Отправим материал Вам на почту

Кадровый учет на удаленке: следим за новостями

Поможем выбрать нужную программу по выгодной цене

Бесплатная консультация

«Как закалялся кадровый учет» – возможно, спустя годы, снимут фильм с таким названием. Фильм будет о всех перипетиях, которые пришлось пройти специалистам кадровых служб в период карантина и вынужденной самоизоляции. Стремительный переход на удаленку потребовал от специалистов по кадрам высочайшего профессионализма и крепких нервов. Причем, переводом на удаленку персонала дело не закончилось – власть постоянно принимает решения, меняющие те или иные сложившиеся правила в кадровом учете. А если кадровик сам переведен на удаленку?.. О том, как вести кадровое делопроизводство удалено и каковы изменения, внесенные Правительством РФ и Роспотребнадзором в работу кадровых служб, читайте в нашей статье.

Сколько компаний перешли на удаленную работу? Оценки очень разные: от 45% до 75%. Кто-то перевел единичных сотрудников в режим домашнего офиса, кто-то смог отправить на удаленку максимальное число работников. Для кого-то этот шаг стал долгожданным толчком для перехода на удаленную работу, а кто-то и в страшном сне боялся увидеть пустующий офис. Не взирая на желания и возможности, переход случился, поэтому будем разбираться в том, как работать в новых условиях.

Кадры оказались на передовой.

После того, как в компании принимается решение о переводе сотрудников на удаленный формат работы, кадровики набирают полные легкие воздуха и начинают работать-работать и еще раз работать. Чтобы отправить сотрудника на удаленку с соблюдением трудового законодательства, нужно оформить несколько документов. Но для начала нужно определиться, кого именно компания будет переводить на удаленную работу, составить поименный список таких сотрудников и начать готовить всю необходимую документацию.

При обычном переводе сотрудника на удаленку необходимо внести изменения в трудовой договор. Однако в условиях пандемии эта процедура – роскошь, так как она требует времени и больших трудозатрат. В текущей ситуации, как правило, работодатель получает согласие работника о переходе на удаленку, а затем заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Параллельно нужно подготовить приказ об удаленной работе по компании, в котором надо указать причины такого решения и сроки работы в удаленном формате. В текущей ситуации причина - чрезвычайные меры по противодействию коронавирусной инфекции, а в качестве конечного срока можно указать не конкретную дату, а использовать формулировку - до окончания действия чрезвычайных противоэпидемиологических мер на территории России или субъекта федерации.

Итак, с каждым работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционную работу. Данное соглашение является обязательным, подробности прописаны в главе ТК, в статье о регулировании труда дистанционных работников. Что нужно прописать в данном документе:

  • дата перевода на дистанционный формат работы,
  • рабочее место сотрудника с указанием адреса,
  • средства связи и способ обмена данными,
  • способы отчетности,
  • передаваемые для работы материальные ценности,
  • возмещение работодателем средств работника,
  • затраченных на мобильную связь и интернет;
  • требования по защите данных.

Допсоглашение может быть дополнено ЛНА (локальными нормативными актами), в которых работодатель может прописать правила дистанционной работы.

Утвержденный текст соглашения подписывается двумя сторонами. У каждой из сторон остается по одному экземпляру. После этого издается приказ о переводе сотрудника на удаленную работу. Приказ подготавливают в произвольной форме на бланке компании или с указанием ее основных реквизитов.

Какие новые документы потребуется оформить в условиях пандемии:

  • приказ о введении режима повышенной готовности,
  • приказ о переходе на дистанционный формат работы в связи с коронавирусом,
  • инструкция по профилактике коронавирусной инфекции,
  • согласия работника о переходе на удаленку,
  • допсоглашение к трудовому договору,
  • приказ о переводе на удаленную работу сотрудника,
  • локальный нормативные акты о неразглашении коммерческой информации и защите данных..

Локальные нормативные акты для защиты данных.

Защищенность информации – зона риска работы на удаленке, поэтому данной теме следует уделить особое внимание.

По информации газеты «Известия», уже на старте самоизоляции эксперты в вопросе безопасности данных зафиксировали четырехкратный рост числа фишинговых рассылок (мошеннические рассылки, предназначенные для «выуживания» личных данных – логинов, паролей и т.п.).

Эксперты заявили о возможном росте утечки данных минимум в 2 раза.

