Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Подготовьтесь к эффективной работе и оптимизации бизнес-процессов с помощью электронного документооборота. Узнайте, как правильно настроить систему ЭДО для вашей организации, чтобы обмениваться документами с контрагентами, упростить внутренний документооборот и сократить временные затраты на бумажные процессы. Мы расскажем о ключевых шагах, необходимых для успешной настройки системы, а также о лучших практиках и советах по эффективному использованию ЭДО.

Не упустите возможность выгодно настроить документооборот и повысить эффективность работы своей компании.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот представляет собой цифровой инструмент, который обеспечивает быстрый и удобный обмен информацией внутри компании, а также с клиентами, поставщиками, контролирующими органами и физическими лицами. В рамках ЭДО документы создаются и хранятся в электронном формате. Благодаря использованию электронной цифровой подписи эти документы обладают юридической силой и не уступают по значимости своим бумажным аналогам, одновременно экономя время и ресурсы предприятия.

Многие организации используют систему электронного документооборота ЭДО СБИС от компании «Тензор». Эта система позволяет настроить документооборот в короткие сроки: вы получаетесоздавать и передавать документы по зашифрованным каналам связи, осуществлять их согласование, а также применять электронные подписи и архивировать документы. СБИС также предлагает возможность интеграции с различными учетными системами, включая 1С, SAP или Docsvision.

Воспользуйтесь всеми основными функциями системы электронного документооборота СБИС, чтобы обмениваться документами внутри сети и в роуминге:

  • Создавайте и отправляйте юридически значимые документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.
  • Обеспечивайте безопасный обмен документами, исключая возможность их перехвата или подмены.
  • Автоматически проверяйте формат счетов-фактур, актов и накладных.
  • Осуществляйте согласование документов внутри вашей организации.
  • Распределяйте входящие документы, позволяя их сортировку и отправку определенным сотрудникам. Каждый сотрудник и подразделение могут иметь индивидуальные настройки доступа, чтобы видеть и получать только необходимую информацию.
  • Подключайте любое количество сотрудников к системе.
  • Храните документы без ограничений по объему. Файлы находятся на нескольких серверах на территории РФ.
  • Передавайте электронные документы контролирующим органам по требованию.
  • Фиксируйте каждый этап передачи в протоколе, отмечая, когда и кем был отправлен, получен, согласован и подписан каждый документ.
  • Пользуйтесь круглосуточной технической поддержкой в любое время.

Настроить СБИС ЭДО просто. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся и подберем выгодный тариф.

Оставить заявку

Как настроить электронный документооборот через СБИС с контрагентами

Оптимизируйте процессы закупок и управляйте деловой информацией, обмениваясь документами эффективно с клиентами и поставщиками.

Переход на электронный документооборот с контрагентами через СБИС онлайн позволяет настроить и контролировать работу с партнерами и связанные с ними процессы.

Через ЭДО СБИС вы сможете быстро принимать товары, подписывать документы, исправлять ошибки, а также заказывать из учетной системы и контролировать закупки. Преимущества системы включают:

  • Согласование цен и договоров: вы можете обсуждать цены и вносить изменения в чате документа в СБИС, закрепляя условия сделки электронной подписью
  • Накладные, счета-фактуры, акты, УПД: вы можете подписывать весь пакет закрывающих документов в один клик. Если возникают расхождения, вы можете отправить файл контрагенту и внести необходимые исправления
  • Электронные транспортные накладные: вы можете упростить оформление грузов и наладить документооборот между отправителем, получателем и транспортной компанией
  • Сверка взаиморасчетов: вы можете быстро и точно сравнивать расчеты с любым количеством контрагентов, так как СБИС автоматически разошлет акты сверки

С помощью электронного документооборота через СБИС вы сможете эффективно взаимодействовать с контрагентами, упростить процессы и повысить контроль.

Внутренний ЭДО при помощи СБИС

Оптимизируйте внутренний документооборот и автоматизируйте локальные бизнес-процессы с помощью СБИС ЭДО:

  • Создавайте и согласовывайте письма, поручения, приказы, договоры и заявки онлайн
  • Упрощайте коммуникацию между сотрудниками, работающими удаленно или в различных филиалах и подразделениях
  • Управляйте задачами без излишней бюрократии
  • Настраивайте маршруты документов, определяйте этапы внутреннего документооборота, связывайте их переходами и назначайте исполнителей. Все это возможно без необходимости программирования, благодаря предустановленным типовым процессам

С использованием СБИС ЭДО вы сможете существенно улучшить эффективность и прозрачность внутреннего документооборота, упростить взаимодействие сотрудников и настроить эффективное управление задачами внутри компании.

Кадровый ЭДО со СБИС

Настроить учет кадровых документов и привести их в полный порядок можно также с помощью электронного кадрового документооборота СБИС. Оцифруйте все необходимые документы, начиная от приказов о приеме на работу и заканчивая бегунками при увольнении, включая как штатных сотрудников, так и самозанятых, работающих в офисе, в командировках или на удаленке.

Электронный кадровый документооборот обеспечивает безопасность вашей информации, предлагает готовые решения для интеграции с 1С и SAP, а также API для других вариантов интеграции. Вам доступны готовые шаблоны документов, упрощающие процесс создания и управления кадровыми документами.

