ЭДО в 2020 году: новый формат электронных первичных документов стал обязательным

Меняются правила игры в экономике, следом меняются и отчетные документы, их отражающие. Яркий пример текущего времени – широко шагающая в большинство отраслей экономики маркировка товаров. Ее активное введение потребовало внесения изменений в первичные отгрузочные документы, которые теперь должны содержать информацию о товаре, подлежащем маркировке и прослеживанию его движения. С 1 января 2020 года «первичку» можно выставлять только в новом формате и появление информации о маркируемом товаре – не единственное изменение в первичных документах. Электронный документооборот 2020 не будет прежним, это неизбежно. Подробности – в нашей статье.

Согласно приказу от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, с 1 января 2020 года старые формы первичных документов утрачивают силу. Этим же приказом утвержден новый формат «первички». Весь предыдущий 2019 год в ходу были оба формата первичных документов, однако переходный период закончился, с начала 2020 года документы должны создаваться только в новом формате. ФНС еще до конца 2022 года будет принимать документы старого образца, но при условии, что они созданы до 2020 года.

Какие документы обновили формат:

• счет-фактура, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость (на основании Налогового кодекса РФ, статья 169);
• счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) — УПД со статусом 1 (счет-фактура и передаточный акт);
• документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) — УПД со статусом 2 (передаточный акт).

Новый формат ЭДО 2020: что изменилось в УПД и счете-фактуре.

Справедливости ради нужно отметить, что текущий «апгрейд» - далеко не первое изменение в первичных документах. В предыдущие годы «первичка» уже менялась, например, в 2017 году много изменений претерпел документ счет-фактура, который «прицепом» вызвал изменения в УПД. Тогда в документе появились строка идентификатора государственного контракта, код вида товара, номер таможенной декларации, адреса стали указываться согласно ЕГРЮЛ и ЕГРИП и др.

Новый формат «первички», принятый в работу с 2019 года и ставший обязательным с 2020 года, революции в документацию не принес. Это все те же документы, которые дополнены позициями, отражающими текущие реалии экономики: повышение ставки НДС, появление обязательной маркировки, детализацию информации о товаре и т.п.

Что поменялось в «первичке», обязательной к применению с 2020 года? В варианты налоговой ставки добавлена цифра 20%, появились позиции, позволяющие указать данные маркируемых и отслеживаемых товаров, детализированы данные по гозакупкам для Казначейства, в допсведениях о товаре появилось множество позиций, добавлена возможность внести дополнительную информацию сторонам, участвующим в документообороте. Далее расскажем об изменениях подробнее.

Три основных блока изменений в первичных документах.

Традиционно изменения делят на несколько смысловых блоков: связанные с маркировкой, связанные с закупками, связанные с внутренним документооборотом.

• Изменения в электронной «первичке», связанные с маркировкой.

В документации появилась возможность фиксации кода товара. Отражаются данные как маркируемых товаров, так и отслеживаемых - в формате «или\или». Отдельными полями выделены сорт товара, артикул, характеристики, код товара. Для импортной продукции выделены поля для указания регистрационного номера партии товара и количества товара.

• Изменения в электронной «первичке», связанные с закупками.

В документации старого образца указывался только идентификатор госконтракта, в новой форме отчетности данные по контракту потребуются развернутые. Появился отдельный блок данных, в котором указываются дата и номер государственного контракта, номер лицевого счета продавца, название территориального органа Федерального казначейства и др.

• Изменения в электронной «первичке», влияющие на внутренний ЭДО.

В документе могут появиться дополнительные поля. Стороны сделки могут сами определить то, каким будет структура этих информационных полей.

Как упростить «первичку»? УПД и СБИС.

Сократить документооборот позволяет использование УПД - универсального передаточного документа. Эта форма включает в себя сразу несколько первичных учетных документов: счет-фактуру и передаточный документ (акт). Чтобы перейти на УПД, необходимо: издать приказ о переходе на УПД, уведомить контрагентов о переходе на УПД и заключить с ними допсоглашение, разработать форму УПД (есть возможность адаптировать под задачи предприятия), закрепить решение внутренними нормативными документами.

Работа с электронной «первичкой» невозможна без оператора электронного документооборота. В электронной системе СБИС формы документов актуализируются сразу после вступления в силу внесенных в них изменений. Новые формы электронных счетов-фактур и УПД реализованы в СБИС Электронный документооборот .

Наладить отчетность в ФНС поможет сервис СБИС Электронная отчетность. С ним упрощается сдача отчетности, стремится к нулю риск ошибок и несоблюдения сроков. Электронная отчетность – это персональный календарь отчетности, все нормативные документы по бухучету, полный набор актуальных форм отчетности, онлайн оповещения ФНС и многое другое.

О том, как упростить работу с «первичкой» с помощью сервиса СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.