Отправим материал Вам на почту

Поможем выбрать нужную программу по выгодной цене

Бесплатная консультация

Ставим задачи и контролируем сотрудников удаленно.

По данным РБК, только половина работодателей довольны переводом сотрудников на вынужденную удаленку. Среди ключевых проблем - нехватка инструментария для эффективной работы в дистанционном формате, технического и программного, вторая проблема – сложность управления сотрудниками вне офиса. Как правильно организовать удаленную работу сотрудников, как ставить задачи дистанционно и как контролировать исполнение задач вне офиса? Ответы на эти вопросы в нашей статье.

Удаленка в эпоху карантина расширяет границы возможного. Кто бы мог представить еще в начале 2020 года, что выпуск новостей диктор ведущего делового российского телевизионного канала будет вести с собственной кухни?.. А во время эфира к нему подбежит милейшая кудрявая дочурка лет 5-ти… Включаешь утренние новости – а это, оказывается, возможно. Это наша новая реальность.

Кого отправили на удаленку?

Любопытные данные о том, насколько широко удаленный формат работы проник в нашу жизнь в 2019 году, то есть накануне каратина и вынужденной самоизоляции, представила кадровая компания HeadHunter. В течение года она опрашивала своих работающих соискателей о том, в каком формате они трудоустроены на текущий момент. В результате опроса были получены любопытные данные – примерно пятая часть штатных сотрудников уже работали вне офиса.

Сколько сотрудников трудились удаленно:

17% – штатные сотрудники на удаленке,

14 % – фрилансеры,

69% - офисные сотрудники.

В марте 2020 года в связи с вынужденной самоизоляцией компаниям было рекомендовано переводить сотрудников на удаленку. Примерно 15% российских компаний смогли оперативно последовать призыву и отправить сотрудников на удаленный формат работы в течение одной-двух недель. Еще часть компаний в процессе перехода на дистанционный тип. По разным оценка, на середину апреля 2020 года 40-50% организаций перевели часть сотрудников на удаленный формат работы. Например, Ростелеком перевел на удаленку около 40 тысяч офисных сотрудников.

Какие сферы деятельности максимально переведены на удаленку:

  • Маркетинг, реклама, PR.
  • Образование.
  • СМИ.
  • Органы госвласти.
  • Информационные технологии.
  • Связь, телеком.
  • Юридические услуги.
  • Бухгалтерия, управленческий учет.
  • Финансы.
  • Продажи, е-commerce.
  • Транспорт, логистика.
  • Проектирование, управление недвижимостью.
  • Административный персонал.
  • Менеджмент организаций.

Стала ли удаленка «громом среди ясного неба» для сотрудников?

По данным опроса HH.ru, большинство офисных работников (85%) были готовы рассматривать в будущем возможность работать удаленно. То есть для многих сотрудников переход на удаленку не стал новостью из «ниоткуда», многие такой опыт теоретически рассматривали на ближнюю или дальнюю перспективу.

Довольны ли сотрудники и работодатели переходом на удаленку?

По оценке Mail.ru, 21% сотрудников МСБ переведены на удаленный формат работы.

Большинству опрошенных сотрудников такой формат работы нравится. Прежде всего потому, что не надо тратить время и деньги на дорогу в офис, не нужно тратиться на питание в офисе. 54% опрошенных сказали, что стали позже просыпаться. А 57% рады возможности самостоятельно планировать свое рабочее время.

А вот как оценивают переход на удаленку работодатели? Ответ на этот вопрос не такой радужный. Примерно половина работодателей пока не готовы оценить работу в дистанционном формате как эффективную. Безусловно, есть технические сложности переходного периода, но на эффективность влияют и другие проблемы: организация своего рабочего времени сотрудниками, не все гладко и с постановкой задач работникам и контролем за их исполнением.

Как настроить сотрудника дома на рабочий лад?

Прежде всего, сотрудника не нужно бросать в «открытый океан» удаленки. Вооружите его основными правилами организации рабочего времени и пространства. Эти правила уже давно сформулированы, сотрудника нужно с ними ознакомить и дать возможность каждому адаптировать эти правила под себя.

Общепринятые правила удаленной работы:

  • Выделить рабочее место.
  • Придерживаться рабочего графика, которого придерживается весь коллектив.
  • Делать перерывы – на обед, зарядку и т.п.
  • Быть на связи.
  • Планировать задачи.
  • При возникновении вопросов или затруднений при выполнении задачи взаимодействовать с коллегами и непосредственным руководителем.
  • Договориться с домочадцами о том, что в рабочее время можно беспокоить только в случае необходимости.

Как правильно ставить задачи удаленным сотрудникам?

При постановке задачи удаленным сотрудникам важно, чтобы задача была сформулирована предельно точно и понятно. Особенно если она поставлена в письменном виде и нет возможности часть информации получить по дополнительным каналам невербальной информации: по интонации, выражению лица и т. п. Ведь в этом случае нет возможности переспросить, уточнить и т.п.

Наиболее оптимальный вариант – наличие лаконичного технического задания под задачу. Некоторые руководители «смартуют» задачи, то есть на этапе постановки кратко формулируют суть задачи, устанавливают сроки выполнения, определяют ресурсы.

