Как и когда проводить инвентаризацию склада

Складской рынок стал одним из самых заметных сегментов рынка коммерческой недвижимости. В 2021 году он пережил пик своего роста, от пандемии коронавируса только выиграл, став прочным тылом для электронной коммерции. На других рынках роль склада тоже растет, правильно организованная складская работа стала серьезным конкурентным преимуществом. Как часто и как именно проводить анализ склада, инвентаризировать его содержимое? В каких случаях инвентаризация является делом добровольным, а в каких – обязательным? Подробности в нашей статье.

Слово склад в 21 веке заиграло новыми красками. Появился новый формат торговли – «магазин-склад», привычное значение слова склад, как небольшого помещения для хранения, «выросло» до невообразимых площадей современных высокотехнологичных распределительных центров. В 2021 году был зафиксирован рекордный за два десятилетия рост объема инвестиционных сделок в сегменте складской недвижимости России, скачок был равен 60% по отношению к предыдущему году, в денежном выражении это составило более миллиарда долларов. По оценкам итогов 2022 года, в стране объем качественной профессиональной коммерческой недвижимости превысил 100 млн кв. м площадей, при этом качественной складской недвижимости - более 40 млн кв. м.

Главные цифры «большого» российского складского рынка.

42,2 млн кв. м. составил совокупный объем качественных складских площадей в России по результатам 2022 года.

55% (23,2 млн кв. м.) качественной складской недвижимости находится в Московском регионе,

11% (4,6 млн кв. м.) - качественной складской недвижимости находится в Санкт-Петербурге и Ленинградской области,

34% (14,4 млн кв. м.) – качественной складской недвижимости находится в остальных регионах России.

Хранящиеся на миллионах квадратных метров складских площадей материалы и товары требуют инвентаризации, то есть проверки наличия ТМЦ (товарно-материальных ценностей) посредством сравнения фактической ситуации на складских полках с данными бухгалтерского учета. Инвентаризации требуют как внутренние бизнес-процессы организации, так и государство, которое зафиксировало обязанность проводить инвентаризацию в ряде законах и нормативных актах.

Требование проводить инвентаризацию зафиксировано в документах:

• Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Положение о бухгалтерском учете и отчетности от 29.07.1998 г. №34н.
• Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств от 13.06.1995 г. №49.

Ведение и автоматизация складского учета, простая и быстрая инвентаризация, анализ склада в СБИС. Узнайте, как СБИС упростит управление вашим складом.

Бесплатная консультация

Когда коммерческое предприятие обязано проводить инвентаризацию

Инвентаризацию склада необходимо проводить как минимум один раз в год до составления годовой бухгалтерской отчетности. Если не провести анализ склада, компания не подтвердит остатки имущества. В этом случае предоставленная годовая бухотчетность может быть признана недостоверной, что, согласно ст. 15.11 КоАП, чревато для организации, директора или главного бухгалтера штрафами до 10 тыс. руб. Если допустить подобное повторно, для организации штраф увеличится в 3 раза, для должностных лиц – в 2 раза. Должностных лиц также могут дисквалифицировать на период до 2 лет.

В «Методических указаниях по инвентаризации имущества и обязательств» перечислены ситуации, когда инвентаризация является обязательной:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
• при смене материально ответственных лиц,
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей,
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций,
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Важно: если в 4 квартале проводилась инвентаризация по одной из вышеперечисленных причин, например, из-за смены материально-ответственного лица, то инвентаризацию склада перед составлением годовой отчетности проводить повторно не нужно.

Протестируйте СБИС Бухгалтерия и учет! Закажите бесплатный демо-доступ прямо сейчас

Заказать

Виды инвентаризации склада

Инвентаризация может быть сплошной, как, например, в рамках составления годовой отчетности, а может быть выборочной, к такой относится инвентаризация отдельного направления, например, инвентаризация склада или отдельной группы товаров на складе и т.п.

Также инвентаризация может быть не только обязательной, но и добровольной. вовремя выявлять неликвид, дефицит, найти несоответствия с документами поставщика, скорректировать закупки – такой анализ склада делается добровольно и позволяется повысить эффективность бизнеса.

