Касса и ККТ: различия и значимость для торгового бизнеса

Многие ошибочно отождествляют понятия кассы и ККТ (контрольно-кассовой техники), хотя эти термины имеют разное значение. Под кассой организации подразумевается комплекс процессов и мер, связанных с регистрацией движения наличных денег. Сюда относится выручка, выдача займа или подотчетных денежных средств, выплата заработной платы и т.д. Кассовая дисциплина неразрывно связана с такими документами, как приходные и расходные кассовые ордеры, а также платежные ведомости.

В отличие от понятия кассы к ККТ относятся кассовые аппараты, используемые для приема наличных денежных средств, выручки и эквайринговых платежных операций. Основная задача, которую выполняет ККТ – это регистрация движения выручки. Таким образом, контрольно-кассовая техника является лишь частью всей кассы предприятия, оперируя своим главным документом – кассовыми чеками.

Приходные кассовые ордеры (ПКО) создаются для каждого без исключения приема наличных денег. Этот документ сопровождает любое поступление денежных средств в кассу предприятия. Формирование итоговой выручки по итогам рабочего дня также производится при помощи ПКО. Если сотрудник не использовал подотчетные средства, то их возврат в кассу осуществляется также при помощи ПКО.

Расходные кассовые ордеры (РКО) используются для регистрации каждой операции-расхода. К примеру, если вы выдаете из кассы подотчетные денежные средства сотруднику. Однако, обратите внимание, что выплата сотрудникам заработной платы не может быть зафиксирована в РКО – данные об этом необходимо вносить в расчетно-платежные ведомости при выплате заработной платы. При выдаче зарплаты кассовые чеки выбивать не нужно, ведь эти документы применяются только там, где ведутся расчеты, и никак не связаны со взаимодействием с персоналом организации.

Кассовая книга – надежный инструмент контроля
Информация обо всех поступлениях и перемещениях наличных денежных средств в компании фиксируется в другом сводном документе – в кассовой книге. Обязанность по заполнению данного документа лежит исключительно на кассире или другом лице, которое замещает его. Поставщиком данных для заполнения кассовой книги являются все ПКО и РКО.

Стоит отметить, что ведение этого сводного документа – обязанности каждой организации, при этом вы можете самостоятельно решить, в каком формате вам удобнее это делать – в бумажном виде или в электронном.

Исключением являются индивидуальные предприниматели (ИП). В соответствии с законодательством нашей страны они имеют право не использовать и не оформлять ПКО и РКО в своей организации, а также не вести кассовую книгу. Однако, как отмечают эксперты, обязанность по ведению данных документов обычно идет на пользу компаниям, потому что позволяет точно фиксировать каждое перемещение денежных средств. Если у ИП мало сотрудников, тогда в этом есть смысл. При штате от 10 человек – лучше не отказываться от ПКО, РКО и кассовой книги.

Несмотря на вышеуказанное послабление, ведение расчетно-платежной ведомости является обязательным для каждого индивидуального предпринимателя, который выплачивает заработную плату наличными хотя бы одному сотруднику своей организации.

Отчеты по кассе и ККТ
По кассе вы можете получать различные отчеты, которые позволят вам эффективнее анализировать деятельность своего магазина и даже сети магазинов, если у вас их несколько. Такие отчеты можно делать как самостоятельно, но это требует дополнительного времени и компетенций, либо в автоматическом режиме. Для второго сценария вам потребуется специальное программное обеспечение - например, СБИС ОФД. Он не только позволяет интегрироваться с операторами фискальных данных и передавать в них данные для выполнения требований 54-ФЗ, но и выполнять другие операции на благо вашего бизнеса. В соответствии с 54-ФЗ сведения о продажах с кассы в ОФД через ККТ направляются в автоматическом режиме.

Независимо от того, сколько у вас точек продаж – одна или несколько – в СБИС вы сможете получать оперативные данные по следующим параметрам:

• Когда (время и дата) была открыта смена;
• Когда (время и дата) смена была закрыта;
• Какова величина общей суммы продаж за смену;
• Какова величина среднего чека по всем продажам за смену;
• Общая величина суммы возвратов и др.

Как это сделать?
Откройте список всех смен по конкретной кассе или точке продаж. Найдите в списке смену, которая вас интересует и запросите у системы информацию, которая вам требуется. Это могут быть отчеты о выручке, реализации (доступны в «Ленте событий»), а также отдельные сведения по товарам.

Как сформировать отчет по сменам?

Этап 1. Чтобы получить сводный отчет по разным сменам, необходимо зайти в личный кабинет СБИС. Для входа можно использовать либо сертификат, либо свой логин и пароль.

Этап 2. После входа в личный кабинет перейдите в раздел «Кассы ОФД».

Этап 3. В разделе «Кассы ОФД» необходимо кликнуть по иконке с изображением дискеты.

Этап 4. У вас появится возможность выбрать, какой именно вариант отчета вам требуется. Вы сможете самостоятельно задать такие параметры, как период, торговая точка, касса.

Этап 5. Система автоматически выдаст вам результат в формате файла Microsoft Excel.

Как получить отчет по продажам?
Система СБИС ОФД позволяет получать оперативные сведения о продажах одной или нескольких торговых точек с разбивкой по сменам. Для этого необходимо пройти несколько шагов:

Шаг 1. Зайдите в личный кабинет и перейдите в раздел «Кассы ОФД». Выберите раздел «Отчеты».

Шаг 2. Выберите период, за который вам необходимо сформировать отчет. По умолчанию система создает таблицу с данными по текущему месяцу. Если вы хотите получить сведения о предыдущих периодах, тогда выберите необходимые вам даты.

Шаг 3. В сформированном отчете выберите, что именно вам необходимо: данные по конкретной торговой точке или по всем магазинам? Выберите нужные позиции, а после этого нажмите на кнопку «Распечатать» или «Сохранить».

Для чего нужны отчеты?
Анализируя эти сведения и сопоставляя их с другими данными о работе магазина, изменениях в графике работы, ассортимента и прочих параметров, вы сможете делать объективные выводы о том, что именно влияет на рентабельность вашего бизнеса, а также корректировать стратегию развития своего торгового дела. Для работы В СБИС ОФД вам потребуется электронная подпись, которую можно приобрести на нашем сайте - Центр ЭЦП.

Еще один продукт, который может автоматизировать работу ваше торговой точки - это СБИС Электронная отчетность. Это программный продукт обеспечит сдачу электронной отчетности во все контролирующие органы без ошибок и точно в срок.

Остались вопросы? Наши специалисты помогут вам разобраться!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.