Поэтому при переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность данных. Соответствующие правки вносятся в локальные нормативные акты. Также для минимизации рисков эксперты советуют работодателям заранее проводить инструктаж сотрудников, установить на их компьютеры антивирусные программы и т.п. При организации работы с использованием удаленного доступа через электронные ключи-идентификаторы, правила работы с ними фиксируются на бумаге, с ними необходимо ознакомить всех сотрудников, и лучше - под подпись.

Также нужно позаботиться о сохранении коммерческой тайны. Для этого следует разработать локальный нормативный акт «О коммерческой тайне», если его еще нет в компании. В документе нужно описать, что входит в понятие коммерческой тайны, и какие последствия ждут работника при ее разглашении.

Особенности перевода на удаленку сотрудников кадровой службы

Для организации кадрового делопроизводства удаленно прежде всего кадровик должен быть обеспечен техникой, необходимым ПО и устойчивым интернет-соединением.

При переводе сотрудника по кадрам на дистанционную работу необходимо, чтобы была обеспечена безопасность персональных данных работников. Необходимо внести соответствующие правки в локальные нормативные акты.

Оформление приема сотрудников на работу, переводов, отпусков, больничных может вестись удаленно путем обмена электронными документами.

Важно: кадровик не может забирать трудовые книжки персонала домой.

Из-за необходимости вносить запись в трудовую книжку об увольнении сотрудника, оформить увольнение сотрудника «под ключ» дистанционно у кадровика не получится. Вариант решения этой задачи: заполнить и выдать трудовую руководителю компании или сотруднику, назначенному ответственным на время работы кадровика на удаленке.

Второй вариант – нарушить кадровику режим самоизоляции, вооружиться объяснительной и сделать это самостоятельно. При условии, если на это нет препятствующих факторов: если сотрудник кадровой службы не находится на карантине или если в конкретном регионе власти запретили перемещение внутри населенного пункта.

«Горячие» новости для кадровиков на самоизоляции.

  • Можно ли принять работника на работу в нерабочие дни?

Для заключения трудовых договоров в нерабочие дни, которые объявлены на период самоизоляции, никаких ограничений нет. Именно такое пояснение дали в Роструде. На нерабочий день может приходиться и дата начала работы. А вот как оформить такое трудоустройство? На это вопрос в Роструде не дали пока четкого ответа. Позиция первая: текущая ситуация не отменяет общих требований к порядку трудоустройства, установленного трудовым кодексом. Позиция вторая: в условиях пандемии возможно оформлять трудовые отношения путем обмена электронными образцами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.

  • Выдавать ли в нерабочие дни документы по требованию работника?

Работодатель в обычных условиях обязан по письменному заявлению работника не позднее чем через 3 рабочих дня выдать работнику трудовую книжку и другие кадровые документы. Но ведь формально с 30 марта рабочих дней нет. В Роструде пояснили, что обязанность по выдаче документов, связанных с работой, зависит от того, продолжает ли организация свою деятельность. Если организация продолжает работать, выдать работнику копии документов необходимо.

  • Сокращены сроки подачи сведений в ПФР о принятии на работу или увольнении.

Подписано Постановление Правительства № 590 о сокращении сроков подачи сведений в ПФР по принятым на работу и уволенным сотрудникам. Согласно новому порядку, сведения о приёме и увольнении сотрудников компании должны подавать в ПФР на следующий день после оформления. Действовать это изменение будет до 31 декабря 2020 года (по данным на конец апреля 2020 г.). Ранее такую информацию направляли в ПФР один раз в месяц.

Вести кадровый учет на удаленке проще со СБИС Управление персоналом. С ним вы сможете оформить прием на работу: не нужно вводить вручную данные паспорта или СНИЛС — сканируйте документы, и система автоматически заполнит сведения в карточке. Сервис поможет оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2. Если условия труда или оплаты работника поменялись, легко создать документ с новыми вводными. Оформляйте больничные, отпуска, командировки. В сервисе «автоматом» заполняется штатное расписание и формируются отчеты в военкомат.

Подробнее узнать о всех возможностях сервиса организации удаленной работы можно в разделе СБИС для удаленной работы. Подробнее о том, как с помощью СБИС наладить кадровое делопроизводство дистанционно, вам готовы рассказать и наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.