Отправим материал Вам на почту

ЭДО для малого бизнеса: удобство или выгода?

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Быстро, подконтрольно и выгодно – вот три ключевые аргумента в пользу ЭДО (электронного документооборота). Крупные и средние компании знают об этом не понаслышке, проникновение ЭДО в них довольно высокое, более того, они уже активно апгрейдят и масштабируют свои системы. А вот малый бизнес только начинает подтягиваться к «оцифровке» документооборота. Малые компании каких отраслей активно смотрят в сторону ЭДО, какие задачи с его помощью решают? Сколько на электронном документообороте можно сэкономить – приведем цифры в этой статье.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот (ЭДО) - способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.


Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

Тест: пришло ли время внедрять ЭДО?

Как понять, что пришла пора внедрять ЭДО в организации? Есть много разных способов определить, нужен ли компании электронный документооборот. Мы предлагаем вам пройти простой тест и ответить на 5 вопросов, описывающих состояние документооборота в вашей компании. Эти вопросы просты и понятны, они про нашу повседневность. Но ответы на них позволяют здраво оценить состояние документооборота. Забегая вперед: если на три и более вопроса вы ответите «да» и согласитесь с описываемой в вопросе ситуацией, значит пришла пора внедрять ЭДО.

5 вопросов - индикаторов целесообразности внедрения ЭДО для МСБ:

  • Стопка бумаг на вашем рабочем столе вызывает неприятные эмоции (по самым разным причинам: это неаккуратно, несовременно, она растет слишком быстро и не вы успеваете ее «разгребать», небезопасно – может быть и такая причина… и т.п.)?
  • Вы не смогли найти документ оперативно, например, в момент разговора с контрагентом по мобильному?
  • Вы не понимаете, на какой стадии выполнения находятся задачи?
  • Документ, ушедший на согласование, попал в «болото». Скорость согласования не устраивает? Вы не понимаете у кого документ в данный момент и не можете оперативно повлиять на ситуацию?
  • Вы много тратите на ручки, степлеры и бумагу?

Если у вас три и больше положительных ответа, то ЭДО и эта статья о нем - для вас. Если же объем документов не перевалил за рубежную черту, то мы вам все же советуем к прочтению эту статью, так как понимаем, что не за горами времена, когда вашему растущему бизнесу понадобится ЭДО. Или закажите бесплатный просчет у наших специалистов.

Молодой рынок ЭДО

Рынок обмена электронными документами в России зрелым не назовешь, но вот в категорию «18+» он уже входит. Больше 20 лет назад начался оборот электронными документами. Однако годом формирования этого рынка принято считать 2011 год. Тогда вышел приказ «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи». В этом приказе впервые вводится понятие Оператора электронного документооборота (Оператора ЭДО). Наличие посредника при обмене является необходимым условием для юридической значимости документооборота.

Долгое время электронный документооборот был привилегией крупных компаний. Продвинутым средним и малым компаниям доставались в пользование усеченные версии крупных систем электронного документооборота. Их стоимость нельзя было назвать доступной, а сложность в использовании не всегда позволяла достичь поставленных результатов. Однако рынок не стоял на месте, сегодня он богат на системы ЭДО, в том числе и для средних и малых компаний.

Задачи у ЭДО разные, цель - одна

Какие системы ЭДО хотят видеть заказчики сегодня? Универсального ответа на этот вопрос не существует, так как сколько заказчиков, столько и запросов. Систематизировать эти запросы можно по двум ключевым параметрам: величина бизнеса и отраслевая принадлежность. Рассмотрим их подробнее.

Крупный бизнес хочет видеть в ЭДО функции, которые позволят охватить максимальное количество процессов, осуществляемых в компании, должна иметь возможность подключать большое число филиалов и сотрудников, должна быть удобна в использовании, иметь множество вариантов взаимодействия, это уже не только веб-доступ, мобильные приложения, но различные чат-боты, например, и т.п., в конечном итоге система должна приносить прибыль компании.

Какие требования к ЭДО предъявляет средний и малый бизнес? Очевидно, что размах больших систем документооборота не нужен МСБ. Как утверждает множество экспертов, значительная часть малых компаний все еще воспринимают ЭДО как способ учета и хранения документов. Однако все чаще звучит запрос на ЭДО как на один из инструментов управления бизнес-процессами компании, а не только как на систему, позволяющую наладить документооборот.

