Как настроить облачную телефонию

По данным Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, в 2020 году Россия должна перешагнуть планку в 100 миллионов интернет-пользователей. Интернет-технологии прочно вошли в нашу жизнь и задают ей новые качественные требования, в частности, скорость и сервис. Именно на эти ценности ориентируется такая услуга как облачная телефония. В чем ее преимущества перед аналоговой связью? На сколько облачная АТС позволяет компании сократить расходы на связь, как влияет на лояльность клиентов и рост продаж? Как настроить облачную АТС? Подробности в нашей статье.

По оценке Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, Россия входит в топ-10 государств по услугам в интернете.

126,8 млрд. руб. – экспертная оценка емкости сегмента коммуникации и связь на рынке интернет-услуг РФ в 2019 году.

Стабильный рост в этом сегменте показывает интернет-телефония, которая дает возможность компаниям решать сразу две задачи: не только оказывать услуги умной телефонии, но и получать бизнес-аналитику. Кроме того, это решение быстро подстраивается под изменения и легко масштабируется без серьезных вложений. В итоге облачная АТС позволяет компаниям довольно бюджетно и эффективно наращивать свой цифровой интеллект. Подтверждение тому – значительный рост этого рынка: объем сегмента облачных (еще их называют виртуальными) АТС растет ежегодно, демонстрируя годовой прирост в среднем на 25-30%.

Число компаний, использующих облачные АТС

2013 г. – 79 тыс.

2016 г. – 150 тыс.

Что такое облачная телефония

Виртуальной или облачной АТС принято называть услугу телефонии для компаний, которая заменяет офисную мини-АТС. Компания получает телефонную станцию, размещенную в «облаке». Это решение помогает создать корпоративную телефонную сеть или даже целый колл центр посредством интернет-телефонии.

Никакого железа и никаких проводов. Виртуальная АТС не требует покупки специального дорогостоящего оборудования и сложного технического оснащения. Для создания облачной АТС достаточно иметь стабильное интернет-подключение и установить ПО (программное обеспечение), открывающее доступ ко всем функциям АТС, находящейся у оператора в «облаке».

Все входящие вызовы поступают на единый номер, который зарегистрирован на сервере, а уже оттуда мгновенно распределяются на клиентские устройства, по сценарию, заданному администратором. Все данные передаются через SIP-телефонию, а точнее – через sip-протокол, который преобразует сигналы, сжимает их и отправляет получателю, а на выходе декодирует сигнал.

Сип-телефония используется не только для передачи голосового траффика, но и видеофайлов, текстовых сообщений и изображений, то есть дает возможность общаться не только с помощью голоса, но и обмениваться другими форматами данных.

Облачная АТС позволяет рассредоточить офис (сотрудники могут находиться в разных зданиях, разных филиалах в одном городе, разных городах, вплоть до того, что сотрудники могут быть рассредоточены по всему миру), облачная АТС не требует привязки к физическому адресу. Кроме того, такое решение позволяет очень быстро обеспечить компанию телефонной связью.

Сравнительные характеристики аналоговой и облачной телефонии.

• Аналоговая АТС: подключается примерно 5-7 дней, имеет многоканальные номера, но при подключении новых сотрудников требует дополнительных линий, запись разговоров возможна только у самых современных решений, имеет автоответчик, настраивается высококвалифицированным специалистом. На этом возможности аналога заканчиваются…
• Облачная АТС: настраивается в течение дня, имеет многоканальные номера, к номеру может быть привязано любое число сотрудников, имеет автоответчик, переадресацию, позволяет записывать разговоры, выдает статистику, имеет оповещение о пропущенных звонках, интегрируется с сайтом компании и ее CRM, дает возможность без привлечения специалиста изменить настройки переадресации под изменившиеся задачи, настроить облачную АТС может айтишник компании.

Что дает клиенту облачная АТС

Топ-5 выгод от виртуальной телефонии:

1. Снижение расходов на связь (до 50%).
2. Увеличение продаж (до 30-40%) за счет многоканальности системы, возможности включаться в разговор руководителю, а также оперативно осуществлять «работу над ошибками» на основе аналитики. Также росту способствует и увеличение лояльности клиентов за счет роста качества сервиса.
3. Рост управляемости за счет контроля над работой офисных и удаленных сотрудников.
4. Сохранение телефонного номера при переезде - смене адреса компании.
5. Расширение базы клиентов и получение новых данных о них.

