Отправим материал Вам на почту

Как управлять остатками в ЕГАИС?

Протестируйте СБИС для розницы и общепита 14 дней бесплатно!

Хочу попробовать

Изначально ФС РАР планировала ввести новый способ учета остатков алкогольной продукции в магазинах и в общепите с июля 2018 года. Однако, впоследствии в связи с не полной готовностью рынка этот дедлайн решено было перенести на 1 октября 2018 года (289-ФЗ). О том, как правильно вести учет остатков в ЕГАИС 3.0, подробно рассказывается в выпущенных по этому поводу методических рекомендациях Росалкогольрегулирования.

Российское законодательство не стоит на месте, поэтому и участникам алкогольного рынка, и разработчикам аппаратного и программного обеспечения для торговли приходится постоянно дорабатывать текущие решения для соответствия нормам.

Как учет остатков в ЕГАИС производился раньше?

Ранее процесс товарооборота алкогольной продукции выглядел следующим образом:

  1. Сначала магазины принимали продукцию и передавали накладную в ЕГАИС;
  2. Как только ЕГАИС подтверждала позицию, продукция появлялась на балансе магазина и могла быть реализована. Также в этот момент осуществлялась привязка товарной единицу к справке 1 и 2. В первой содержатся сведения о том, кто является производителем продукции, как называется номенклатуры и какое количество данного товара поступило на баланс магазина. Во втором регистре фиксируются сведения о перемещениях номенклатуры.

Как сейчас?

С 2018 года ФС РАР ввела новое требование – обязательно описывать каждую товарную позицию в справке 3. Она должна содержать название марки. Важно, что нововведение коснулось не только магазинов, торгующих алкоголем, но и предприятий общественного питания, которые предлагают своим клиентам алкогольные напитки высокой крепости. Другими словами, обязательным стало указание акцизных марок списываемой продукции.

Обновление требований и появление ЕГАИС 3.0 имеет те же цели, которые законодатели ставили перед собой, запуская первую версию государственной системы – повышение точности отслеживания перемещений каждой единицы алкоголесодержащей продукции, начиная с ее выпуска с конвейера производителя, заканчивая реализацией конечному потребителю или списания.

Каждая бутылка должна быть оснащена уникальным цифровым идентификатором, который можно выявить:

  • Сосканировав штрих-коды с акцизных марок, если речь идет об импортной продукции;
  • Сосканировав штрих-коды с федеральных специальных марок, если речь идет о продукции отечественного производства.

Кроме того, данные цифрового идентификатора должны указываться во всех электронных документах, направляемых в единую государственную систему. Это предоставляет возможность отслеживания пути каждой бутылки и определения ее местонахождения.

Регистрационная форма учета 3

В новой версии ЕГАИС появился третий регистр, который:

  • С одной стороны, является уточняющим к сведениям, которые содержатся в справке 1;
  • С другой стороны, является неотъемлемой частью справки 2, так как технически они неразделимы.

Каковы особенности учета крепкого алкоголя и пива?

Нововведения в законодательстве обязывают:

  • Вести учет пива и других слабоалкогольных напитков в одном из регистров (№1 или №2) или в обоих. Собственно, величина остатка на каждом из них характеризует, сколько алкогольной продукции в данной торговой точке или на конкретном предприятии общепита. Информацию об остатках пива можно направлять в ЕГАИС только по регистрам 1-2;
  • Маркировать крепкий алкоголь и отражать данные в первом и третьем регистре и отслеживать, чтобы количество товара на них было одинаковым. Если возникнут расхождения в остатках – необходимо незамедлительно выявить и устранить причину. Иначе предпринимателю грозит блокировка всей партии алкогольной продукции.

Когда можно не вести помарочный учет крепкого алкоголя?

Многие предприниматели задаются вопросом, как быть с алкогольной продукцией, которая была выпущена ранее и не обозначена цифровым идентификатором. Согласно регламенты в этой ситуации можно продолжать учитывать эту номенклатуру на «старых» регистрах – 1 и 2. Как ожидают законодатели, пройдет время, и продукция без ЦИ выйдет из оборота и исчезнет с прилавков магазинов и ассортимента общепита.

Что делать, если возникнут расхождения в электронном и бумажном документе?

Случается, что сведения, которые содержатся в бумажной версии товарно-транспортной накладной расходятся с данными, содержащимися в системе. Чаще всего эти расхождения касаются количества товаров по той или иной номенклатуре. Если число бутылок в партии будет совпадать, то ФС РАР не сочтет это за ошибку – именно такой ответ дало ведомство на соответствующий запрос. Главное при этом сообщить персоналу, который будет оприходовать партию о том, что это имеет место быть, чтобы избежать ошибок в процедуре.

