Электронные больничные листы: новые правила и изменения

В 2023 году произошли изменения, которые затронули не только область налогов, но и порядок расчёта пособий по временной нетрудоспособности. В нашей статье рассматриваем, как в текущем году работать с больничными листами и что важно учитывать при их оплате.

Изменения в работе с больничными листами в 2023 году

Среди ключевых изменений можно выделить следующие:

• Объединение фондов. Пенсионный фонд и Фонд социального страхования теперь объединены в единый Социальный фонд России. Теперь больничные пособия выплачивает не ФСС, а СФР.

Порядок оплаты остался прежним: Фонд оплачивает больничный с 4-го дня болезни, а в некоторых случаях — за весь период нетрудоспособности.

• Новая категория лиц с правом на больничный. С 2023 года право на больничный имеют сотрудники, работающие по договорам ГПХ, включая выполнение работ, оказание услуг и лицензионные договоры, при условии оплаты взносов не менее 4 833,72 руб.
• Отмена справки 182н. Информация о доходах за 2 года теперь будет получена напрямую от СФР.

Кто выплачивает пособие по временной нетрудоспособности

Оплата пособия по временной нетрудоспособности зависит от причины его получения:

• Болезнь или травма, не связанная с работой: первые 3 дня оплачивает работодатель, остальное время — СФР.
• Прочие случаи (производственная травма, уход за больным членом семьи, карантин, протезирование, лечение в санатории и др.) — оплата производится СФР.

Эти изменения важны для понимания нового порядка работы с больничными листами и оплаты пособий по временной нетрудоспособности в 2023 году.

Ведение кадрового учета и расчет больничных проще со СБИС. Узнайте, как СБИС автоматизирует работу бухгалтера и кадрового специалиста

Бесплатная консультация

Как правильно рассчитать больничный в 2023 году

В 2023 году для расчета больничного листа применяются определенные правила. Рассмотрим основные из них.

Порядок выплаты пособия по временной нетрудоспособности:

• Первые три дня - оплата за счет страхователя (при заболевании или травме работника).
• С четвертого дня - оплата за счет средств бюджета социального фонда.
• С первого дня - оплата за счет средств бюджета социального фонда в случае ухода за ребенком, больным членом семьи, карантина и других особенных случаев.

Расчет средней зарплаты:

• Учитываются все выплаты, на которые начислялись страховые взносы на ВНиМ, с учетом предельной базы (966 000 рублей в 2021 году, 1 032 000 рублей в 2022 году).
• Средний дневной заработок рассчитывается как заработок за два расчетных года, деленный на 730.

Расчетный период:

• Основывается на последних двух календарных годах, предшествующих году возникновения временной нетрудоспособности (для 2023 года — это 2022 и 2021 годы).
• В случае отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком, можно заменить эти годы на другие, если это увеличит пособие.

Минимальная оплата труда:

• Если среднемесячная зарплата меньше МРОТ или отсутствует, исходят из минимальной оплаты труда — 16 242 рубля с 1 января 2023 года (минимум 24 МРОТ — 389 808 рублей).

Особые случаи:

• Больничный может рассчитываться по МРОТ в качестве наказания, например, при нарушении режима больничного, пропуске осмотров врачами, получении травмы в состоянии опьянения.
• Важно учитывать МРОТ того месяца, на который приходится нарушение, а не месяца начала больничного.

Выплата больничного листа в 2023 году

Размер пособия и его зависимость от стажа.

Пособие по временной нетрудоспособности в 2023 году выплачивается за весь период, на который выдан больничный лист, с учетом некоторых исключений (п. 1 ст. 9 № 255-ФЗ от 29.12.2006). Размер выплаты определяется страховым стажем работника:

• Стаж менее 6 месяцев: пособие равно МРОТ с учетом районных коэффициентов.
• Стаж менее 5 лет: пособие составляет 60% от среднего заработка.
• Стаж от 5 до 8 лет: пособие составляет 80% от среднего заработка.
• Стаж более 8 лет: пособие составляет 100% от среднего заработка.

Если сотрудник утратил трудоспособность в течение 30 дней после увольнения, выплата составит 60% от среднего заработка (см. ст. 7 № 255-ФЗ от 29.12.2006).

Стаж рассчитывается на основе данных трудовой книжки и включает работу по трудовому договору, государственную и муниципальную службу, военную службу, деятельность ИП и другие виды деятельности с страхованием на случай временной нетрудоспособности или материнства.

Как работодателю взаимодействовать с СФР

Порядок взаимодействия между СФР и работодателем в 2023 году остался прежним, за исключением того, что теперь больничные пособия выплачивает не ПФР, а СФР. Процесс включает следующие этапы:

1. Размещение данных о больничном листе. СФР размещает информацию об открытии, закрытии или продлении больничного в сервисе электронного документооборота, к которому подключены все работодатели с 2022 года.
2. Внесение данных работодателем. Работодатель дополняет предзаполненное сообщение данными для расчета пособия.
3. Оплата больничного листа. Выплата производится в зависимости от основания возникновения нетрудоспособности.

СБИС оформление больничного листа может сделать как сотрудник кадровой службы, так и сам работник. Для этого в личном кабинете нужно создать больничный. После в календаре нажать столбец с датой. Далее выбрать «Больничный» и внести период отсутствия.

