Что говорится в законах об электронном кадровом документообороте?

Массовый переход сотрудников на дистанционный режим работы подстегнул развитие электронного взаимодействия внутри компаний. Коснулось это и работы специалистов по работе с персоналом: кадровики начали переходить на электронный документооборот. Разберем подробнее законодательную базу в этой области.

Трудовым кодексом Российской Федерации прямо разрешено применение электронного документооборота для взаимодействия с дистанционными сотрудниками (Федеральный закон №122-ФЗ от 24 апреля 2020 года). Однако о том персонале, который работает в офисах, ничего не сказано. Именно этим обуславливают представители Государственной инспекции труда отказ в приеме электронной документации по сотрудникам, которые находятся в офисах. Одновременно с этим в ТК РФ отсутствует запрет на кадровый электронный документооборот. Поэтому постепенно начала появляться положительная судебная практика по принятию КЭДО в судебных делопроизводствах.

В 2020 году Министерством труда был начат эксперимент, по внедрению кадрового ЭДО в котором приняли участие 400 компаний и почти два миллиона работников. Изначально его планировали закончить в конце марта 2021 года, но, так как соответствующие изменения до сих пор не приняты к Трудовому кодексу, было решено продлить пилотный проект до конца июля текущего года. Эксперты отмечают, что примерно к этому же сроку будут приняты поправки к ТК РФ, которые разрешат кадровый электронный документооборот. Конечно, КЭДО не покроет сразу весь перечень взаимодействия между работодателем и работником, но около 80% процессов точно «оцифруют».

В рамках кадрового электронного документооборота сотрудники предприятия смогут использовать простые, неквалифицированные или квалифицированные электронные подписи в зависимости от задач. Первый тип (простые подписи) будут выпускаться непосредственно компанией, второй тип (неквалифицированные электронные подписи) – тоже компанией, но при участии специального программного обеспечения. Для приобретения третьего типа подписей – квалифицированных – которые позволят придавать юридическую значимость самым серьезным документам, добро пожаловать в наш Центр ЭЦП.

Какие документы могут быть оцифрованы?

В Трудовом кодексе Российской Федерации явно указан перечень документов, который должен вестись исключительно в бумажном виде. Сюда относят трудовые договоры с удаленными работниками, а также приказы об их прекращении, книги по учету бланков и движения трудовых и, собственно, сведений из трудовых. В отношении остальных документов в ТК РФ прямого запрета нет. Однако, есть требование об оформлении «письменно», «обязательно» или «под роспись». И именно от этого будет зависеть, какая электронная подпись должна применяться для решения той или иной задачи, например:

• Если речь идет о документах «под роспись», то потребуется квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись;
• Если речь идет об оформлении документации письменно, то потребуется простая электронная подпись, а также квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись;
• Если речь идет о заключении или прекращении трудовых договоров, приложениях и дополнительных соглашениях к ним, а также приказах о прекращении работы, то пока что лучше ограничиться либо бумажной версией, либо использованием квалифицированной электронной подписи. То же относится к рискованным для компании документам.

Для организации кадрового электронного документооборота в компании используйте СБИС Кадровый ЭДО для комплексной автоматизации документооборота отдела персонала, начиная с оформления и подписания, заканчивая хранением кадровой документации по сотрудникам.

Наиболее распространенные вопросы

Вопрос:

Если работник проинформировал работодателя по email, о том, что продолжит отпуск из-за того, что часть дней проболел, имеет ли работодатель уволить его за прогул?

Ответ:

Нет, уволить сотрудника в этом случае нельзя, так он направил работодателю служебную записку посредством электронной почты.

Вопрос:

Может ли Государственная инспекция труда обязать организацию ознакомить работников с ЛНА исключительно на бумаге и под роспись?

Ответ:

Нет, у Государственной инспекции труда такого права нет, потому что законодательством в сфере электронной подписи допускается использование ЭЦП также, как и обычной подписи, если в организации установлен и работает ЭДО, а у каждого сотрудника есть свой ключ. В этом случае, чтобы ознакомиться с новым ЛНА, работнику достаточно войти в систему под своим ключом и нажать «Ознакомиться».

Вопрос:

Может ли сотрудник оспорить дисциплинарное взыскание за то, что нарушил Инструкцию по безопасности, если получил ее по электронной почте?

Ответ:

Нет, не может, так как Инструкция была направлена на его email, доступ к которому есть только у него. О порядке работы с электронной почтой он был ознакомлен в момент приема на работу. Следовательно, сотрудник считается ознакомившимся с Инструкцией по безопасности.

Вопрос:

Работник направил по электронной почте заявление об увольнении по собственному желанию, но работодатель не принял его в расчет и уволил сотрудника за прогул. Правомерно ли это?

Ответ:

Нет, неправомерно, потому что в ТК РФ четко говорится, что для увольнения работник должен изложить свою волю в письменном виде. Электронная почта является одним из инструментов для письменного волеизъявления.

Остались вопросы? Хотите знать, как СБИС оптимизирует работу сотрудников вашего кадрового отдела? Обращайтесь к нашим специалистам!

Скачайте памятку по корректному переходу на электронный кадровый документооборот.

Краткий обзор возможностей СБИС для КЭДО смотрите в видео: