Как подписать документ электронной подписью

Вопрос актуальный для тех, кто только начинает использовать электронный документооборот и ЭЦП у себя в организации. Рассказываем подробно, какие особенности подписи электронных документов существуют, что нужно иметь для юридически значимого электронного документооборота и как подписывать документы квалифицированной электронной подписью.

На старте бизнеса или на стадии внедрения ЭДО в организации потребуется: система электронного документооборота, сертификат электронной подписи на защищенном носителе , специальная программа криптозащиты.

Чтобы подписать электронный документ подписью потребуется:

• Финальная версия документа. Документ может быть создан в разном формате. Важно то, что после подписания в него уже не требуется вносить какие-либо правки.
• Средства электронной подписи. Для работы с сертификатами ЭЦП на компьютер пользователя должен быть установлен пакет программ, позволяющий подписывать документы ЭЦП. Вы можете самостоятельно настроить рабочее место под работу с электронными документами и подписями, а можете обратиться к нашим специалистам, которые настроят ваши рабочие места в кратчайшие сроки.
• Действующая электронная подпись на защищенном носителе. Для подписи электронных документов и придания им юридически значимого статуса подходит сертификат квалифицированной электронной подписи. Это единственный вид, который согласно российскому законодательству придает документу юридическую значимость.

Как подписать документ формата Word и Excel электронной подписью

Форматы Word и Excel чаще всего используются для подачи документов в высшие учебные заведения, для заключения хозяйственных договоров, для подачи исков в суд и пр. Стандартный пакет программ Microsoft Office не позволяет использовать ЭЦП для создания юридически значимого электронного документа. Поэтому в таких случаях используется специальный программный модуль - КриптоПро Office Signature.

Подписать с помощью этого программного модуля документ просто:

• Выберете в главном меню пункт «Сервис», зайдите в «Параметры».
• Далее вам необходимо выбрать подпункт «Безопасность» и выбрать «Цифровые подписи».
• В выпадающем окне вам потребуется выбрать необходимый сертификат электронной подписи, которая установлена на компьютере.
• Далее вы нажимаете «Подписать» и вводите пароль ключевого контейнера.

Обратите внимание, что если создать подпись в одной версии программы Word или Excel, а проверять ее в другой, то результат проверки может быть некорректным.

Как подписать документ в формате PDF электронной подписью

Для подписания электронной подписью документов в программах Adobe Reader, Adobe Acrobat или Adobe LiveCycle ES существует специальный модуль КриптоПро PDF.

Для работы с электронной подписью потребуется установка и настройка КриптоПро PDF под Adobe Reader или Adobe Acrobat.

Чтобы поставить электронную подпись в документе формата PDF зайдите в меню «Работа с сертификатом» и далее перейдите во вкладку «Подписание». Далее вам потребуется выбрать нужный сертификат подписи и место в документе, где ставить подпись. По завершению подписания квалифицированной ЭЦП документ будет иметь статус юридически значимого.

Подписать документ электронной подписью в СБИС

Документы, отправляемые вашим контрагентам в СБИС, автоматически будут подписываться электронной подписью. Сторонние файлы также можно подписать:

1. В разделе «Документы» в вкладке «Мой диск» выберите вкладку «Подписать». Вы можете выбрать как квалифицированный сертификат электронной подписи, так и простой ЭП.



2. Подтвердите подписание. Обратите внимание, что один документ могут подписать сразу несколько сотрудников.

СБИС Электронный документооборот автоматизирует обмен документами в вашей организации и упросит подписание их электронной подписью. А наши специалисты подберут для вас выгодные тарифы, помогут с установкой и настройкой ЭДО, ответят на все возникающие технические вопросы.

Проверьте, готовы ли вы к переходу на электронный документооборот прямо сейчас?

Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время!