Отправим материал Вам на почту

Поможем выбрать нужную программу по выгодной цене

Бесплатная консультация

Сотрудники - это главная ценность и основной ресурс любой организации. Ведение кадрового учета – комплекс мероприятий, направленных на регламентирование трудовых отношений сотрудников и работодателя. Необходимо понимать, на сколько важно выстроить систему управления и кадрового учета в компании, поскольку эффективность использования персонала, а также правильное ведение учета – залог успешного функционирования любого предприятия.

Кадровый учет ведут на основе внутренних нормативных актов организации и первичных кадровых документов. В основе работы по кадровому учету стоит документальное оформление состояние сотрудников в компании: прием на работу, перевод, увольнение из организации, учет рабочего времени на основе табеля, ведение личных карточек, оформление больничных листов, отпусков, фиксирование командировок. Все операции регламентируются Трудовым Кодексом РФ и рядом нормативных актов (например, закон о персональных данных, закон о пенсионном страховании, инструкции Минтруда и пр.).

Ведением кадрового учета может заниматься как один сотрудник, так и целый отдел: все зависит от размеров организации. Решение об объеме специалистов, занимающихся кадрами, принимается руководителем предприятия, который несет ответственность за надлежащее ведение учета по персоналу.

Порядок ведения кадрового учета фиксируется в регламенте кадрового делопроизводства.

С чего начинается кадровый учет в новой организации?

Организацией кадрового учета состоит из нескольких шагов. Краткая инструкция по организации кадрового учета на предприятии:

  1. Организация кадрового делопроизводства. На настоящий момент нет утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству: каждая организация действует по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в законах и инструкциях.

  2. Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации необходимо оформить трудовые договора с директором, а также издать указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. Последующие шаги – это составление перечня кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и утверждение их форм у директора.

  3. Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготовка формы трудового договора - ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работниками и при спорных ситуациях участвует в судебных разборках. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора. Также необходимо разработать проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и пр.

  4. Назначение ответственных по кадрам лиц. В рамках этого шага нужно назначить специалиста, ведущего учет и хранение трудовых книжек сотрудников, ответственного специалиста организации, отвечающего за организацию обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и ответственного за решение задач гражданской обороны. Также назначается ответственный за охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам, ведение табеля учета рабочего времени. Это может быть как один специалист, так и группа.

  5. Принятие сотрудников на работу. На каждого специалиста создается пакет документов при поступлении. Как правило, это приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, трудовая книжка (оформляется новая или ведется старая), персональная карточка, согласие на обработку персональных данных и пр.

В СБИС есть все для кадрового документооборота: вы легко примите сотрудника на работу, оформите отпуск или перевод, создадите штатное расписание, рассчитаете текучесть кадров и пр.

Заказать консультацию

Документы кадрового учета

В состав кадрового делопроизводства входят как обязательные документы, так и необязательная документация. Перечень обязательных определяется ТК РФ; необязательные документы регламентируются внутренними нормативными актами.

В состав обязательной документации по сотруднику входят:

  • приказ о приеме на работу по формеТ-1

  • трудовой договор по формеТД-1

  • трудовая книжка в бумажном или электронном формате (на выбор работника)

  • табель учета рабочего времени в бумажной форме Т-12, в электронной форме Т-13

  • личная карточка сотрудника по формеТ-2

  • штатное расписание по форме Т-3

  • перемещение работника у работодателя по форме Т-5 (документ о переводе)

  • приказ (распоряжение) об оформлении отпуска по форме Т-6

  • график отпусков по формеТ-7

  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником по форме Т-8 (приказ об увольнении).

Штрафы за ошибки кадрового учета

Ошибки кадрового учета приводят, порой, к печальным последствиям. Неправильное принятие сотрудника на работу и ошибки в трудовом договоре будут обходиться работодателю в немалую сумму штрафа: от 10 тыс. рублей для должностного лица, и от 50 тыс. рублей штрафа для организации. Также наказываются ошибки при оформлении приказов о приеме на работу, при заполнении трудовой книжки, при составлении штатного расписания, отсутствие графиков отпусков и пр.

Некоторые документы из кадрового учета относятся также и к первичным учетным документам бухгалтерии. Поэтому нарушения в ведении этих документов будет уже в компетенции налоговых органов.

Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?

Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.

Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.

СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.

Если вы относитесь к предприятиям из реестра МСП, успейте подключиться со скидкой 50%. Узнайте подробно об условиях получения скидки.

Получить скидку!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.