Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Массовый переход на кадровый электронный документооборот не за горами. Как подготовиться и внедрить кадровый электронный документооборот на предприятии – подробнее в нашей статье.

Цифровизация кадрового документооборота – словосочетание не избитое. Эта сфера учета не попала во флагманский список направлений документооборота, которые активно оцифровывали предприятия с подачи государства. Однако времена меняются: эволюционным путем государство пришло к электронным трудовым книжкам и листкам нетрудоспособности, кроме того, события последнего времени совершают маленькую революцию в кадровом делопроизводстве, массово переводя работников на электронные больничные и удаленный формат работы.

С лета 2020 года Минтрудом запущен эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. С 2021 года сотрудники, только заводящие трудовые книжки, получают их исключительно в электронном виде. А на 2024 год Минтруд планирует введение обязательного КЭДО во всех организациях.

Массовый переход на кадровый электронный документооборот не за горами. Как подготовиться и внедрить кадровый электронный документооборот на предприятии – подробнее в нашей статье.

Стратегия государства по внедрению КЭДО

Согласно Указу главы государства от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», компании должны перевести на цифровые рельсы свой документооборот, в том числе и кадровый.

На текущий момент отношения с работниками по КЭДО регулируются ФЗ-377 от 22.11.21, а отношения с работниками на удаленке регулируются главой 49.1 ТК РФ.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором кадрового ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

Задача в отношении КЭДО - полностью уйти от кадровых документов на бумаге, перевести документацию в электронный вид без дублирования на бумажных носителях. Закажите бесплатную консультацию по переходу на электронный кадровый документооборот.

Производительность кадровика:

260 сотрудников в среднем ведет кадровик «на бумаге»,

до 1000 человек может вести кадровик в электронном ЭДО.

Летом 2020 года стартовал эксперимент по внедрению на предприятиях кадрового ЭДО. Участие в эксперименте было добровольное; ожидалось, что продлится эксперимент до весны 2021 года. Однако его продлили до ноября. Это был второй экспериментальный заход по внедрению кадрового ЭДО, в 2018 году уже тестировали цифровизацию «работного» направления ЭДО. Тогда в эксперименте приняли участие чуть более 10 крупных компаний, которые сделали вывод, что внедрение имеет ряд серьезных минусов – оно дорого, программное обеспечение надо дорабатывать, риск утечки данных высок. Спустя 2 года со времени первого эксперимента проведена работа над ошибками. Участниками второго эксперимента, в котором принимали участие не только гиганты, но и все желающие юрлица, тестировались электронные документы и процессы с прицелом на их массовое использование. В итоге эксперимента были внесены изменения трудовом законодательстве, дающие возможность всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот.

«Цифровые» приоритеты Минтруда:

  • цифровизации трудовых книжек,
  • цифровизация кадрового надзора,
  • перевод кадрового документооборота в электронный вид.

Какие кадровые документы можно оцифровать уже сейчас?

В отношении ряда документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас, без привязки к происходящему эксперименту. Это касается документов, которые по закону работодатель не обязан давать на подпись сотруднику. Среди таких кадровых документов табели учёта рабочего времени, графики работы и отпусков, расчётные листки, приказы о компенсации питания, приказы о премировании, о компенсации за проезд и т.п. Документы, которые не нужно визировать у работника, компания может перевести в электронный вид уже сейчас, не ожидаясь «отмашки» от государства. Попробуйте СБИС Кадровый электронный документооборот в течение 2 недель бесплатно!

80% кадровых документов уже сейчас могут быть переведены в электронный вид.

Согласно ТК РФ (Трудового кодекса), составление кадровых документов, требующих росписи работника, должно производиться на бумажном носителе (к ним относятся приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве в установленном виде, журнал регистрации прохождения инструктажа по охране труда). Исключением является обмен документацией с дистанционными сотрудниками. Трудовой кодекс предусматривает визирование документов удаленными сотрудниками с помощью электронной подписи. Скачайте памятку по кадровому документообороту.

Что нужно для перехода на КЭДО?

Для перехода на электронный документооборот кадровой службе необходим ряд новых инструментов.

