Электронный кадровый документооборот: работа над ошибками

Летом 2020 года стартовал эксперимент по внедрению на предприятиях кадрового ЭДО. Участие в эксперименте добровольное, продлится он до весны 2021 года. Это второй экспериментальный заход по внедрению кадрового ЭДО, в 2018 году уже тестировали цифровизацию «работного» направления деятельности компаний, сейчас это своего рода работа над ошибками и подготовка к массовой цифровизации кадрового документооборота.

24 апреля 2020 года был принят № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Именно этот закон определил порядок проведения эксперимента по переходу на электронные кадровые документы. В середине мая Министерство труда РФ Приказом № 240Н утвердило Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой. В майском документе Минтруда указаны формы заявлений об участии в эксперименте и отказе от участия, обозначены документы, которые в рамках эксперимента можно перевести в электронный вид, прописано, как взаимодействовать в ходе эксперимента с отчетным органом и т.п.

28 июня 2020 года под эгидой Минтруда стартовал эксперимент по внедрению ЭДО в сфере кадрового делопроизводства. Заявления об участии в эксперименте принимаются, до 1 декабря 2020 года* (примечание: *срок окончания приема заявлений на участие в эксперименте актуален на октябрь 2020 года).

Эксперимент за экспериментом

Справедливости ради необходимо заметить, что сфера кадрового делопроизводства одна из самых «бумажных» в документообороте. Например, если сравнивать степень цифровизации бухучета и кадрового учета – то между ними, без преувеличения, лежит пропасть. В 2017 году был подписан Указ № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Согласно принятой стратегии, одна из задач - цифровизация документооборота предприятий, в том числе кадрового. В «цифровых» приоритетах Минтруда, кроме цифровизации трудовых книжек и кадрового надзора, значится перевод кадрового документооборота в электронный вид.

Первая попытка приблизиться к цифровым стандартам была предпринята Минтрудом в 2018 году. С весны до осени 2018 года проводился эксперимент по внедрению в крупнейших компаниях кадрового ЭДО. Главная задача эксперимента Минтруда по кадровому электронному документообороту заключалась в построении оптимальной цепочки по формированию, ведению и хранению кадровой документации в электронном виде, без дублирования документации на бумаге, в определении слабых мест в системе для дальнейшей работы над их устранением.

Задачи эксперимента по внедрению кадрового ЭДО:

• Создание алгоритма работы кадрового ЭДО;
• оценка затрат на кадровый ЭДО,
• оценка эффективности внедрения кадрового ЭДО,
• «нащупывание» слабых мест по внедрении кадрового ЭДО,
• подготовка предложений по совершенствованию внедрения кадрового ЭДО и предложений по совершенствованию законодательства в вопросе кадрового ЭДО.

Участие в эксперименте 2018 года принимали только очень крупные предприятия, ожидалось, что их будет несколько десятков, в итоге тестировали электронный кадровый документооборот 11 компаний, среди которых были предприятия отраслей: телекоммуникации и связь, банковская сфера, «нефтянка», автомобилестроение и др.

По мнению аналитиков, первый эксперимент позволил «нащупать» большое количество слабых мест во внедрении кадрового ЭДО, в частности, отсутствие необходимого программного обеспечения, дороговизну внедрения в том виде, в котором оно происходило в тот момент, слабая защищенность данных.

Минтруд взял паузу длиной в два года, и вот летом 2020 года стартовал новый эксперимент по внедрению на предприятиях кадрового ЭДО. Участвовать в нем приглашаются все желающие, продлится он до весны 2021 года, присоединиться к нему можно в течение нескольких ближайших месяцев и, по некоторым прогнозам, за этим экспериментом последует массовое внедрение кадрового ЭДО.

Кто участвует в эксперименте 2020:

• министерство труда РФ,
• работодатели (участие добровольное, носит заявительный характер),
• работники (при условии их добровольного согласия). Исключением являются работники, находящиеся на дистанционном формате работы и временно занятые по договору о предоставлении персонала,
• трудоустраиваемые в ходе эксперимента работники (при условии их добровольного согласия),
• Роструд – в качестве оператора портала «Работа в России».

