов бухучета, добавить роли, настроить пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО и получите документооборот «под ключ». 

О том, как с помощью СБИС наладить в компании кадровый  электронный документооборот, вам готовы рассказать

наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

3 мин

Оплата выходных дней в командировке

Эксперты Роструда дали разъяснения работодателям по оплате выходных дней, проведенных в пути во время командировки

2 мин

Как организовать кадровый электронный документооборот (КЭДО) в СБИС в 2023 году

Эксперты АБТ помогли разобраться в вопросе организации кадрового электронного документооборота и дали практические советы владельцам и представителям российских компаний.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.