Электронное актирование в ЕИС: применение и нюансы

Какие особенности электронного актирования можно выделить? Для каких договоров понадобится использование приемки через ЕИС? Как действуют поставщики и заказчики в рамках ЭДО по электронному актированию?

С начала 2022 года 44-ФЗ обязал всех заказчиков и поставщиков товаров, работ и услуг закрывать контрактные обязательства через функционал ЕИС – Единой Информационной системы. Последняя выполняет функции электронного документооборота Казначейства РФ при работе по контрактам с контрагентами в рамках электронных закупок. Допускается интеграция ЕИС с другими системами электронного документооборота.

Таким образом, подтверждение выполнения всех обязательств по полученному контракту закрепляется электронной приемкой, все документы по которой отправляются в ЕИС. Электронное актирование – это приемка документов по заказу в рамках электронного документооборота через ЕИС.

С апреля 2022 года размещаются в открытой части ЕИС все документы, подписанные в рамках выполнения контрактов, в т.ч., претензии, отказы и замечания. В отношении малых закупок и некоторых закупок с единственным поставщиком принято решение об электронной приемке с 1 апреля 2023 года.

Какие особенности электронного актирования можно выделить? Для каких договоров понадобится использование приемки через ЕИС? Как действуют поставщики и заказчики в рамках ЭДО по электронному актированию? Рассказываем ниже.

Для чего потребовалось электронное актирование?

Актирование – обмен документов на финальном этапе выполнения контрактных обязательств между государственным заказчиком и поставщиком товаров или услуг. Совместное письмо Казначейства РФ и ФНС № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019 приравняло электронные документы к бумажным, что позволило закрывать контракты в ЕИС и принимать к бухгалтерскому учету такие документы.

Это, в свою очередь:

• Оптимизировало закупочный процесс;
• Упростило и ускорило приемку;
• Сократило, а в некоторых случаях полностью исключило бумажный документооборот;
• Существенно снизило риск технических ошибок;
• Обеспечило полное соответствие данных по контрактам и по финальным документам;
• Улучшило сбор статистики соответствующими государственными учреждениями;
• Повысило прозрачность системы госзакупок.

Однако, не смотря на очевидные преимущества, у актирования имеются и недостатки:

• Невозможно работать с типовыми контрактными обязательствами;
• Крайне сложная процедура редактирования ошибок в первичной документации;
• Сложная процедура настройки доступа сотрудников компании ответственных за приемку товаров;
• Для каждого ответственного лица необходимо приобрести электронную подпись.

Тем не менее, настроенная система ЕИС, обученные и квалифицированные сотрудники расширяют возможности предприятий по сотрудничеству с государственными учреждениями, снижают к практическому нулю вероятность совершения ошибок на всех этапах проведения контрактов.

Вы планируете начать работать с госконтрактами? Или вы опытный игрок, но хотите оптимизировать свою работу с торгами? Наши эксперты помогут вам настроить рабочее место для работы с ЕИС и ЭДО, зарегистрируют в ЕИС, окажут услуги сопровождения актирования в ЕИС, при необходимости подберут актуальные торги в системе СБИС Торги. Обращайтесь за консультацией прямо сейчас!

Заказать консультацию

Для каких контрактов требуется электронное актирование в ЕИС

Обязательно актирование ЕИС для контрактных обязательств, заключенных:

• в результате проведения конкурентных электронных торгов после 01 января 2022 года;
• в результате проведения электронной закупки у единственного поставщика по каталогу предложений товаров, работ, услуг.

По требованию заказчика актирование в ЕИС может применяться к контрактным обязательствам, подписанным:

• в 2021 году и ранее, но исполняемых в 2022 году и далее;
• по результатам закрытого электронного тендера;
• в 2022 году и далее по результатам заказа у единственного поставщика, когда сведения о контракте внесены в реестр Единой информационной системы.

Запрещается применять актирование ЕИС к засекреченным контрактным обязательствам, которые заключили силовые ведомства РФ (их список устанавливается решением Правительства РФ) и/или содержащие информацию, отнесенную к государственной тайне.

Подключите систему электронного документооборота на выгодных условиях. Для предприятий из реестра МСП в рамках программы господдержки мы предлагаем скидку на подключение в размере 50%. Узнайте, как подключиться к ЭДО за половину стоимости.