Очень важно сразу удостовериться, что задача получена и понята. Для этого необходима обратная связь от сотрудника. Руководитель должен быть уверен, что сотрудник с задачей познакомился, верно ее понял и имеет все возможности для ее выполнения в надлежащем качестве и в обозначенный срок.

Курьез на удаленке:

Светлана, 29 лет, бухгалтер:

«Недавно я стала работать в режиме домашнего офиса, у меня 4-х летний ребенок. Однажды во время видеоконференции с отделом мой ребенок закапризничал и начал плакать, поэтому мне пришлось посадить его на колени. Главбух у нас строгая, и я уже была готова услышать замечание в свой адрес, но она заулыбалась и рассказала свой рецепт как успокоить ребенка. Мой руководитель открылась для меня с совсем другой стороны».

Как контролировать удаленных сотрудников?

Это очень дискуссионный вопрос. Существует два принципиально разных подхода к контролю удаленных сотрудников. Подход первый - доверительный, основан на высокой оценке профессиональных качеств сотрудника и минимальном контроле. Подход второй – «на короткой дистанции», основан на отслеживании выполнения рабочего графика и многоэтапном контроле за выполнением поставленной задачи.

Сторонники делегирования полномочий считают, что, если сотрудники нуждаются в постоянном контроле, значит в компании ведется неверная кадровая политика: либо взяли на работу не тех специалистов, либо не смогли их замотивировать. Профессионалы, нацеленные на результат, мотивированные и проактивные, будут сами стараться выполнить работу качественно и вовремя. Такой подход не означает полное отсутствие контроля, например, в случае возникновения вопроса в ходе выполнения задачи сотрудник сам может инициировать контакт с непосредственным руководителем. Также руководитель может дать обратную связь в «середине пути» выполнения задачи. Следующий этап при таком подходе - приемка готового результата, краткая обратная связь. А в случае обнаружения неточностей – разбор ошибок и постановка задач на их исправление.

Однако многие руководители придерживаются позиции более тщательного контроля за удаленными сотрудниками. Особенно, если речь идет о начальном этапе перехода на удаленку. У многих работодателей есть опасение, что сотрудники или не смогут самоорганизоваться, или просто начнут «сливать» задачи.

Кто требует особого контроля на удаленке?

Риск-сотрудники на удаленке:

  • новые сотрудники без опыта работы.
  • сотрудники с низким уровнем мотивации, которым и в офисе требовался «волшебный пинок»,
  • «старички», офисные старожилы,
  • сотрудники - холерики, заводили, экстраверты.

Как упростить постановку задач и контроль за их выполнением?

Процесс постановки задачи и контроля можно автоматизировать. Например, в СБИС уже настроены типовые бизнес-процессы, поэтому руководителю требуется выбрать задачу, назначить исполнителей и отслеживать выполнение.

Как это происходит: создается задача, указывается срок выполнения, выбирается исполнитель. Система сама оповещает сотрудника о новой задаче. Исполнитель выполняет задание и отправляет его на проверку. Автор задачи оценивает результат и завершает документооборот. Функция постановки задач в системе доступна всем пользователям.

Система гибкая, позволяет настроить свой бизнес-процесс - создать новые этапы, переходы между ними. Изменить стандартную операцию или создать новую, настроить роли.

Как еще может помочь СБИС при переходе на удаленную работу?

СБИС для удаленной работы предлагает решения не только по документообороту, программа готова помочь организовать удаленку «под ключ».

  • Удобная система внутренних коммуникаций. В системе существует внутренний мессенджер, куда уже внесены все сотрудники, возможен видео-формат общения, причем, система умеет собрать сотрудников на видеоконференцию в указанное время, есть возможность в ходе общения вывести на экран рабочий стол.
  • Продажи «под ключ». Система позволяет удаленно искать клиентов за счет широчайших баз данных, взаимодействовать с клиентами, выставлять счета, мониторить оплату, оформлять акты, накладные, счет-фактуры.
  • Ведение учета. Учет на удаленке могут вести как сотрудники финансовой службы, так и кадровики. Бухгалтеры при дистанционной работе так же, как и на стационарном рабочем месте, могут заниматься подготовкой отчетности и отправкой ее в контролирующие органы, возможна работа с финансами компании. Кадровики удаленно в СБИС могут провести весь цикл трудоустройства – от размещения вакансии, проведения собеседования, сбора документации, приема на работу и др.
  • Облачная телефония. В ситуации перехода на удаленку, облачная АТС позволяет не растерять клиентов и повысить качество телефонии.

Подробнее о том, как ставить и контролировать задачи в СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.


Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

1 мин

Легко и просто переходим на удаленку со СБИС!

Власти объявили выходными днями с 30 октября по 7 ноября 2021 года. Однако не все фирмы готовы уйти «на каникулы». Как органично организовать процесс работы организации удаленно?

1 мин

Министерство труда призвало работодателей пересмотреть приказы о переводе на удаленку

Минтрудом выпущено письмо, в котором напоминает о вступлении с 2021 года поправок к Трудовому кодексу Российской Федерации, касающиеся перевода сотрудников на дистанционную работу. В связи с этим ведомство призвало работодателей проверить корректность документов, связанных с переводом работников на удаленку.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.