Что такое система электронного документооборота и какие задачи она решает

СЭД: что это за системы и почему знакомство с ними неизбежно.

Цифровизация несет в себе множество новшеств, в том числе и в терминологии. Сегодня разбираемся в двух аббревиатурах СЭД и ЭДО, которые используются в связке. В чем разница между СЭД (системой электронного документооборота) и ЭДО (электронным документооборотом)? Каково проникновение систем электронного документооборота, какие актуальные задачи они помогают решить быстрее и проще, на что обратить особое внимание при выборе системы СЭД? Подробности в нашей статье.

Документы существуют со времен развития письменности, они стали способом общения и передачи информации. На протяжении веков носители информации менялись, они прошли путь от глиняных и деревянных табличек, бумаги, дискеты до электронного документа в компьютере.

Понятие электронного документа определено в российском законодательстве федеральным законом №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В свою очередь процесс передачи электронных документов называется электронным документооборотом (ЭДО), а инструмент, с помощью которого осуществляется передача электронных документов, называется системой электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех его этапах - от создания, редактирования, подписи, пересылки до хранения.

Главные составляющие ЭДО:

• электронная система, которая позволит вести цифровой документооборот,
• наличие электронных подписей у участников ЭДО,
• наличие договора с оператором электронного документооборота, через которого будет осуществляться «транспортировка» данных.

СБИС предоставит удобные решения для внедрения электронного документооборота, обеспечивающие эффективный и безопасный обмен электронными документами в организациях. А наши специалисты проведут первичный анализ, подготовят технические задания для внедрения ЭДО, подберут тарифы, установят, обучат персонал и окажут техническую поддержку 24/7.

Оставить заявку

История СЭДО.

Первые системы электронного документооборота появились еще в 80-е годы 20 века у мировых гигантов. Они были созданы под конкретные предприятия, были неповоротливы и немасштабируемы. В 90-е годы стали появляться простые универсальные системы электронного документооборота, которые дорабатывались под задачи конкретных компаний. Но тогда еще такие системы могли выполнять только небольшой круг задач: от фиксации, формирования документа, до контроля за его исполнением. Динамичная история развития СЭД началась в 21 веке, стали создаваться более сложные программы, позволяющие оптимизировать документооборот и управлять им, появились комплексные СЭД.

СЭД сегодня.

Современные СЭД способны подстраиваться под нужды предприятия и масштабироваться. Функционал позволяет расти вместе с бизнесом, что дает возможность расширяющемуся предприятию продолжать работать с выбранной системой. Спрос на движение документов в СЭД растет с каждым годом, вслед за спросом меняется предложение на рынке систем электронного документооборота: часть компаний процесс оптимизации делопроизводства и документооборота прошла, сейчас им требуется снизить трудоемкость рутинных операций и оцифровать работу по новым направлениям, например, оцифровать кадровые процессы, процессы управления закупками, управления заявками и др. Значительной части предприятий МСП еще предстоит освоение ЭДО.

Динамика проникновения ЭДО в РФ.

около 5% - оценка проникновения ЭДО в 2017 году,

25% - прогнозируемый государством уровень проникновения ЭДО на 2024 год.

60% - прогнозируемый государством уровень проникновения ЭДО в сегментах электронного взаимодействия с госорганами на 2024 год.

Сегодня разработчики представляют десятки различных систем электронного документооборота с разным функционалом. Активный рост показывает российское программное обеспечение, так как компании-заказчики мигрируют с иностранных СЭД на отечественные системы электронного документооборота, а новые клиенты теперь изначально смотрят в сторону отечественного ПО.

Рост обеспечивают как новые компании, только внедрившие ЭДО, так и бывалые пользователи ЭДО, расширившие перечень направлений электронного документооборота. Драйвером является и государство, которое все больше документации обязывает оцифровывать и передавать через операторов электронного документооборота.

Что может современная СЭД:

• создать единую схему документооборота во всех структурных подразделениях предприятия,
• обеспечить обмен данными с контрагентами, госорганами,
• обмен данными между различными подразделениями предприятия,
• создать и стандартизировать документацию,
• фиксировать создание, прохождение, изменения всей документации,
• вносить индивидуальные и коллективные изменения,
• распределять роли, ограничивать доступ,
• контролировать согласование и исполнение,
• создавать отчетность и аналитику,
• архивировать данные.

Виды современных СЭД.

Классифицировать современные СЭД можно по множеству параметров. В статье мы укажем три ключевых: по универсальности, функциональным возможностям и адресатам.

3 вида СЭД по универсальности:

• коробочные - готовые решения, которые используются без изменений,
• индивидуальные - разрабатываются под каждого клиента индивидуально,
• комбинированные - решения с универсальным ядром и набором гибких функций, которые могут быть настроены под запросы конкретного клиента.