Протестируйте Кадровый документооборот СБИС в течение 14 дней. Оставьте заявку и получите бесплатный демо доступ.

Заказать доступ

Архивный ЭДО СБИС

Электронный архив — это не просто сборник файлов, это система хранения архивных электронных документов. С помощью СБИС Архив вы можете хранить документы, отправленные из личного кабинета, в офлайн-режиме на компьютере. Приложение работает даже без интернет-соединения, и ваши документы всегда доступны. Вы можете сохранять их в форматах *.xml и *.pdf и просматривать их как в интерфейсе СБИС, так и в папке на вашем компьютере. Это упрощает работу с документами, увеличивает производительность, сокращает сроки поиска документов и позволяет передать оригиналы документов на внеофисное хранение.

Использование электронного архива поможет сэкономить место в облачном хранилище СБИС Диск. Когда вы подключаетесь к интернету, информация автоматически синхронизируется с online.sbis.ru, и новые документы появляются в вашем архиве.

Плюсы использования электронного архива:

  • Высокий уровень безопасности
  • Быстрый поиск по документам
  • Контроль за движениями документов и их использованием сотрудниками.
  • Автоматизация процессов
  • Интеграция с различными сервисами
  • Простое и эффективное использование

Требуется помощь? Задайте безлимитное количество вопросов на консультации!

Заказать консультацию

Как пригласить контрагента к ЭДО и настроить документооборот в СБИС

Пригласите контрагента обмениваться электронными документами. Для этого из карточки компании нажмите image001.png

image002.png

Далее кликните «Пригласить в СБИС». После проверьте организацию отправителя, введите email контрагента и отправьте приглашение.

image004.png

Вы также можете отправить приглашение к ЭДО из документа.

После создания и заполнения документа в СБИС выберите «Saby» СБИС. Система сама предложить отправить документы и приглашение по e-mail.

image006.png

Ваш контрагент получит на e-mail письмо со ссылкой на скачивание документов и приглашением присоединиться к СБИС. Когда он примет или отклонит приглашение, СБИС пришлет вам оповещение.

Настройка документооборота: подключаем роуминг в СБИС

Чтобы вести обмен электронными документами с другими операторами ЭДО потребуется настроить роуминг. Для этого отправьте приглашение к ЭДО вашему контрагенту. Вы также можете принять приглашение от контрагента.

Нажмите «Настроить роуминг» и укажите адресата электронного документооборота.

image008.png

Как только получатель примет приглашение, СБИС отправит вам уведомление в личный кабинет. Вы сможете обмениваться электронными документами с любыми контрагентами.

image010.png

Вы также можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг.

Чтобы выбрать приглашения, зайдите в историю изменений и найдите приглашение на обмен документами.

image012.png

Настраиваем документооборот: как работать с входящими документами

Все входящие документы от контрагентов поступают в раздел «Документы/Входящие». Оповещения о них вы увидите в СБИС Плагине и в центре уведомлений.  Для того, чтобы подписать документы, вам нужно вставить носитель с электронной подписью в компьютер.

image014.png

Вам нужно проверить каждое вложение на вкладке «Документы». Подписанные документы будут отмечены знаком электронной подписи.

image016.png

Далее вам нужно утвердить документ.

Кликните «Утвердить», если нет замечаний ни к одному вложению.

image018.png

Кликните «Отклонить», если не готовы утвердить ни один документ из комплекта

image020.png

Если хотите утвердить некоторые вложения, отметьте их и выберите «Утвердить»

image022.png

Если нужно отклонить некоторые вложения, то вам потребуется отметить их, в поле «Комментарий» ввести причину отклонения или выбрать из ранее написанных комментариев и кликнуть «Отклонить».

image024.png

Настройка документооборота: как создать и отправить электронный документ

В разделе «Документы/Исходящие» нажмите «+» и выберите необходимую операцию.

image026.png

Проверьте данные, укажите дополнительные сведения, добавьте товары или услуги.

image028.png

Далее перейдите на вкладку «Документы» и прикрепите файл или скан бумажного документа через опцию «Добавить». Общий объем файлов к прикреплению не должен превышать 100 Мб, однако количество не ограничено.

image030.png

Через кнопку image032.png выберите способ отправки. Вы можете отправить документ через СБИС или по e-mail.

image033.png

Если вы желаете с легкостью:

  • ориентироваться в потоке документов вашей компании,
  • визуально наблюдать за процессами согласования договоров и смет,
  • быть в курсе этапов подписания документов,
  • а также удобно и быстро отвечать на запросы налоговой,

то пришло время перейти на электронный документооборот. Простоту использования и легкость внедрения обеспечат СБИС и наши специалисты. Мы подберем для вас выгодные решения, подключим СБИС, настроим документооборот, обучим персонал, окажем техническое сопровождение. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

2 мин

Изменение в работе ломбардов в 2024 году

С начала 2024 года ломбарды получили новые правила работы с ЛК ГИИС ДМДК, потребкредитами, а также в сферах ЕПС и ОСБУ. Рассказываем подробно.

2 мин

День без бумаги!

Осенью по традиции во всем мире проводят день без бумаги – присоединяйтесь и вы!

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.