Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Около десятилетия понадобилась трудовому договору (ТД), чтобы «перешагнуть» из бумажного вида в электронный. В 2013 году право заключить электронный ТД получили дистанционные сотрудники, с конца 2021 года такое право появилось у любого сотрудника, чей работодатель переходит на кадровый электронный документооборот. Каковы особенности заключения электронного ТД – расскажем в нашей статье.

Процедура трудоустройства считается одной из самых трудоемких в кадровом делопроизводстве. Большое количество документов от работника работодатель получает именно в процессе приема на работу, при заключении трудового договора. 

Еще в 2017 году Федеральная служба по труду и занятости провела опрос граждан об их готовности к подписанию трудового договора в электронной форме. В опросе приняли участие более двух тысяч человек. Результаты опроса оказались довольно интересны – они говорили о принципиальной готовности большинства работников к электронному кадровому документообороту, в частности, к подписанию электронного трудового договора. О готовности заключать электронный трудовой договор заявили тогда около 70% опрошенных. 

К самыми важными моментами при заключении электронного трудового договора респонденты отнесли запрет на изменение электронного трудового договора без участия одной из сторон и юридическую значимость документа. 

ТОП требований работников к электронному трудовому договору:

  • невозможность внесения изменений в электронный трудовой договор в одностороннем порядке,

  • юридическая значимость документа, 

  • наличие бумажной копии,

  • электронная копия договора,

  • удобство подписания.

Большинство работников в рамках опроса ответили, что для них важно, чтобы были обеспечены все перечисленные выше требования к электронному трудовому договору. 

Как принимался электронный трудовой договор.

История электронного трудового договора в России началась в 2013 году, тогда вступил в силу Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 60-Ф, внесший изменения в отдельные законодательные акты, в частности, он внес в Трудовой кодекс РФ новую глава 49.1 - о труде дистанционных работников. С этого времени ТК РФ было установлено, что трудовой договор между работником и работодателем может быть подготовлен на основании обмена электронными документами и подписан дистанционно.

Однако в 2013 году кадровый документооборот между работодателем и дистанционными работниками не был полностью переведен на электронные рельсы. Так как в целом ведение кадрового ЭДО в стране проходило на бумаге, новая статья трудового кодекса о дистанционных работниках предусматривала обязанность сторон договора предоставить экземпляры документов в бумажном виде. В случае заключения трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами, работодатель был обязан не позже трех календарных дней со дня заключения трудового договора направить работнику экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.  Работник же, предоставивший работодателю документы в электронной форме, должен был по требованию работодателя направить ему нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе.

Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ стал для документооборота в сфере трудовых отношений прорывным. Он внес изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, которые открыли дорогу для электронного безбумажного КЭДО. 

Вторую главу ТК дополнили статьями 22.1 – 22.3:

  • Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

  • Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот

  • Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений, согласно принятого законодательства, понимается создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Действие кадрового ЭДО распространяется как на дистанционных, удаленных работников, так и на обычных сотрудников.

Электронный кадровый документооборот может вестись через единую цифровую платформу «Работа в России» (в том числе через портал Госуслуги). Также работодатель вправе выбрать для КЭДО собственную информационную систему, соответствующую требованиям ТК. Такой системой может быть, например, СБИС Кадровый электронный документооборот.

Подключите демо-доступ к СБИС КЭДО и протестируйте возможности системы в течение 14 дней бесплатно.

Протестировать

Прием на работу оформляется электронным трудовым договором. Право заключения электронного трудового договора существенно расширяет возможности работника и работодателя, например, при подборе работодателя или сотрудника из другого региона, дистанционном прохождении собеседования и удаленном заключении трудового договора.

Главные тезисы электронного трудового договора:

  • при заключении трудового договора документы, необходимые для трудоустройства, могут быть предъявлены в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов,

  • ознакомление сторон с трудовым договором может проходить в электронной форме,

  • при заключении электронных трудовых договоров используется усиленная квалифицированная/неквалифицированная электронная подпись. Работник имеет право использовать ранее полученную самостоятельно электронную подпись,

  • расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет работодатель,

  • при заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, самостоятельно.

Мнение бизнеса.

Служба персонала Почта Банка так оценила эффективность внедрения КЭДО: это прежде всего сокращение издержек, удобная и быстрая обработка данных, отсутствие штрафов от трудовой инспекции.  Экономии для банка составит свыше 5 млн рублей в год.

Для того, чтобы электронное взаимодействие работника и работодателя оказалось в правовом поле, компании необходимо выполнить яд нормативных действий, в частности, уведомить работника об электронном взаимодействии и закрепить все изменения в документообороте, связанные с переходом на ЭДО на уровне локальных нормативных актов. 

Внутренняя документация при внедрении ЭДО:

  • приказ о внедрении системы электронного документооборота,

  • положение о переходе на электронный документооборот.

Приказ о внедрении нужен, чтобы компания использовала ЭДО официально. Его оформляют от имени руководителя и доводят до сведения всех подчиненных. Положение о системе электронного документооборота часто называют базой знаний организации о ЭДО, в которой собраны правила работы в системе электронного документооборота. Она закрепляет все регламенты, всех участников процесса, помогает участникам ЭДО ориентироваться в системе.

СБИС Кадровый ЭДО - это единая платформа для выполнения самых разных задач: от проверки сотрудников при приеме на работу до сдачи кадровой отчетности. СБИС КЭДО предназначен для ведения внутреннего документооборота, контроля и учета выполнения задач отдельных работников и целых подразделений, организации работы удаленных и выездных сотрудников. Используйте личный электронный кабинет сотрудника – удобное онлайн приложение для пользователей СБИС. В сервисе собраны все необходимые для сотрудников разделы: входящие документы, инструкции, зарплата, мотивация и рейтинги.

Оцифровать все делопроизводство внутри компании призван сервис СБИС Внутренний ЭДО  в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. 

Если вам нужна помощь в установке и настройке ЭДО, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Наши специалисты готовы помочь в построении и согласовании регламентов документооборота, добавить роли, настроить пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО и получите документооборот «под ключ». 

О том, как с помощью СБИС наладить в компании электронный документооборот, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

2 мин

Изменение в работе ломбардов в 2024 году

С начала 2024 года ломбарды получили новые правила работы с ЛК ГИИС ДМДК, потребкредитами, а также в сферах ЕПС и ОСБУ. Рассказываем подробно.

2 мин

День без бумаги!

Осенью по традиции во всем мире проводят день без бумаги – присоединяйтесь и вы!

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.