Отправим материал Вам на почту

Поможем выбрать нужную программу по выгодной цене

Бесплатная консультация

С 2020 года сведения о трудовой деятельности работника, которые прежде заносились в бумажную трудовую книжку, переведены в электронный формат. Что представляет собой электронная трудовая книжка (ЭТК), в чем ее плюсы и минусы для работодателя и работника, какие изменения произошли в ЭТК с 2023 года, какие новые требования предъявляются к ведению бумажных трудовых, которые пока еще в ходу наряду с электронными? А также о том, как меняется отношение к электронным трудовым у работодателей и работников, как кадровику упростить работу с ЭТК в СБИС? Подробнее обо всем этом в нашей статье.

Как меняется отношение кадровиков к ЭТК.

В марте 2023 года компания Superjob озвучила результаты исследования, проведенного по теме электронных трудовых книжек. В опросе приняли участие представители кадровых служб более тысячи компаний из всех регионов страны. Резюме данного исследования звучит так: кадровики постепенно привыкают к ведению трудовых книжек в электронном виде. Доля тех, кто оценил нововведение сугубо положительно, составила 31%. Тогда как в первый год обязательного введения электронных трудовых о плюсах говорили лишь 17% специалистов.

31% специалистов кадровых служб оценивают ЭТК положительно.

Также исследователи замерили и уровень скепсиса по отношению к ЭТК. По их данным, негатива с каждым готом становится все меньше. Тех, кто считает, что электронные трудовые книжки усложнили ведение кадрового делопроизводства, сейчас около 27%, в 2022 году противников было 35%, в 2021 году – 41%.

Какие сведения содержит трудовая в электронном виде.

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат бумажной трудовой. Год к электронной трудовой работодатели присматривались, а с 1 января 2021 года ведение ЭТП стало обязательным. Для работника переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет при желании сохранять бумажную трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и существует только в цифровом формате.

Какие данные содержит ЭТК:

  • информация о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС),
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу, приостановления, возобновления трудового договора,
  • место работы, в том числе наименование (сведения об изменении наименования) работодателя,
  • вид мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление),
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение,
  • вид поручаемой работы,
  • код выполняемой функции,
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа),
  • причины прекращения трудового договора.

Важно: с ноября 2022 года в постановление Пенсионного фонда от 2019 года, регулирующее ЭТК, были внесены изменения. Был дополнен перечень кадровых мероприятий, по которым страхователь представляет сведения государству. В перечень кадровых мероприятий внесены два новых мероприятия – приостановление и возобновление. Новые кадровые мероприятия необходимо вносить в 4-ую графу отчета «Сведения о приеме, переводе, увольнении».

Ведение кадрового учета проще со СБИС, СБИС организует электронное взаимодействие с сотрудниками, оформит на работу, рассчитает зарплату и отпускные, составит документы по работникам, отчитается в контролирующие органы. Попробуйте программу бесплатно в течение 2 недель.

Заказать доступ

Что не указывается в ЭТК:

  • Общий стаж работы. Для получения данной информации теперь нужно заказать выписку из лицевого счёта в Социальном фонде.
  • Сведения о поощрениях. Если необходимо подкрепить трудовую данными о поощрениях, то надо предоставить приказ о получении награждения или предоставить бумажную трудовую, в которую эти данные продолжают вноситься.

ЭТК не путать с ОТК

Не так давно в ходу была аббревиатура ОТК (отдел технического контроля), однако популярность ОТК канула в лету, теперь в обиход входит созвучная аббревиатура, имеющая совсем другое значение, - ЭТК (электронная трудовая книжка). Просьба не путать. Как ни парадоксально звучит, но не все россияне знают о существовании электронных трудовых, еще больше тех, кто не разобрался в сути нововведения.

Топ-3 направлений с наибольшим числом ЭТК у сотрудников:

  1. продажи, 
  2. ИТ,
  3. начало карьеры.

Причины перехода на ЭТК.

Социальный фонд России, являющийся хранителем электронным трудовых, так формулирует причины перехода на ЭТК: электронная книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности кадрового учета. Разберемся в плюсах и минусах введения электронных трудовых.

