Кассовая смена и отчеты по ней

Вступившие в силу недавно изменения к 84-ФЗ коснулись порядка подготовки отчетов по кассовым сменам. Например, отчеты о закрытии смен пришли на смену Z-отчетам, которые прекратили свое существование и ушли в историю. Основным различием между Z-отчетом и отчетом о закрытии кассовой смены является обязательная отправка в электронном виде в Федеральную налоговую службу. Кроме того, можно выделить дополнительные параметры, по которым вышеупомянутые отчеты по кассовой смене отличаются друг от друга. Об этом и порядке завершения кассовых смен мы хотели бы поговорить далее в настоящей статье.

Основные отличия между Z-отчетом и отчетом о закрытии кассовой смены

Несмотря на то, что указанные в подзаголовке данного раздела отчеты – аналоги, задачи, для которых они формируются, и порядок их создания отличаются. По форме они очень похожи, поэтому у кассиров, которые до этого формировали документы о том, что кассовая смена закрыта, не должно возникнуть проблем с созданием документов по новой форме.

Как обычно, в начале специалист должен сформировать документ об открытии кассовой смены. Как только все расчеты будут завершены, необходимо создать отчет, закрывающий кассовую смену. Согласно 54-ФЗ такой документ должен быть подготовлен не позднее, чем в течение 24 часов с момента фактического окончания продаж. Таким образом, у кассира есть сутки на создание чека. Однако, обычно сотрудники не пренебрегают данной обязанностью и формируют его сразу.

Обусловлено это временное требование, в первую очередь, особенностью работы фискального накопителя, которыми должны быть оснащены практически все кассовые аппараты в соответствии с 54-ФЗ. Если с момента фактического закрытия продаж пройдет более суток, то фискальный признак не отобразится на вновь сформированном отчете.

Закрытие кассовой смены

В связи с введением по сути новой кассовой дисциплины в соответствии с 54-ФЗ изменился перечень документации, которую необходимо обязательно вести. Например, из этого перечня исчезли журнал кассира и справка-отчет кассира. Законом не запрещено продолжать формировать эти документы по желанию предпринимателя, ведь в новом отчете о закрытии смены содержится информация, которая необходима для их создания. Как отмечают эксперты, чем больше документов поддерживают кассовую дисциплину в организации, тем точнее она (дисциплина) будет соблюдаться. А это, в любом случае, полезно для бизнеса.

Важным требованием, которое предъявляется законом к отчету о закрытии, является его обязательная отправка в Федеральную налоговую службу по электронным каналам связи. В этом бизнесе помогают современные фискальные накопители, которые должны хранить сведения обо всех сформированных в них документах в течение 30 дней. Как правило, этого времени достаточно, чтобы наладить интернет в точках продажи и направить отчетность в налоговую.

Имейте в виду, что кассовый аппарат будет заблокирован, если срок задержки отправки документов превысит установленным законом тридцатидневный срок. Чтобы избежать таких трудностей, эксперты советуют периодически осуществлять проверку количества чеков, которые не были своевременно направлены к Оператору фискальных данных. В этом предпринимателям может существенно помочь сервис СБИС ОФД, который будет отслеживать и своевременно информировать кассира о необходимости совершить действие во избежание санкций от регуляторов. А для оптимизации подготовки отчетности в налоговую инспекцию и другие надзорные органы рекомендуем вам перейти на использование другого сервиса – СБИС Электронная Отчетность. Обратите внимание, что для работы в обоих программных продуктах вам потребуется электронная подпись. Купить ее вы можете на сайте Центра ЭЦП.

Проверить число неотправленных в налоговую документов можно, посмотрев на состояние обмена данными с ОФД. Во всех строках там должны быть нули. В обратном случае, вы пропустили задержку в отправке чеков.

Отчет о закрытии сменой является основанием для создания приходно-кассовых ордеров. Один отчет может быть основанием для нескольких ПКО, обязательно соответствующих бухгалтерским проводкам.

Аналитика по кассовым сменам – залог успеха вашего бизнеса

Отчет о закрытии смены будет обязательно отражен в программе учета, которую вы используете для автоматизации торговли. Наши специалисты рекомендуют программный продукт СБИС Розница, обладающий широким функционалом для реализации различных задач. В этом сервисе вы сможете оптимизировать большинство процессов, связанных с открытием и закрытием кассовых смен:

• Перейдите в раздел «Касса» - «Смены», чтобы получить доступ к реестру всех смен;
• Нажмите на любую смену, чтобы увидеть детальную информацию о времени ее открытия и закрытия, выручке и т.д.;
• Просмотрите информацию обо всех реализованных товарах, даже если смена еще не закрыта, во вкладке «Товары» - там доступны практически все сведения, которые могут вам потребоваться для анализа потребительского спроса, трендов и формирования стратегии развития.

СБИС Розница может стать для вашей торговой компании отличным инструментом, который позволит развивать бизнес, основываясь в принимаемых решениях на реальный факты и цифры. При необходимости вы сможете отслеживать показатели торговли по сменам от нескольких юридических лиц, даже если они работают по разным системам налогообложения. Для более подробного анализа вы можете выгрузить все данные в формате книги Microsoft Excel и использовать их для более глубоких расчетов.

Остались вопросы? Задайте их нашим специалистам!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.