Электронный документооборот на ЭТП

В последние годы государством активно внедряются системы электронного документооборота для обеспечения автоматизированного обмена документами между контрагентами и надзорными органами. Первым активным пользователем электронного документооборота стала Федеральная налоговая служба (ФНС) – юридические лица и индивидуальные лица могут направлять в ФНС отчетность, подписанную электронной цифровой подписью (ЭЦП), без визита в государственную инстанцию. В настоящий момент активное внедрение электронного документооборота – тенденция сферы государственных закупок, регулируемых 44-ФЗ. На электронных торговых площадках (ЭТП) организаторы и участники закупок уже могут через системы электронного документооборота обмениваться друг с другом договором, подписывать его при помощи ЭЦП, после чего контракты направляются в Федеральное Казначейство (ФК).

Почему ЭТП только недавно начали работать в системах электронного документооборота?

Казалось бы, электронные торговые площадки подразумевают работу в электронных сервисах, но, тем не менее, системы электронного документооборота начали использовать в этой сфере относительно недавно. Это можно объяснить следующими факторами:

• ЭТП, собственно, и стали, своего рода, драйвером развития технологий ЭДО (прежде всего, технологии юридически значимого документооборота). Как только современные решения в области ЭДО достигли определенного уровня работы с информацией, передаваемой между участниками государственных закупок, они стали активно использоваться;
• Ни тендерная, ни договорная документация не являются массовыми, но при этом их содержание довольно серьезно и требует обеспечения должного уровня конфиденциальности и защиты данных;
• Незавершенность развития законодательных мер, регулирующих обмен документами между участниками закупок, не давала должного импульса для стремительного внедрения ЭДО в данной сфере.

Все по полочкам: тендерная документация

Для участия в закупочной процедуре компании должны соответствовать определенным требованиям, которые к ним предъявляют организаторы торгов и конкурсов в зависимости от отраслевой принадлежности и предмета закупок.

К тендерной документации относятся три типа документов:

• Информация о закупке, ее условиях и требованиях;
• Данные о потенциальном подрядчике;
• Сведения о предложении потенциального подрядчика.

После того, как организатор закупки выберет подрядчика, они должны заключить договор. Именно для подписания контракта и обмена юридически-значимыми версиями между организатором и участником используются технологии ЭДО.

ЭДО и тендерная документация

Ежедневно на крупных электронных торговых площадках проходят тысячи закупок, для каждой из которых необходим полный комплект документации. В итоге ежедневно в системах ЭДО на ЭТП передаются несколько тысяч документов, что составляет несколько сотен гигабайт.

Какие документы направляются в электронном виде на ЭТП?

Разные категории участников закупочной процедуру направляют различные документы:

• Организаторы закупок отправляют через ЭДО извещения, технические задания и документы с требованиями к потенциальным поставщикам;
• Участники закупок направляют в системах электронного документооборота свои предложения, информацию о профиле своей компании (плоть до лицензий, сертификатов и проч.);
• Если речь идет о государственной закупке, то также в системе производится обмен подписанными ЭЦП контрактами.

ЭТП – оператор ЭДО?

Любая электронная торговая площадка – это инфраструктура, обеспечивающая обмен документами между участниками закупочных процедур, поэтому ЭТП можно отнести к категории операторов ЭДО в данной конкретной области. У многих возникает вопрос, почему площадку не запускают собственный электронный документооборот вместо интеграции со сторонними решениями? И ответ на него достаточно прост – обмен документацией является лишь одной небольшой частью процессов на ЭТП: есть другие, более основополагающие процессы, более того, подключение электронного документооборота для торгов для некоторых участников закупок может стать довольно сложной задачей (например, если они не используют его в своей работе).

Кроме того, обмен документами между контрагентами возможен только тогда, когда эти документы согласованы внутри каждой организации. Получается, что для согласования контрактов участники закупок обязаны будут также использовать ЭДО от ЭТП, что приведет к повсеместному внедрению решения от каждой площадки, ЭТП станут операторами ЭДО и должны будут заключать соглашения об обмене документов с другими операторами. Это невозможно.

Следовательно, обеспечение сквозного процесса электронного документооборота, включающего в себя создание, согласование и обмен документами, невозможно.

ЭДО в торгах: будущее

В настоящее время большинство крупных участников рынка уже внедрили системы электронного документооборота и используют их возможности в своей закупочной деятельности. Тем не менее, для малого и среднего бизнеса данный вопрос все еще остается проблемным:

1. Во-первых, у них не так много контрагентов, чтобы автоматизировать обмен документацией с ними;
2. Во-вторых, внедрение и сопровождение систем электронного документооборота требует дополнительных ресурсов, выделение которых в текущей экономической ситуации не всегда возможно;
3. В-третьих, цифровизация, умные технологии и другие современные термины пока еще не пришли в сегмент малого и среднего бизнеса – многие предприниматели просто не осознают потребности во внедрении технологий в свои процессы и не видят от них какой-либо выгоды. Львиная доля компаний до сих пор не доверяют технологии юридически-значимого документооборота, электронным цифровым подписям, предпочитая им нотариальное заверение.

За рубежом практикуется создание общих хранилищ документов, платный доступ к которым могут получить все организации. Кроме того, большой потенциал в данной сфере эксперты видят в технологии блокчейн, которая позволит создавать распределенные реестры информации, полностью защищенные от удаления, изменения или подделки.

Законодательные инициативы в России

Эксперты сходятся во мнении – способствовать стремительному развитию и распространению ЭДО может только государство. Например, в этом году было принято постановление, согласно которому компании-участники закупочных процедур освободятся от оплаты предоставления первичных бухгалтерских документов ЭТП в электронном виде. За бумажные версии придется платить. Такие инициативы могут постепенно популяризировать и повысить востребованность технологий ЭДО среди предпринимателей.

Выгоды СБИС ЭДО для ЭТП

Оцените преимущества, которые дает бизнесу работа с ЭТП в системах ЭДО, используя сервис СБИС ЭДО. Программа работает с самыми популярными площадками, позволяет отслеживать статус согласования и подписания договоров для закупок и хранить копии в едином архиве. Посетите Магазин ЭЦП, чтобы быстро приобрести электронную подпись для обеспечения юридически-значимого документооборота. Подключитесь к СБИС Торги и отслеживайте релевантные запросы на всех площадках в одном месте!

Остались вопросы? Задайте их нашим специалистам!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.