Согласно данным, озвученным в СМИ, главным плюсом ЭТК страхователи и работники называют отсутствие бумажной волокиты и удобный доступ к данным, а главными минусами - непонимание того, как это будет работать, а также страх за сохранность и конфиденциальность данных.

Плюсы и минусы ЭТК в цифрах:

Плюсы:

57% - минимизация бумажной волокиты,

52% - упрощение доступа к данным трудовой книжки,

38% - гарантия сохранности документа.

Минусы:

55% - непонимание, как это будет работать,

35% - страх за сохранность личных данных.

Больше всего противников цифровой версии трудовой книжки среди людей старше 60 лет и жителей сел и деревень. Наиболее открыты нововведению молодые люди в возрасте от 18 до 24 лет.

Сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, понадобится бумажная трудовая, которую необходимо хранить работнику самостоятельно.

У работодателя же с переходом на электронные трудовые появилось новое обязательство - подготовка и сдача соответствующей отчетности. Ранее отчетная форма сдавалась в Пенсионный фонд, а с 1 января 2023 отчет СЭВ-ТД стал частью единой отчетной формы в Социальный фонд ЕФС-1.

Важно: если работник трудоустраивается в первый раз и у него не была заведена трудовая книжка, то работодатель обязан оформить ему ЭТК. Для таких работников бумажной версии трудовой книжки не предусмотрено. Если же у работника велась трудовая в бумажном виде, ему предлагается перейти на электронный формат документа. Работник имеет право выбрать удобный для него формат трудовой книжки.

5 шагов по переходу на электронную трудовую книжку.

  • Работник пишет заявление по переходу на ЭТК. В заявлении обязательно должна быть указана дата, с которой работник переходит на ЭТК.
  • Кадровик проверяет информацию по бумажному документу. Рекомендовано перепроверить данные в бумажном носителе, чтобы исключить ошибки. Работодатель ответственен за данные по своей организации.
  • Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в Социальный фонд в составе ЕФС-1. В этом кадровом случае отчет необходимо подать до 25 числа следующего месяца, в котором произошло данное кадровые мероприятие, а именно, - подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
  • Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы и делает пометку в трудовой книжке сотрудника о выборе электронного формата ведения данного кадрового документа. В бумажной трудовой делается запись согласно Письма Минтруда № 14-2/В-150.
  • Работник получает на руки бумажную трудовую книжку. Выдать документ работодатель должен в течение 3 дней после получения заявления от работника. Работнику нужно хранить бумажную трудовую, так как в электронной версии фиксируются сведения о трудовой деятельности только с 2020 года.
  • Работодатель отражает факт выдачи трудовой работнику в Книге движения трудовых книжек.

Как отчитаться по кадровым событиям государству.

Независимо от формы трудовой, которую выбрал работник, работодатель обязан отчитаться о трудовой деятельности работника государству.

С 2023 года самостоятельный отчет СЗВ-ТД, на основании которого формировались электронные трудовые книжки, отменен. С 1 января 2023 года эти сведения вошли в Единый отчет (ЕФС-1), который нужно сдавать в Социальный фонд России, объединивший Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

Таблица «Сведения о трудовой (иной) деятельности» содержит данные, ранее вносимые в отчет СЗВ-ТД, но с важными новшествами 2023 года: теперь в отчете нужно отражать сведения о начале и об окончании действия гражданско-правового договора с исполнителем. Также в отчетной таблице нужно указывать причину увольнения сотрудника. Указывается код причины увольнения в соответствии с разделом поясняющего новую отчетную форму постановления «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы ЕФС-1».

Информация о трудовой деятельности размещается в ЕФС-1 в следующих блоках:

  • Титульный лист.
  • Подраздел 1 раздела 1 (сведения о физлице).
  • Подраздел 1.1. раздела 1 (сведения о трудовой деятельности).

Подразделе 1.1. является самым оперативным в кадровой отчетности. В ряде кадровых случаев его надо сдавать (вместе с титульным листом) не позднее одного рабочего дня после выхода приказа.

Сроки сдачи сведений о трудовой деятельности сотрудника:

  1. Следующий рабочий день за датой приказа о:
    • прием,
    • увольнение.
    • приостановление трудового договора,
    • возобновление трудового договора,
    • заключение ГПД,
    • прекращение ГПД.
  2. До 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло кадровое мероприятие. Среди «неоперативных» кадровых мероприятий перевод на другую должность, переименование организации, присвоение новой квалификации, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки и т.п.

