ЭДО с контрагентами

В последнее время электронный документооборот как один из инструментов цифровой трансформации организаций находится у всех на слуху. Большинство организаций либо уже начали использовать электронный документооборот с контрагентами, а не только с государственными органами, либо планируют в ближайшее время начать это делать. К сожалению, все еще существует некоторая путаница в понимании того, что из себя представляет ЭДО между контрагентами, и именно по этой причине мы бы хотели понятным и доступным языком объяснить это явление, чтобы у вас была возможность сделать осознанный выбор.

В чем выгоды от ЭДО с контрагентами?

Каждый специалист финансового департамента ежедневно создает или оформляет документы с налоговыми органами, Пенсионным фондом России или другими государственными инстанциями, а также с партнерами по бизнесу. Количество документов, создаваемых в бумажном виде, постоянно увеличивается и влечет за собой не только дополнительные затраты на бумагу и расходные материалы для печати, но и расходы на содержание архивов, где должны храниться бумаги в течение долгого времени, что очень точно и четко регламентировано действующим законодательством нашей страны. Кроме того, немало времени расходуется именно на создание, печать и отправку документов контрагентам – это снижает общую эффективность бухгалтерии. Чтобы решить эту проблему, мы предлагаем современным компаниям перейти на электронный документооборот с контрагентами.

Если вы уже автоматизируете свою бизнес-процессы, например, работая в программе СБИС Электронная отчетность, которая способна значительно оптимизировать все, что связано с подготовкой и формированием разнообразных отчетов для большинства надзорных органов, то документооборот должен стать следующим на пути цифровизации. Вы можете автоматизировать как внутренний, так и внешний обмен документацией. Более того, именно внешний ЭДО творит чудеса и позволяет организациям достигать невиданных высот!

Давайте проиллюстрируем, что означает ЭДО с контрагентами на конкретных примерах. Завершением каждой хозяйственной бухгалтерской операции является акт о выполнении работ. Бухгалтер должен распечатать его и отправить контрагенту на подписание. После этого, документ необходимо провести и сохранить в архиве. Все это требует массу времени и в целом не эффективно, когда есть возможность сделать это в электронном виде. Зато такой пример ярко иллюстрирует, насколько не автоматизированы процессы внешнего взаимодействия современных организаций с их контрагентами. Стоит только представить себе, насколько будут оптимизированы материальные и временные затраты после автоматизации этих элементарных действий посредством внедрения электронного документооборота. Например, отправка конверта в другой город обходится примерно в 50-60 рублей и длится от 4 до 7 дней. Чтобы сделать это в системе документооборота (например, в СБИС Электронный документооборот), вы потратите не более 9 рублей, а сам процесс отнимет несколько секунд. Практически сразу после того, как вы кликнете мышкой на кнопку «Отправить», ваш контрагент получит свой экземпляр и сможет предпринять действия, которые от него требуются. Экономический эффект от внедрения ЭДО довольно ощутим особенно для крупных корпораций, которые ежедневно проводят ряд сделок со своими партнерами по бизнесу.

Особенности организации ЭДО с контрагентами

Многих интересует вполне закономерный вопрос – как перейти на электронный документооборот с контрагентами? Как именно должен быть выстроен данный процесс? В целом можно выделить два варианта развития событий в данном направлении:

1. Прямой обмен с контрагентом. В этом случае вам потребуется заключить с каждым партнером по бизнесу договор, в котором вы согласуете и пропишете основные условия такого рода взаимодействия. Однако, чтобы не заключать уйму контрактов, вы можете купить квалифицированную подпись. Сделать это, кстати, можно удобно и вполне оперативно на сайте Центра ЭЦП. Здесь вы найдете любую подпись для нужд вашего бизнеса. Если вы выберете данный сценарий работы с электронными документами, то не будете обременены выплатами посредникам;
2. Существует и второй способ организации ЭДО с контрагентами – работа не напрямую, а через организацию-посредника. Однако, учитывайте, что, выбрав этот путь, вы должны будете работать через посредника, а передавать получится исключительно счета-фактуры.

Конечно, первый вариант гораздо более предпочтительный, потому что позволяет оптимизировать многие задачи в области как внутреннего, так и внешнего документооборота.

Узнать, можете ли вы начать работать с тем или иным контрагентом, можно довольно легко. Чаще всего прямо в программе, которую вы используете, в карточке с информацией о компании можно найти сведения о его статусе. Например, в СБИС будет указано:

• Организация использует ЭДО;
• Организация не использует ЭДО, но получила приглашение использовать ЭДО, но еще не ответила;
• Организация не использует ЭДО и не получала приглашение использовать ЭДО.

ЭДО: как пригласить контрагента?

Если контрагент, с которым вы очень часто взаимодействуете, не использует ЭДО и не получал приглашение использовать ЭДО, тогда вы предложить ему присоединится прямо в системе. Для этого найдите его в справочнике организаций, проверьте статус, убедитесь, что компания не подключена к СБИС, нажмите на иконку с самолетиком, и система направит ему приглашение.

В любом случае, даже, если вы отправили документ контрагенту, а он не подключен к ЭДО, то ему обязательно придет на адрес электронной почты письмо о том, что вы направили ему письмо с инструкцией, как он может получить к нему доступ. В любом случае, вы можете быть абсолютно уверенными в том, что ваш документ обязательно дойдет до адресата.

Остались вопросы? Задайте их нашим консультантам!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.