Кто контролирует ход эксперимента:

• Роструд,
• государственные трудовые инспекции,
• профсоюзные организации.

Как принять участие в эксперименте?

Участие в эксперименте электронного кадрового документооборота носит добровольный характер. Ожидается, что на этот раз к эксперименту присоединится не только крупный, но и средний бизнес. Не закрыта дорога и малому бизнесу. Есть лишь одно неявное ограничение – в законе речь идет об организациях, ИП в нем не фигурируют.

Для участия в эксперименте работодатель должен подать заявление в Минтруд. К положению об эксперименте прилагается образец заявления участника.

Какие данные об организации необходимо указать в заявлении:

• ИНН.
• Основной вид деятельности.
• Штатную численность работников.
• Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
• Наличие профсоюзной организации.
• Место проведения эксперимента.

Если работодатель по каким-то причинам решит отказаться от участия в эксперименте, он должен будет уведомить об этом Минтруд. На этот случай в положении об эксперименте есть приложение за номером 2, в котором приведен образец заявления о выходе из эксперимента. Могут работодателя и исключить из эксперимента – за нарушение правил, установленных все в том же положении Минтруда.  Об исключении министерство должно уведомить работодателя письменно не позднее 3 рабочих дней с момента принятия решения.

Присоединиться к эксперименту можно в течение всей осени, вплоть до 1 декабря 2020 года.

5 явных преимущества внедрения кадрового ЭДО:

В чем суть эксперимента?

Суть проекта – уйти от кадровых документов на бумаге. Уйти совсем: перевести их в электронный вид без дублирования на бумажных носителях. Эксперимент предполагает оформление, подписание, движение и хранение кадровых документов только в цифровом формате.  При этом в ходе эксперимента предприятия могут как работать в своих системах, так и воспользоваться информационной системой «Работа в России», курируемой Рострудом.

Перечень документов для оцифровки является открытым, каждый работодатель сам определяет то, какие кадровые документы он переведет в цифровой формат: трудовые договоры, приказы о приеме на работу или увольнении, график отпусков и пр.

Участвовать в эксперименте не обязаны все работники предприятия, их участие носит добровольный характер.

Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Какой именно ЭЦП должен документы подписывать работник – не уточнено. Есть лишь пояснение, что трудовые и ученические договоры, договоры о материальной ответственности в системе «Работа в России» сотрудник подписывает простой подписью, в собственной информационной системе организации эти документы сотрудник должен подписывать усиленной неквалифицированной подписью.

Важно: все расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, включая применение электронной подписи работника, несет работодатель.

От работодателей ждут данных о том, как идет эксперимент. Для этого даже разработана специальная форма отчета-доклада. Установлены сроки, когда нужно предоставить эту отчетность: до 1 августа 2020 года, до 1 декабря 2020 года, до 2 апреля 2021 года.

В отчете от работодателя ждут информацию о количество сотрудников, решивших участвовать в эксперименте, их доле от общего числа сотрудников, список документов, которые организация решила перевести в электронный вид, описание действий работодателя, предпринятых для участия в проекте, например, дорабатывал ли он свое ПО и т.п. Также от работодателя ждут информацию о сложностях, с которым он столкнулся в ходе эксперимента – о технических проблемах, жалобах сотрудников и т.п. Не лишним будет участнику эксперимента написать и свои предложения по совершенствованию процесса перехода на кадровый ЭДО.

Какую систему выбрать?

Перевести документооборот предприятия на электронные рельсы призван СБИС Электронный документооборот. Подбирайте персонал, рассчитывайте зарплату, учитывайте рабочее время, мотивируйте работников внутри нового цифрового пространства. Здесь же проводите совещания и вебинары, общайтесь с коллегами и партнерами. СБИС – это больше, чем просто система электронного документооборота.
Для кадровых специалистов у СБИС есть узконаправленное решение СБИС Учет и контроль рабочего времени, которое позволяет в электронном виде вести электронный документооборот по каждому сотруднику, управлять рабочим временем сотрудников, использовать «цифровые» системы мотивации персонала и многое другое.

Подробнее узнать о возможностях системы СБИС в вопросе цифровизации кадрового документооборота вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.