И все же несмотря даже на тщательный учет никакая компания не застрахована от возникновения ошибок. Если вы столкнулись с расхождениями между фактическим количеством товаров в магазине и числом в системе, то это поправимо. Например, это может произойти в результате сбоев интернет-соединения. Представьте: кассир проводит продажу, в этот момент по какой-то внешней непредвиденной причине пропадает связь, в результате чего данные о реализации не отправляются в ЕГАИС. В такой ситуации остатки в ЕГАИС и на полках в магазине необходимо выравнивать. Сделать это просто:

  • Посредством акта списания, когда в системе числится больше номенклатур, чем по факту;
  • Посредством акта постановки на баланс, когда в системе числится меньше номенклатур, чем по факту.

Как оптимизировать в рознице корректировку остатков в ЕГАИС?

В целом следует отметить, что сама по себе процедура корректировки остатков в ЕГАИС является непростой и требует немало времени. Вы можете проводить такие операции вручную или используя специализированное программное обеспечение.

Вручную процесс корректировки остатков в ЕГАИС будет выглядеть следующим образом:

  1. Сначала проведите инвентаризацию всего магазина;
  2. Запросите в системе остатки по складу и торговому залу;
  3. Определите, в чем именно заключается расхождение – где больше номенклатуры: на складе или в магазине?
    • Если товаров больше в магазине, то спишите их, заполнив формы актов списания;
    • Если товаров больше в системе, тогда поставьте их на баланс, заполнив формы актов постановки на баланс.

Группа 1.png


Трудоемким здесь является не только инвентаризация, которая отнимает немало времени, но и составление актов. На них вы потратите много времени, к тому же не исключены риски ошибок по вине человеческого фактора. Именно по этой причине эксперты рекомендуют использовать специализированное программное обеспечение.

Как списать остатки в ЕГАИС в рознице через ПО?

Рекомендуем воспользоваться сервисом СБИС ЕГАИС, который обладает всем необходимым функционалом для работы с Единой Государственной Автоматизированной Информационной Системой.

Помимо минимальных возможностей, касающихся приемки и возврата ТТН, списания и перемещения номенклатур и получения информации об остатках, СБИБ позволяет формировать также и дополнительные документы, например, автоматические проводки для списания или, наоборот, постановки на баланс номенклатурных позиций.

Работа с остатками в ЕГАИС в системе СБИС

Чтобы осуществить списание остатков, которые не совпадают по факту и в ЕГАИС, необходимо:

  • Перейдите в раздел «Учет/ЕГАИС»:
  • Проверьте, сколько номенклатурных позиций числится в магазине и на складе, а сколько – в системе ЕГАИС;
  • Если оно разнится, то программа сама автоматически устранит отклонения, составив все необходимые формы.


Группа 2.png


Кроме того, в СБИС можно в любой момент проверить остатки по конкретным партиям товаров. Для этого просто выберите конкретный товар и откройте отчет по остаткам по партиям.

Для простоты работы в интерфейсе реализована возможность цветовой индикации. Например:

  • Если число марок = числу бутылок, то оно подсветится зеленым цветом;
  • Если число марок < числа бутылок, то оно подсветится желтым цветом;
  • Если число марок > числа бутылок, то оно подсветится красным цветом.

Как отмечают пользователи, цветовая индикация облегчает работу с системой и позволяет быстрее находить все несоответствия.

Чтобы сравнять остатки алкоголя на складе и в ЕГАИС по конкретной партии, просто выберите поступление, которое вас интересует, а затем отметьте нужный документ – по излишкам или недостаче. Чтобы отразить изменения в ЕГАИС, просто нажмите на кнопку «Оформить», а также на кнопку создания акта постановки на баланс.

Если вы хотите оптимизировать работу с остатками, начните использовать в своей работе СБИС ЕГАИС. Для этого вам потребуется электронная подпись, которую можно купить на сайте специализированного Центр ЭЦП. Выберите подходящую ЭЦП. Например, в том числе, для работы с другим программным продуктом - СБИС Электронная отчетность.

Остались вопросы? Задайте их нашим специалистам!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

0 мин

23 февраля – праздник настоящих мужчин

Уважаемые клиенты и партнеры, примите поздравления с 23 Февраля! В этот знаменательный день желаем вам профессионального мужества и выдержки для реализации поставленных задач, веры в собственные силы, а также душевного равновесия, целеустремленности и блестящих перспектив.

2 мин

Специалисты АБТ на Санкт-Петербургском Форуме Труда

В Петербурге прошел ежегодный форум труда, на котором рассматривался весь спектр вопросов рынка и экономики трудовых отношений. Мероприятие собрало ведущих специалистов и экспертов в области труда и занятости. Среди активных участников мероприятия выступили в том числе специалисты АБТ.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.