Использование юридическими лицами ЭЦП при подписании документов

Документооборот в бизнесе уже давно перешел на цифровые носители. Бумажные документы используются все реже: это неудобно, копии теряются, для их хранения нужно много места и предавать их приходится при помощи специально нанятого курьера. Естественно, при переводе документации на электронные носители встал вопрос визирования документов. Ответ на этот вопрос также предоставили высокие технологии – теперь предприниматель может подписать документ ЭЦП – электронной цифровой подписью.

Пользоваться ЭЦП очень просто – для этого нет необходимости в специальных знаниях и даже тренингах. Достаточно только соблюдать инструкцию – пары раз прохождения процедуры будет достаточно для закрепления навыка пользования этим удобным и надежным инструментом. Подписать ЭЦП можно абсолютно любой документ, будь то текстовый документ, аудиофайл или изображение. Современное программное обеспечение предоставляет возможности для унифицированого использования цифровой подписи. Широкий выбор электронных подписей для всех случаев предлагает наш Центр ЭЦП: в «Каталоге электронных подписей» вы найдете нужную подпись, которая будет удовлетворять всем вашим потребностям, будь то электронный документооборот с контролирующими органами, либо электронные торги.

После того, как ЭЦП была приобретена, пользователь (юридическое лицо или предприниматель) получит индивидуальные специально для него созданные ключи – открытый и закрытый. Далее на рабочем компьютере необходимо будет установить специальное программное обеспечение КриптоПро CSP. Это комплекс программ, позволяющий работать с документами любых форматов. С его помощью можно подписать ЭЦП pdf файл, документ word и прочие. Пользователь удостоверяет подлинность документа при помощи открытого ключа электронной подписи – так расшифровывается хэш и определяется авторство файла. Закрытый ключ участвует в формировании уникальной электронной подписи и находится на индивидуальном носителе у владельца.

Как подписать документ ЭЦП? Алгоритм действий может различаться в зависимости от формата файла, так как при этом понадобится работать с разными программами. Рассмотрим сначала, как подписать ЭЦП документ word. Понадобится версия Крипто-Про не старше 2003 года. Проверить этот факт можно в самой программе - информация содержится во вкладке «Общее». Своевременное обновление программного обеспечения облегчит работу с электронной подписью. Версия Microsoft Word также должна быть не старше 2003 года, в этом нужно удостовериться перед тем как подписать ЭЦП документ word.

В главном меню Microsoft Word 2003 сначала нужно зарегистрировать сертификат ЭЦП в меню «Личное». После этого необходимо выбрать закладку «Сервис», и во вкладке «параметры» перейти в раздел «Безопасность». Далее нужно будет отметить знаком «ОК» отметки «Цифровые подписи» и «Сертификаты». Документ нужно будет сохранить перед тем как подписать файл ЭЦП.

В более поздней версии Microsoft Word (2007 и далее) путь подписания документа идет через кнопку «Подготовить». Там необходимо выбрать закладку «добавить цифровую подпись», далее заполнить окно «Цель подписания документа» и нажать на кнопку «Выбрать подпись». В завершение нужно кликнуть «Подписать». О том, что использование ЭЦП подтверждено и данные ушли в систему, пользователю сообщить фирменная эмблема на панели инструментов и появится надпись «Данный документ содержит цифровую подпись». Обозначение самой подписи тексте присутствовать не будет – это признак файла.

Перед тем как подписать ЭЦП документ pdf, нужно будет запустить специально разработанную для этого формата программу «КриптоПро PDF». Она работает в формате и интерфейсом Adobe Reader, Acrobat в седьмой и более новых версиях. Настоящую программу заверяет электронная подпись компании Adobe Systems. При работе с файлами pdf можно использовать все ресурсы Adobe Acrobat, а также LiveCycle ES.

Сам принцип, как подписать файл ЭЦП в формате pdf, мало отличается от работы с документами word. Точно так же в соответствующих вкладках нужно найти раздел «Цифровые подписи» и выбрать «Подписать». В некоторых случаях имеет смысл документ с электронной подписью сохранять отдельного файла, а не только присоединять в заверяемому. Это даст больше возможностей получателю документа проверить достоверность подписанного документа.

Закажите электронную цифровую подпись в нашем Центре ЭЦП. Быстрое оформление и оптимальные цены являются нашими главными преимуществами. А специалисты технической поддержки предоставят вам всю необходимую информацию по возникающим вопросам, в том числе, как подписать файл ЭЦП. Ждем вас!