Электронные приказы получили обязательный формат

Внутренние документы организации составляют большую часть ее документооборота. Одним из важнейших распорядительных документов во внутреннем ЭДО является приказ. Как правильно оформить электронный приказ, каким формальным требованиям должен соответствовать электронный вид приказа по кадрам с 1 марта 2023 года? Подробнее о приказе - правовом документе, с помощью которого оформляются важнейшие решения в организации, читайте в нашей статье. 

Приказ как одна из главных единиц документооборота. 

Все внутренние документы организации делятся на четыре большие группы:

• организационно-распорядительные: приказы, распоряжения,  

• локальные нормативные акты и локальные акты: внутренние регламенты, положения и т.п. документы,

• планы, графики, отчеты об их исполнении,

• документы по управленческой деятельности: табели учета рабочего времени, служебные записки, докладные, журналы регистрации и т.п.

Документом, транслирующим ключевые указания руководителя организации, является приказ. Приказ - это документ распорядительного характера, издаваемый руководителем компании в рамках его полномочий и обязательный для исполнения подчиненными. 

В коммерческих компаниях должностным лицом, уполномоченным издавать приказы, является генеральный директор или директор. Приказы в госструктурах строго регламентированы, частный бизнес имеет возможность разрабатывать и использовать собственные формы приказов, однако, с 1 марта 2023 года любые предприятия, согласно Приказа Минтруда № 578н, должны использовать утвержденные форматы и состав электронных кадровых документов.

Кадровый ЭДО для компании любого направления любого размера. Узнайте, как получить бесплатный демо-доступ.

Заказать звонок

ТОП приказов в организации.

• Приказ о номенклатуре дел.

• Приказ об утверждении-изменении графика отпусков.

• Приказа об утверждении - изменении штатного расписания.

• Приказ об утверждении плана мероприятий по охране труда.

Два вида приказов.

По содержанию приказы принято делить на две большие группы:

• по основной деятельности. Данные приказы отражают решения руководства по производственно-хозяйственной деятельности предприятия, к ним относятся, например, приказы о введении локальных нормативных актов, о создании новых структурных подразделений, о проведении мероприятий и т.п.,

• по личному составу. Данные приказы касаются кадровой политики организации. Среди них приказы на прием, перемещение, увольнение, поощрения и т.п.

Любопытные цифры:

68% компаний хотят ввести в краткосрочной перспективе или уже ввели внутренний кадровый документооборот.

3 минуты требуется на создание одного кадрового электронного документа, это примерно в 7-8 раз быстрее, чем в бумажном кадровом документообороте.

Форма приказа: унифицированная или своя? 

Когда молодому «не стрелянному», но ответственному, делопроизводителю поручают составить приказ, он судорожно изучает нормативную базу. Еще в 1973 году была внедрена Единая государственная система делопроизводства, однако часть ГОСТов, на которые отсылала эта система, утратили силу еще в 90-е годы. 

Отправной современной точкой при разработке шаблонов приказов являются унифицированные «госшаблоны», утвержденные Постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004 года. Они обязательны для государственных организаций госсектора, их же нередко используют и коммерческие организации. Шаблоны используют как готовые образцы или же как отправную точку для создания собственного шаблона документа. После вступления в силу в 2011 году федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», коммерческие предприятия и организации получили право на утверждение приказов, формы которых они разработали самостоятельно, при этом опираться при их разработке необходимо на существующие стандарты.

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где были представлены правила оформления бланка приказа. Правила практически не изменились, однако в них уже есть формулировка о том, что электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Электронные кадровые приказы с марта 2023 года приобрели обязательный формат.

Государство начало процесс приведения к единообразию документооборота внутри организации, и начался этот процесс с приведения к «одному знаменателю» кадровой документации.  

С 1 марта 2023 года вступил в силу Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе». С этого времени необходимо готовить электронные приказы (а также договоры, соглашения и другие документы, связанные с работой), в установленных государством форматах. 

Своим приказом Минтруд утвердил форматы и состав электронных кадровых документов. Если раньше файл кадрового электронного документа мог быть любого типа, как PDF, так и Word, JPEG и др., теперь в файле четко установлены как формат, так и обязательные составляющие части.

Состав кадрового электронного документа: 

• основная часть электронного документа. По сути, это содержание документа. Например, содержательная часть приказа о приеме на работу, о вводе локального нормативного акта и т.п.

• приложения к основной части электронного документа, связанного с работой (при наличии), 

• электронная подпись,

• машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа (при наличии),

• описание электронного документа. Формальная часть документа, формируемая после подписания работником и работодателем основной части. Здесь вся информация о документе: его вид, например, указывается, что это приказ, дата создания и подписания, данные о тех, кто поставил подпись и др. 

Установленные форматы для разных частей электронного кадрового приказа (или другого кадрового документа):

• Основная часть - PDF. 

• Описание документа - XML. 

• Электронная подпись - SGN. 

Какие последуют наказание за использование других форматов – пока не известно. Минтруд в приказе «об утверждении единых требований» этот вопрос не затронул. Однако, эксперты полагают, что уже скоро документы ненадлежащего формата будут отклоняться госсектором, в частности, сервисом «Госуслуги», порталом «Росработа» и т.п. Если последует наказание в виде штрафа, то можно спрогнозировать, что это наказание будет внушительным. Для сравнения, за неправильное оформление трудового договора на бумаге штраф для малого бизнеса измеряется десятками тысяч, а для крупного - сотнями.

На какие документы не распространяются новые требования:

• На документы, созданные до начала действия приказа Минтруда, то есть до 1 марта 2023 года. Ранее созданные документы можно оставить в покое, менять под новый формат их не требуется.

• На документы, которые во внутреннем документообороте должны в обязательном порядке оставаться на бумаге, то есть которые пока нельзя перевести в электронный вид, а именно:

• приказ об увольнении,

• акт о несчастном случае на производстве,

• журнал инструктажа по охране труда.

Как остаться в правовом поле, работая с внутренней документацией? Предлагаем работать в электронной системе, в которой уже учтены все требования государства.

В СБИС Внутренний ЭДО  в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. В решении легко вести электронный учет приказов и других документов.

Решение СБИС ЭДО  имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС ЭДО позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме. 

Если вам нужна помощь в установке и настройке ЭДО, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Наши специалисты готовы помочь в построении и согласовании простого и сложного регламентов ЭДО, добавить роли, настроить пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО и получите документооборот «под ключ». 

О том, как с помощью СБИС наладить в компании электронный документооборот, вам готовы рассказать  наши специалисты.

Наши кейсы по внедрению внутреннего ЭДО.