Screenshot_1.png

Легко и просто сдавать отчетность со СБИС. В СБИС Электронная отчетность всегда под рукой только актуальные формы отчетов, календарь бухгалтера, форматно логистический контроль. Узнайте, как подключить СБИС со скидкой до 50% прямо сейчас. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время.

Подключиться по скидке

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику.

Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у него. Способом получения данных указывает в заявлении работник. Сведения могут быть предоставлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подписанные электронной подписью.

Сроки предоставления сведений работнику:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления,
  • при увольнении - в день прекращения трудового договора.

Если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Важно: в случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в Социальный фонд России.

Изменения в бумажных трудовых с 2023 года.

С 2023 года внесены изменения в формат бумажных трудовых. Если бумажная трудовая сотрудника будет утеряна или испорчена, если закончилось место для записей во вкладыше, то нужно заводить измененную трудовую.

Новая форма трудовой книжки будет действовать с 2023 года до 1 сентября 2027 года. Возможно, это тот самый рубеж, когда бумажные ТК отменят.

Главные изменения в бумажных ТК:

  • на титульном листе отчество работника и печать у работодателя стали опционными,
  • изменилась пропорция разворотов. Теперь «Сведений о работе» 14 разворотов, «Сведений о награждениях» - 7. Раньше было по 10 разворотов каждого вида,
  • в третью графу сведений о работе добавили детализации, теперь надо указывать статью, часть, пункт,
  • перечисленные выше изменения распространяются и на вкладыш,
  • изменился порядок изготовления бланков трудовых книжек: они станут защищённой полиграфической продукцией уровня защиты «В», то есть будут изготавливаться из специальной бумаги, краски и т.п.

Важно: если у работодателя есть «в заначке» бланки старого образца, он имеет право доиспользовать свои запасы.

Как в СБИС кадровику упростить работу с трудовыми.

За несдачу сведений о трудовой деятельности в составе ЕФС-1, за просрочку (что не удивительно, ведь отчет надо сдавать практически одновременно с кадровым событием), за ошибки предусмотрен штраф для ответственного лица в размере от 300 до 500 руб. Сумма сама по себе не велика, однако Соцфонд может передать данные в Трудовую инспекция, а разбирательства с ГИТ чреваты репутационными проблемами и штрафами в десятки тысяч рублей.

СБИС поможет избежать сложностей при работе с трудовыми, в сервисе налажен учет электронных и бумажных трудовых.

Решения СБИС для автоматизации работы с персоналом:


СБИС Кадровый документооборот

СБИС Управление персоналом

СБИС Учет и контроль времени


Для удобства пользователей трудовые книжки в СБИС были выделены в отдельный раздел. Отчеты о трудовой деятельности обособлены и не путаются с другой отчетностью. Легко найти и сделать выборку по отдельному сотруднику.

453.png

Личные электронные кабинеты сотрудников в онлайн приложении для пользователей СБИС содержат все необходимые для сотрудников разделы: входящие документы, инструкции, зарплата, мотивация и рейтинги. В личном кабинете СБИС сотрудники могут:

  • оформлять и подписывать заявления в отдел кадров или бухгалтерию,
  • подписывать все кадровые документы удаленно своей ЭП,
  • быстро знакомиться с инструкциями,
  • составлять собственное расписание, видеть расписания коллег и ставить напоминания о важных событиях,
  • контролировать свою зарплату.

Также сервисы СБИС напомнят о сроках сдачи отчетности, проверят отчет перед отправкой по алгоритмам Соцфонда. О том, как подключиться к сервисам СБИС максимально выгодно, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

3 мин

Оплата выходных дней в командировке

Эксперты Роструда дали разъяснения работодателям по оплате выходных дней, проведенных в пути во время командировки

3 мин

СБИС КЭДО – в ТОП-3 рейтинга систем кадрового документооборота согласно агентству РБК

Маркетинговое агентство «РБК Исследования рынков» подготовило рейтинг российских систем КЭДО, в который включили всех ведущих операторов. При сравнении готовых решений для цифрового документооборота агентство определило лидеров рейтинга – в тройку лидеров вошло решение СБИС КЭДО.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.