Как взаимодействовать с госорганами на удаленке?

Налоговая на замке, ФСС прием не ведет, в ПФР – только по записи и то крайне нежелательно. Это не выдумка, это реальная ситуация весны 2020 года. В период самоизоляции госорганы сократили до минимума личные контакты с плательщиками и страхователями, и перешли в онлайн. Как строится электронный документооборот с контролирующими органами – ответы в нашей статье.

Весной 2020 года электронный документооборот, который последние годы развивался поступательно, резко пошел в рост - без дополнительного стимулирования, без указки сверху, а по вынужденной объективной эпидемической необходимости. Рекомендованный государством бесконтактный способ взаимодействия и, как следствие, массовый переход на удаленку, коснулся не только бизнеса, но и госструктур. Например, в Счетной палате РФ на удаленку перешли более 700 сотрудников, половина из них доступ к ЭДО (электронному документообороту) получила впервые. Если же говорить о системе госконтроля в целом, то вынужденная цифровизация не стала для нее апокалипсисом. В этом направлении она двигались уже не один год и быстро перестроилась под задачу дистанционной работы. Как осуществлять взаимодействия с органами государственной власти в период ограничения личностного взаимодействия?

• ФНС. На период объявленных Президентом РФ нерабочих дней в связи с ситуацией налоговые инспекции оказывают услуги только удаленно - личный прием приостановлен, прием документов в бумажном виде осуществляется через специальные боксы. В оставленных в боксе документах обязательно должны быть указаны контактные данные отправителя. В обращении налоговой службы к налогоплательщикам говорится, что любую услугу ФНС можно получить на ее официальном сайте, где размещены более 50-ти онлайн сервисов, также услугу можно получить в мобильных приложениях. Служба перешла на электронный документооборот. По факту фискальные органы оказались одними из самых подготовленных в России к непредвиденной ситуации.

Налоговики следят за всеми стремительно вводимыми законодательными изменениями, касающиеся мер поддержки граждан и бизнеса, все изменения немедленно фиксируют на своем сайте в разделе «Коронавирус меры поддержки бизнеса». Раздел доступен всем посетителям сайта, в нем содержится информация о мерах поддержки организаций и индивидуальных предпринимателей, в числе которых приостановление проверок, продление сроков отчетности, продление сроков предоставления документов по требованию, приостановление мер взыскания в отношении субъектов МСП, приостановка принятия решений о банкротстве. Обновляется информация о дополнительных основаниях для отсрочки или рассрочки платежей для наиболее пострадавших отраслей - с детальным указанием условий получения и сроков.

Важно: отсрочка или рассрочка по уплате налога не дается автоматически. Для получения отсрочки налогоплательщику нужно подать заявление.

• ФСС. В Фонде социального страхования приём граждан в связи с текущей ситуацией также приостановлен. Соцстрах рекомендовал страхователям получать государственные услуги дистанционно. В ФСС нужно предоставлять документы, в частности, для подтверждения основного вида экономической деятельности, в электронном виде. Фонд рекомендует использовать в качестве каналов коммуникации портал Госуслуг, личный кабинет пользователя на сайте ФСС или телекоммуникационные каналы связи (ТКС) оператора электронного документооборота.

Важно: в связи с возможностью оформления больничного на период самоизоляции из-за введенных ограничений работающим гражданам старше 65 лет, в ФСС должен быть сдан Реестр работников старше 65 лет.

• ПФР. Подать данные в Пенсионный фонд лично можно только в экстренных случаях. Как объявлено на официальном сайте ведомства, для снижения рисков прием в клиентских службах и управлениях Пенсионного фонда России ведется только по предварительной записи и только если нет возможности получить необходимую услугу дистанционно.

Важно: ПФР уведомила плательщиков, что в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 08.04.2020 № 460 об утверждении временных правил регистрации граждан в качестве безработных, работодатель представляет в Пенсионный фонд России данные о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.

Документооборот с государственными органами: какие документы отправляем.

Документооборот с госорганами - это информационный обмен документами между контролирующими органами и субъектами деятельности, то есть налогоплательщиками, страхователями и т.п. Электронный документооборот с госорганами – это обмен электронными документами установленной формы между субъектами финансово-хозяйственной деятельности, государственными контролирующими органами и оператором электронного документооборота, через сервер которого проходят документы всех участников информационного обмена.

Электронный документооборот с налоговой.

• Обязательная отчетность. К такой отчетности относятся документы, регламентированные по форме и сроку сдачи. Среди них, например, бухгалтерская отчетность, налоговые декларации, 2-ДФЛ и др. Вышеперечисленные отчеты относятся к категории сложных, большинство же отчетных документов имеют схожую структуру: титульный блок с реквизитами и информационные разделы. При работе с ними алгоритм примерно одинаков: проверить реквизиты, создать нужные разделы, заполнить показатели и проверить итоговые суммы.
• Обращения налогоплательщика. Кроме отчетности, налогоплательщик может по ЭДО отправлять инспектору письма, например, пояснительную записку к бухгалтерской отчетности. Запросить документы сверки расчетов с бюджетом и т.п.
• Обращения налоговой. ФНС также может через ЭДО направлять плательщику письма и документы. Например, требования о предоставлении документов или информировать о проходящих мероприятиях или важных изменениях в налоговом законодательстве.

Электронный документооборот с Фондом социального страхования.

• Обязательная отчетность. Все работодатели должны сдавать ежеквартально «4-ФСС». Юрлица раз в год должны подтвердить основной вид экономической деятельности. Если не подтвердить вид деятельности, страхователю будет присвоен ОВЭД с самым высоким классом профессионального риска и с самым высоким тарифом. Страхователи из регионов, участвующих в пилотном проекте «Прямые выплаты», должны отправить Реестр сведений для расчета пособий.
• Больничные. Больничные в ФСС отправляют только те работодатели, чьи сотрудники получают в медучреждениях электронные листы нетрудоспособности.
• Реестр работников старше 65 лет. Этот реестр составляется по форме, утвержденной приказом ФСС от 24.11.2017 № 579 (приложение 1). Согласно постановления Правительства РФ от 01.04.2020 № 402, утверждены временные правила оформления листков нетрудоспособности, назначения и выплаты больничных пособий работникам в возрасте 65 лет и старше.

Электронный документооборот с Пенсионным фондом.

• Обязательная отчетность. Организации и ИП с наемными работниками сдают в ПФ отчетность по формам: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ. Напомним, что расчет страховых взносов сдается в налоговую инспекцию.
• Уведомление о выходе сотрудника на пенсию.
• Данные о приеме или увольнении работников.
• Обращение плательщика. Вы можете отправить, например, письмо инспектору.

Со СБИС удаленка - без потерь.

Наладить обмен данными с контролирующими органами на удаленке можно с помощью СБИС Электронный документооборот. Сервис позволяет выполнять все задачи в дистанционном режиме. Для того, чтобы работать дистанционно в СБИС, не требуется никаких сложных дополнительных действий. В любом браузере компьютера удаленщика, на его мобильном телефоне вводится логин и пароль пользователя, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. Все функции в системе доступны в круглосуточном режиме, кроме того, в качестве поддержки работает служба, в которую можно обратиться при возникновении трудностей. Кроме того, наши специалисты помогут в организации перехода на удаленный формат работы.

Подробнее узнать о всех возможностях перехода на «удаленку» можно в разделе СБИС для удаленной работы. О том, как с помощью СБИС перейти на дистанционный режим работы и наладить ЭДО с госорганами, вам готовы рассказать и наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.