3 главные составляющие кадрового ЭДО:

Документальное отражение кадрового ЭДО:

Электронный способ обмена кадровыми документами должен быть отражен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Необходимо всесторонне описать процесс: какие документы ведутся в электронном виде, какие документы какими видами ЭП подписываются, как проходит ознакомление с документом работников и т.п. Такими ЛНА могут быть положение об КЭДО, дополнения в коллективный договор, в правила внутреннего трудового распорядка, соглашение с работниками по использованию электронной подписи и т.п.

Наличие электронной подписи у всех участников кадрового ЭДО:

Глобальная цифровизация кадрового ЭДО потребует электронной подписи для всех участников документооборота. Если все существующие прежде субъекты ЭДО находились внутри цепочки юрлицо-юрлицо, то в кадровом электронном документообороте одним из субъектов становится сотрудник, находящийся в статусе физлица. И это для сложившейся системы вызов.

Электронные подписи бывают трех видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. На ЭП для физлиц распространяется действие закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В зависимости от вида документа, физлицу может понадобиться одна из трех перечисленных видов цифровых подписей – простая, неквалифицированная и юридически значимая квалифицированная электронная подпись. Например, когда сотрудник заверяет график учета рабочего времени – достаточно простой ЭП, подписывает ЛНА – понадобится неквалифицированная подпись, подписывает трудовой договор на работу в дистанционном формате – нужна КЭП. Выдать электронные подписи работникам можно непосредственно в отделе кадров, сгенерировав ее через удостоверяющий центр.

Электронная система для ведения кадрового ЭДО:

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве требует наличия соответствующего программного обеспечения. Например, кто-то предпочитает пользоваться системой «Работа в России». Но значительная часть участников эксперимента выбирают свои системы электронного документооборота.

Такой системой может стать СБИС Кадровый ЭДО. Обратим ваше внимание на некоторые прикладные ее возможности. Например, в системе оцифровывается процесс приема на работу: не нужно вводить вручную данные паспорта или СНИЛС — сканируются документы, и система автоматически заполнит сведения в карточке. СБИС поможет оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2. Если условия труда или оплаты работника изменились, легко создать документ с новыми данными. Оформление больничных, отпусков, командировок – все это делается в легко и просто в СБИС. В том числе «автоматом» заполняется штатное расписание и формируются отчеты в военкомат. Смотрите, как это работает:

Ждать «пинка» от государства или начинать действовать?

Уже смело можно говорить, что кадровый документооборот на пороге серьезных перемен. И это все очевиднее бизнесу. Если ранее запросы к нам, как к оператору ЭДО, о кадровом документообороте были общего характера, то теперь они носят совершенно прикладной, детализирующий характер, за которым следует внедрения СБИС ЭДО.

Для кадровиков компаний мы провели вебинар по теме электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. На нем была дана оценка текущему месту кадрового ЭДО в жизни бизнеса, а также детально рассмотрен вопрос перехода на электронный кадровый документооборот, в частности: чек-лист по переходу на КЭДО, новые правила получения и использования электронной подписи.

По всем вопросам организации электронного документооборота в кадровом делопроизводстве с помощью СБИС, вы также можете обратиться к нашим специалистам.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

2 мин

Специалисты АБТ на Санкт-Петербургском Форуме Труда

В Петербурге прошел ежегодный форум труда, на котором рассматривался весь спектр вопросов рынка и экономики трудовых отношений. Мероприятие собрало ведущих специалистов и экспертов в области труда и занятости. Среди активных участников мероприятия выступили в том числе специалисты АБТ.

3 мин

СБИС КЭДО – в ТОП-3 рейтинга систем кадрового документооборота согласно агентству РБК

Маркетинговое агентство «РБК Исследования рынков» подготовило рейтинг российских систем КЭДО, в который включили всех ведущих операторов. При сравнении готовых решений для цифрового документооборота агентство определило лидеров рейтинга – в тройку лидеров вошло решение СБИС КЭДО.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

ПЕРЕХОДИ НА СБИС. СКИДКИ ДО 80%