Инвентаризация также может быть плановой и внеплановой, проводиться на основании документов либо подсчет ТМЦ может проходить «вручную».

Инвентаризации склада в СБИС

В СБИС инвентаризация является автоматизированной, быстрой, и при этом простой задачей. Сканирование остатков возможно с телефона, без специализированного оборудования. Благодаря автоматизации процесса инвентаризации удается избежать ошибок по вине человеческого фактора и ручного ввода информации. Сканирование остатков производится при помощи сканера, а при его отсутствии – камерой телефона. Данные автоматически передаются в систему, подвергаются анализу. СБИС выдает готовый отчет о расхождениях. При необходимости – система сделает необходимые проводки: списав недостачи или оприходовав излишек.

2 важных действия перед началом инвентаризации:

1. Необходимо провести в системе все документы прихода и расхода товаров до даты инвентаризации.
2. Необходимо закрыть кассовую смену и остановить движение товаров по инвентаризируемым группам товаров или по всему складу, в зависимости от вида инвентаризации. Движение товаров должно быть остановлено как физически на складе, так и документально. 

Автоматический складской учет в СБИС — это полный цикл управления торговлей и складом для общепита, розницы и производства. СБИС ведет учет остатков от поступления до реализации, формируя все складские документы и отчеты. Вы получаете точные данные о движении товаров и прибыли. Функционал доступен при подключении следующих тарифов:

• Все тарифы СБИС Бухгалтерия и учет
• Все тарифы сервиса СБИС Престо
• Любой тариф сервиса Торговля и производство
• Тариф «Оптимальный» или «Профи» СБИС Розница
• Тариф «Профи» сервиса СБИС для салонов услуг
• Тариф «Заявки, наряды, касса и склад» сервиса Мобильные сотрудники
• Саби Бухта

Далее разберем пошагово инвентаризацию в СБИС на примере отдельных решений.

Саби Бухта

⇓ В разделе «Бизнес/Склад» перейдите на вкладку «Документы», нажмите и выберите «Инвентаризация».

⇓ Укажите дату и время проведения инвентаризации. Например, если вы начали проводить инвентаризацию 01.08.2023 в 08:00, то в документе «Инвентаризация» укажите дату 01.08.2023, время 08:00. При выборе «на утро» будет установлено условное время 00:01, «на вечер» — 23:59.

⇓ Выберите по какому именно критерию будет проводиться инвентаризация:

• по количеству - анализируется только количество ТМЦ,
• по количеству и сумме - анализируется количество и себестоимость ТМЦ.

⇓ Далее нажмите «Заполнить». Сервис добавит в документ все наименования указанного склада и раздела, если по ним были движения за последние полгода. Важно, в отчет нельзя добавить номенклатуру с видом «без учета», например, работы.

Как оценить необходимость заказа продуктов в решении СБИС Престо.

Система автоматически сигнализирует о снижении остатков важных компонентов, необходимых для работы кухни.

⇓ Укажите раздел каталога, склады и период.

⇓ Чтобы в отчете увидеть стабильность спроса, выберите детализацию «номенклатура», «по дням».

⇓ Чтобы сформировать документ, воспользуйтесь корзиной.

Система сама проанализирует текущие запасы.

Учет материалов в решении СБИС Салоны красоты и услуг

Все препараты, используемые в работе, вносятся в систему и подсчитываются автоматически – это позволяет существенно сократить издержки.

Такой подход позволяет, как доказано на практике, уже в первые месяцы после установки решения снизить расход материалов.

В сервисе СБИС Розница управление складом осуществляется за счет отображения актуальных остатков товаров в каждой торговой точке, которые сопоставляются с прогнозом продаж. Благодаря этому СБИС порекомендует, сколько и каких товаров необходимо закупить, чтобы поддержать спрос. Предусмотрены уведомления на случай серьезного снижения запасов «ходовых» товаров.

СБИС Бухгалтерия и учет ведет складской учет с момента поступления товара до момента продажи конечного продукта. Система адаптирована под оптовую и розничную торговлю, общепит, производственную сферу. Использование сканера или смартфона облегчает инвентаризацию и исключает ошибки.

О том, как автоматизировать свою работу при помощи различных сервисов СБИС и как подключиться к СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.