Основные требования к ЭДО:

  • Готовые коробочные решения, обкатанные и удобные.
  • Невысокие затраты на внедрение и последующее обслуживание.
  • Возможность доработки под конкретные задачи, связанных с ростом компании, расширением-изменением бизнес-процессов и т.п.
  • Наличие веб-доступа.
  • Возможность подключения к ЭДО крупных заказчиков-партнеров.

Главные цифры

Среднерыночная выгода от ЭДО (на примере счета-фактуры):

10 руб. – стоимость создания документа в ЭДО.

44 руб. – стоимость создания документа в бумажном виде.

Отрасли – драйверы ЭДО.

Основной спрос на рынке юридически значимого электронного документооборота принадлежит торговле. По данным Ассоциации «РОСЭУ» за 2017 год, около 50% пользователей ЭДО заняты в сегментах розничной и оптовой торговли. Также среди драйверов ЭДО в сегменте МСБ находятся строители, аграрии, различные сервисные и логистические компании.

Спрос на ЭДО у самого активного потребителя этого продукта (торговли) подстегивает государство. Цифровизация и прозрачность системы торговли за счет перехода на онлайн-кассы и введения маркировки на множество товаров (алкоголь, меховые изделия, лекарства, обувь, табак и т.п.) привели к неизбежному использованию электронного обмена документами.

Какие процессы автоматизируют компании СМБ в трех динамичных отраслях

В сфере торговли, в том числе – аптечной:

  • управление взаимодействием с клиентами,
  • выстраивание системы менеджмента качества,
  • межкорпоративное взаимодействие.

В сфере строительства:

  • управление проектной деятельностью,
  • контроль исполнения договорных обязательств,
  • организация единого архива электронных документов.

В агропромышленном комплекс:

  • взаимодействие между филиалами,
  • обмен документами с контрагентами.

Ищите амбассадоров.

Однако если оценивать уровень проникновения ЭДО в среднем по рынку, то этот показатель совсем не высокий. И причин тому множество. Их можно разделить на три группы: большие внешние, технические и внутренние, связанные со страхами или негативным опытом самих компаний.

К макропричинам можно отнести «гуляющие» форматы документации, то есть, нет утвержденных государством форматов по всей документации. Нет и стимулов к использованию электронного документооборота на предприятии со стороны государства. Кроме того, отсутствие массовости ЭДО вынуждает дублировать документооборот на бумаге, так как контрагент может не иметь ЭДО. Останавливает и то, что пока в стране нет единой системы роуминга данных между всеми операторами. Но есть причины и другого характера – когда систему не желают внедрять или отторгают сотрудники компании. Почему? Не хотят прозрачности и контроля? Чаще всего причина кроется в другом – в непонимании работы системы и неумении оптимально и быстро работать в ней.

3 условия, чтобы ЭДО в компании заработал:

  • заинтересованность и активное участие руководителя,
  • закрепление за системой одного или нескольких сотрудников - своего рода внутренних «амбассадоров» этой инновации,
  • обучение всех пользователей системы и разработка понятной инструкции по применению.

Как сделать клиента довольным

Пока малый бизнес присматривается к ЭДО, крупные компании серьезно повышают планку качества обслуживания. Клиент уже не хочет обслуживаться медленно, с качеством на уровне «так себе»… Для него вторично, малое предприятие его обслуживает, среднее или большое, первично для клиента – остаться довольным. А значит: нужны четко выстроенные бизнес процессы, отлаженная работа по всем направлениям. Нужен электронный документооборот для малого бизнеса, доступный по цене. Идеальным по всем параметрам станет выбор сервиса СБИС Электронный документооборот. Кроме конкурентной цены вы получаете прозрачную систему движения документов, будете видеть документы в режиме онлайн, обмениваться документацией с контрагентами, легко архивируете документы и многое другое.

Подтвердить чистоту электронной документации в системе призвана электронная цифровая подпись. Магазин ЭЦП – здесь можно получить подпись для электронного обмена данными.

Остались вопросы? Ответить на них вам помогут наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Статьи по теме

2 мин

Как сдавать уведомления по НДФЛ в декабре 2023 года

Важные изменения в порядке предоставления уведомлений по НДФЛ в декабре 2023 года

2 мин

Контроль за маркировкой товаров на маркетплейсах

Функции контроля за обязательной маркировкой на маркетплейсах переданы Роспотребнадзору

1 мин

Поздравляем с Днем Бухгалтера

21 ноября – профессиональный праздник, который ежегодно отмечается специалистами в области бухгалтерского учета. Поздравляем всех бухгалтеров с профессиональным днем.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.