Подробнее о главных преимуществах облачной телефонии

• Принципиально новый уровень возможностей.

Функциональные возможности облачной АТС, как теперь принято говорить, - «это космос». Через личный кабинет можно подключать множество различных инструментов, нужно лишь выбрать те, которые соответствуют задачам.

Виртуальная АТС позволяет использовать следующие возможности: бесплатные звонки внутри компании, входящие вызовы на единый номер компании, голосовое меню, автоматический обзвон, обратный звонок, очередь звонков, запись и хранение разговоров; конференции в аудио и видеоформатах, интеграция с сайтом, бизнес-приложениями и CMR-системами и др. Облачная АТС позволяет настроить сценарии переадресации звонков, установить часы приема звонков, ночной автоответчик, статистику и архивацию пропущенных звонков, короткие внутренние номера сотрудников, маршрутизацию по отделам. Облачная АТС дает возможность расширять число каналов на один номер, позволяя создать полноценный колл центр.

• Экономичность.

Внедрение облачных технологий позволит существенно сэкономить. Экономия идет сразу по трем направлениям: на оборудовании, на установке-обслуживании и на тарифах. При подключении виртуальной АТС не требуется покупка дорогостоящего оборудования, прокладка кабелей. Решение позволяет не тратиться на подключение, настройку и дальнейшее техническое обслуживание телефонной станции за счет того, что подключить АТС может сотрудник компании, мало-мальски разбирающийся в новых технологиях. Также облачная телефония имеет невысокие тарифы, так как передача сигналов идет через доступный по стоимости интернет-траффик.

Облачная телефония использует не только недорогой интернет, но еще и расходование интернет-трафика идет экномично. SIP-протокол сжимает данные, очищает их от помех, что, кстати, еще и положительно влияет на качество связи.

• Совместимость с другими системами.

Облачная телефония может взаимодействовать с большим количеством программ. Ее можно интегрировать с сайтом компании: звонок с определенного раздела сайта может поступить в отвечающий за это направление отдел компании – за счет правильно настроенной маршрутизации.

Облачная АТС может быть интегрирована с CRM и ERP системами, что резко повышает результативность работы менеджеров по продажам. Виртуальную АТС можно интегрировать с различными учетными программами, электронными сервисами. Кроме того, ее можно совместить с мессенджерами.

• Простота и быстрота.

Подключиться к виртуальной АТС очень просто, решение имеет понятный и интуитивный интерфейс, его внедрение не требует специальных знаний, нужно лишь следовать простым и понятным инструкциям при его настройке. На установку не потребуется много времени.

Как настроить облачную АТС?

• Добавляем сотрудников, присваиваем каждому логин, пароль и указываем права доступа к различным функциям облачной АТС.
• Создаем короткие внутренние номера.
• Создаем цепочку маршрутизации звонков: в какой последовательности звонки будут распределяться между отделами, филиалами, сотрудниками, как звонки будут переключаться между отделами.
• Настраиваем входящие звонки исходя из графика работы компании и т.п.
• Подключаем необходимый дополнительный функционал.

Какие бы изменения не случились в компании – структурные, кадровые и другие – облачная телефония позволяет быстро подстроить систему под эти изменения. Количество каналов, техники для приема звонков и сотрудников, их принимающих, можно увеличивать под задачи компании.

Облачная телефония может поддерживать работу с разными видами устройств, включая стационарные SIP-телефоны и софтфоны - приложения для работы с облачной телефонией.

В ситуации перехода на удаленку, облачная АТС становится топовым инструментом. Она связывает цепочку «компания-сотрудник-клиент». Сервис позволяет не растерять клиентов, а также оказывать услуги на должном качественном уровне. Подробнее о всех инструментах работы в новых условиях можно узнать в разделе СБИС для удаленной работы.

Подробнее о том, как обеспечить эффективную телефонию в компании с помощью СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.