Подключиться со скидкой

Актирование в ЕИС для заказчиков

Именно госзаказчик открывает доступ фирме-поставщику к актированию в ЕИС. Для этого необходимо:

• Назначить сотрудника и обеспечить его рабочее место соответствующим функционалом;
• Выгрузить контракт из единой электронной торговой площадки (ЭТП);
• Зарегистрировать контрактное обязательство в соответствующем реестре;
• В день получения товарной партии известить о получении акта по приемке (так же актируются услуги и работы);
• При необходимости организовать приемочную комиссию;
• При необходимости провести экспертизу полученной товарной партии;
• При обнаружении ошибок в полученных документах вернуть их поставщику и сообщить о необходимости внести корректировки в документы;
• До исправления ошибки документу о приемке присваивается статус «Отказано при рассмотрении»;
• При обнаружении у полученных товаров несоответствия требуемым характеристикам уведомить поставщика об отказе в приемке и необходимости заменить товары;
• Документу о приемке присвоить статус «Отказано в приемке»;
• Подписать документ о приемке уполномоченными сотрудниками при отсутствии замечаний ни по оформлению документов, ни по качеству полученного товара;
• Сформировать требование к оплате;
• Разметить данные в реестре контрактов.

Мы поможем настроить рабочее место заказчика, выпустим ЭЦП, подключим ЭДО, обучим специалистов поставщика по торгам в рамках 44-ФЗ, окажем услуги сопровождения актирования в ЕИС. Задайте интересующие вас вопросы нашим экспертам

Задать вопрос

Актирование ЕИС для поставщиков

Процедура актирования ЕИС для поставщика следующая:

1. Сотрудник наделяется соответствующими полномочиями, его рабочее место оснащается необходимым функционалом.
2. После открытия доступа заказчиком проверить по реестру контрактов верность заполнения документа (реквизиты, цену товара, его наименование и количество, налоговые отчисления, сроки исполнения контракта и пр.).
3. Составить акт о приемке. Он заполняется в день отправки товарной партии получателю.
4. При обнаружении получателем ошибочных данных в документации исправить эти ошибки.
5. Направить исправленную документацию заказчику.
6. При мотивированном отказе в приеме отправленного товара заменить товарную партию на соответствующую требованиям контракта и составить новый акт о приемке.
7. Заверить акт приемки электронной подписью. После этого система не позднее 1 часа направит его получателю. Временем направления приемного акта получателю будет считаться время его загрузки в ЕИС. При этом будет учитываться часовой пояс получателя.

При заполнении приемного акта перед его отправкой заказчику следует обратить внимание на следующие реквизиты:

• Данные собственной фирмы и банковские реквизиты счета для перечисления оплаты;
• Адрес поставки и название товаров, работ или услуг;
• Страна изготовления товаров, сведения о производителе и перевозчике (если информация включалась в текст контракта);
• Количество/объем услуг, работ, товарной партии;
• Цена единицы товара, работ либо услуг и общая цена выполненной поставки;
• Иная существенная информация, предусмотренная в каждом отдельном контракте индивидуально.

Дополнительно можно прикладывать иные документы, которые будут считаться неотъемлемой частью документа о приемке. Однако если в этих документах будет представлена информация, не совпадающая с информацией из документа о приемке, то приоритет считается у последнего.

 Казначейство РФ разрешает при некоторых обстоятельствах на одном этапе выполнения контрактных обязательств подписывать более чем один приемочный акт. Строительные компании могут воспользоваться сервисом взаимодействия с внешними системами бухучета и составления смет. С помощью этого сервиса можно выгружать документы из внешних систем и загрузить их в ЕИС.

Как можно упростить участие в электронных торгах?

Планируете принять участие в электронных торгах? Вы уже опытный участник, но хотите оптимизировать процесс участия в закупках? Обратитесь к нашим специалистам! Наши эксперты окажут помощь в подготовке документации для торгов, предложат услуги тендерного сопровождения, обучат ваших сотрудников тонкостям участия в электронных торгах.

Мы предлагаем для вас полный комплекс услуг по тендерному сопровождению:

• Проконсультируем и выпустим электронную подпись для торгов.
• Настроим для вас умный поиск по подбору актуальных тендеров.
• Поможем подготовить необходимую документацию для подачи заявки для участия в торге и аккредитации на электронных площадках.
• Изучим интересующие вас торги, выполним все необходимые действия для участия и окажем помощь в сопровождении определенного торга на всех этапах вплоть до заключения контракта.

Вы получите высокопрофессиональную помощь по доступной стоимости от подготовки документов до подписания контракта. Делегируйте нам работу, выигрывайте торги без траты собственного времени и ресурсов!