3 вида СЭД по функциональности:

• классические системы делопроизводства.
• Workflow-системы. Системы для автоматизации всех бизнес-процессов предприятия. Процессы должны быть точно определены, структурированы, иметь четкую последовательность.
• ECM-системы. Системы с гибкой функциональностью. Позволяют работать как со структурированными данным, так и с неструктурированными.

3 вида СЭД по адресатам:

• внутренний – обеспечивает документооборот внутри организации,
• внешний с контрагентами – обеспечивает движение документации за пределы компании с подрядчиками, партнерами,
• внешний с госорганами – обеспечивает документооборот с отчетными органами, в частности, с ФНС, фондами и т.п.

Преимущества и сложности СЭД: что перевешивает.

Один из главных вопросов от компаний, задумывающихся о налаживании ЭДО и внедрении СЭД – это вопрос экономической целесообразности. Далее приведем главные преимущества и возможные сложности организации на предприятии системы электронного документооборота.

Шесть главных преимуществ ЭДО:

1. сокращение финансовых затрат компании на бумагу, расходные материалы, услуги по пересылке, дополнительные площади для хранения архива,
2. возможность работать удаленно,
3. повышение скорости работы с документацией,
4. повышение производительности персонала за счет сокращения времени на выполнение повторяющихся задач, в числе которых ввод, обработка, согласование, корректировка, регистрация документов и т.п.
5. прозрачность документооборота и отражаемых в нем бизнес-процессов за счет возможности отслеживать документацию, ее движение и изменения как внутри компании, так и при внешнем документообороте,
6. повышение гибкости и устойчивости бизнеса за счет прозрачности процессов и аналитики данных, возможность своевременно корректировать бизнес-процессы, более точно планировать дальнейшую деятельность.

Плюсы цифровизации документооборота в цифрах:

• до 25% - повышение производительности труда,
• от 30% до 75% - экономия времени на согласование и поиск документов,
• в 3 раза - снижение сопутствующих расходов,
• до 80% – сокращение стоимости хранения документов.

5 факторов, останавливающих от внедрения ЭДО:

• затраты на проект: покупку лицензии, внедрение и настройку системы,
• длительность внедрения системы,
• расходы на оформление электронной подписи ЭЦП,
• необходимость обслуживания системы,
• необходимость обучения сотрудников.

Оценка риск-факторов ЭДО в цифрах:

• 0,5–1,5 лет – средний срок окупаемости проекта по внедрению ЭДО, оценка РАНХиГС и ФНС России. Сколько нужно будет платить за роуминг? Например, в СБИС получение документов в роуминге бесплатно, а отправка тарифицируется лицензией.
• 1-2 недели может составлять сроки перехода на ЭДО в небольшой компании. Сроки напрямую зависят от величины компании и масштаба ее документооборота. В крупных компаниях, с развитой филиальной сетью, срок внедрения может составлять от 1 квартала до 1 года.
• Обучение сотрудников у крупных операторов ЭДО имеет системный характер, выстроено оптимально по подаче знаний и затрачиваемому на это времени. Например, в СБИС обучение может быть, как в режиме офлайн, так и удаленным однократным в течение нескольких часов. Важным обучающим, причем, бесплатным, инструментом являются мероприятия, организуемые по СБИС. Их проводят профильные специалисты компании АБТ или авторитетные привлеченные эксперты. В списке тем как законодательные нововведения, так и технические. Мероприятия могут быть как в очном формате семинаров, так и в формате онлайн вебинаров.

Кроме того, у операторов существуют службы поддержки, которые в любое время готовы ответить на вопрос пользователя по работе системы. Например, на вопросы по работе СБИС более 500 специалистов компании АБТ готовы дать ответ в круглосуточном режиме без выходных. По данным службы поддержки, 95% вопросов решаются при первом обращении. Подробнее об услугах по настройке ЭДО.

Почему выбирают программные решения СБИС.

Программные решения электронного документооборота оператора ЭДО СБИС являются лидирующими на рынке. В феврале 2023 года Федеральная налоговая служба РФ представила рейтинг операторов электронного документооборота. На момент его публикации в список вошли 48 аккредитованных операторов ЭДО. СБИС на пьедестале этого рейтинга.

Позиции операторов определялись по следующим критериям: доля операторов ЭДО, с которыми настроен роуминг, количество абонентов, число поддерживаемых форматов электронных документов, наличие демоверсии, наличие услуги по предоставлению налоговой отчетности, поддержка международного обмена документами.

СБИС ЭДО имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС ЭДО позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.

СБИС Внешний электронный документооборот позволяет наладить документооборот между организациями, с легкостью создавать и подписывать документы, мгновенно отправлять их адресату. Решение имеет гибкую конфигурацию, позволяет настроить процессы под отрасль, масштаб и специфику бизнеса. С ним легко перейти на удаленный режим работы.

В системе СБИС Внутренний ЭДО в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов можно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.

Подробнее о том, как перейти на электронный документооборот со СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.