Другой вариант: нажмите «больничный» в разделе «Моя страница/Документы» и внесите период отсутствия.

Для получения ЭЛН и отправки расчета в СФР вам потребуется подключение СБИС Бухгалтерия и учет или СБИС Управление персоналом.

Закажите бесплатный тест-драйв СБИС Бухгалтерия и учет. Протестируйте СБИС прямо сейчас!

Подключиться бесплатно

Расчет и выплата больничного внешним совместителям

Внешний совместитель - кто это? Внешний совместитель — это работник, который совмещает работу в разных организациях или у индивидуальных предпринимателей по отдельным трудовым договорам. Оба работодателя обязаны уплачивать страховые взносы за него.

Сценарии выплаты пособия по нетрудоспособности.

Рассмотрим три возможных ситуации, когда внешний совместитель заболевает:

• Ситуация 1: Светлана работает в салоне красоты и в агентстве недвижимости. Она имеет право на компенсацию за первые три дня болезни от обоих работодателей.
• Ситуация 2: Светлана работает в текущих компаниях, но два года назад работала в других местах. Она может выбрать, кто оплатит больничный за первые три дня. Обычно выбирается работодатель, который выплатит больше.
• Ситуация 3: Светлана работает в салоне красоты и в агентстве недвижимости, но два года назад работала в салоне и магазине. Больничный может быть выплачен в любом из текущих мест работы по выбору Светланы.

Возможно ли увольнение сотрудника на больничном

В общем случае увольнение сотрудника на больничном невозможно. Однако существуют исключения:

• Ликвидация ООО или прекращение деятельности ИП.
• Увольнение по соглашению сторон.
• Завершение срочного трудового договора (с продлением в случае отпуска по беременности и родам).

Сотрудник может уволиться по собственному желанию во время болезни. Если он подает заявление об уходе и заболевает в течение двух недель, увольнение происходит после выздоровления.

Больничный, открытый в течение 30 дней после увольнения, также подлежит оплате.

Возмещение больничных: изменения в законодательстве

До 2021 года компании могли уменьшить страховые взносы на обязательное социальное страхование на сумму расходов на больничные. Теперь это невозможно, так как после 3 дней больничного пособие выплачивает Фонд социального страхования.

Эти правила и сценарии помогут правильно рассчитать и выплатить больничный внешним совместителям, учитывая все нюансы и особенности законодательства в 2023 году.

Основные изменения по больничным листам прошлых периодов

Прошлый год принес множество значительных изменений в систему больничных пособий и оформления больничных листков. Вот некоторые из ключевых нововведений:

Переход к Электронным Больничным Листкам. С 2022 года больничные листки оформляются и хранятся в электронном виде в информационной системе ФСС (и с 2023 года — СФР). Работодатели обязаны наладить электронный обмен данными с СФР, что можно сделать через портал СФР или через оператора электронного документооборота, такого как СБИС.

Проактивный порядок выплат. ФСС (и с 2023 года — СФР) самостоятельно присылает работодателю данные об ЭЛН с предварительным расчетом пособия. Если данных недостаточно, СФР запрашивает их у работодателя. Выплата производится в течение 10 рабочих дней.

Увеличение штрафов за нарушения. Штрафы за опоздание с документами или их неправильное оформление увеличились и теперь могут налагаться не только на руководителя, но и на самого работодателя.

Доступ к информации о больничных. Сотрудники могут узнать всю информацию о своих больничных в личном кабинете Госуслуг. Бумажные больничные теперь оформляются только в особых случаях.

Изменение процедуры передачи данных. Ранее работодатель получал номер электронного больничного листка от работника и запрашивал его в фонде. Теперь этот процесс автоматизирован.

Однократная передача сведений о застрахованном лице. С 2022 года работодатели передают сведения о сотруднике в фонд однократно при трудоустройстве или изменении данных, в отличие от ранее практиковавшейся передачи данных по каждому пособию.

Заключение: что нужно знать об ЭЛН

• Выдача листка нетрудоспособности. Если сотрудник не может продолжать работу из-за временного заболевания или травмы, ему выдается официальный документ, подтверждающий его состояние.
• Расширение круга лиц, имеющих право на больничный. С 2023 года право на больничный пособие распространяется на сотрудников, работающих по ГПХ, договорам авторского заказа или договорам об отчуждении авторских прав, при условии, что в предыдущем году они трудоустроены по трудовому договору.
• Заполнение и передача ЭЛН. Врач заполняет больничный лист, а работодатель обязан передать соответствующую информацию в Социальный фонд России по запросу.
• Оплата больничного. Работодатель берет на себя оплату первых трех дней больничного, после чего обязанность по выплате переходит к Социальному фонду России.
• Электронные больничные листы. В настоящее время больничные листы оформляются в электронном виде, что упрощает процесс их обработки.

Эти пункты являются основными аспектами, которые следует учитывать при работе с больничными листами в 2023 году в России.

СБИС предлагает удобный и надежный способ работы с больничными листами. Это современное решение, которое упрощает жизнь и работодателям, и сотрудникам. СБИС делает процесс работы с больничными листами доступным и понятным, а работать с ЭЛН теперь не только просто, но и быстро. Оставьте заявку, мы свяжемся с вами, подключим программное обеспечение и подберем выгодные тарифы СБИС для вас.

Протестировать СБИС Бухгалтерия и учет бесплатно.