Кадровый документооборот (КЭДО) и Госуслуги : как организовать взаимодействие?

Внесенные в Трудовой кодекс поправки разрешили работодателям вести кадровый документооборот в электронном виде. На текущий момент, электронный кадровый документооборот (КЭДО) в компании – это добровольное решение любой организации. При этом каждый сотрудник компании должен дать свое согласие на переход на КЭДО. В дальнейшем правительство РФ планирует формализовать электронные документы в кадровом деле и описать процедуры взаимодействия работодателей с государством, что, в свою очередь, скорее всего, приведет к обязательному переходу на КЭДО каждого юридического лица и ИП.

С 1 сентября 2022 года работодатель по заявлению сотрудников должен организовать взаимодействие своей информационной системы КЭДО и порталом Госуслуг. Рассказываем, как это сделать.

Переход на электронный документооборот на предприятии существенно облегчает и упрощает работу кадрового отдела, как в области обмена документами с сотрудниками, так и в области делопроизводства и хранения. КЭДО – современный и удобный инструмент для организации и управления кадрами.

Как подготовиться к КЭДО у себя в организации?

Инструкция по подготовке к переходу на кадровый электронный документооборот следующая:

1. Опишите кадровые процессы в вашей организации. Вам нужно выстроить схемы взаимодействия и выделить типовые формы. Вы должны четко понимать схемы согласования и процессы движения документов. Все это должно быть структурировано и запротоколировано.
2. Оцените риски внедрения КЭДО в вашей организации. На этом этапе требуется изучение Трудового Кодекса РФ на предмет требований и форм ведения документооборота в цифре. Все документы должны быть оценены в точки зрения перевода их в электронный вид.
3. Проведите аудит всех кадровых документов компании. На этом этапе вы поймете объем документации. Кроме того, вы должны выделить то количество документов, которое пока еще можно не переводить в электронный вид. Мы говорим «пока что», потому что на 2023 год правительством запланирована масштабная работа по формализации и разработке схем электронного взаимодействия государства и работодателей, что, скорее всего, приведет к ряду законодательных изменений в области кадрового документооборота.

СБИС Кадровый электронный документооборот – оптимальное решение для бизнеса любого размера. Гибкие тарифы, понятный интерфейс, простая интеграция с учетной системой – все это сделает внедрение КЭДО быстрым и простым. Мы поможем с установкой программного обеспечения, настройкой рабочих мест, обучением сотрудников. Обратитесь за консультацией к нашим специалистам прямо сейчас!

Заказать звонок

Как перейти на КЭДО в организации?

Переход на ведение кадровых документов в электронном виде состоит из нескольких шагов:

1. Выпустите электронные подписи для сотрудников
2. Выберите программное обеспечение
3. Разработайте пошаговый план по цифровизации кадрового документооборота и реализуйте его.

Подробно про переход на КЭДО читайте в нашей статье по ссылке >>

Сложности при переходе на КЭДО

Несмотря на явные преимущества, внедрение КЭДО в организации может быть связано с определенными трудностями. Программы и сервисы кадрового электронного документооборота предназначены для автоматизации управления кадрами, упрощения хранения и обмена кадровыми данными, быстрого предоставления кадровой информации на портал госуслуг, что значительно сокращает как денежные затраты на делопроизводство, так и затраты сотрудников. Однако внедрение новых сервисов на предприятии, особенно крупном, на первом этапе может принести увеличение издержек. Это связано с тем, что необходимо купить лицензию на КЭДО, выпустить ЭЦП для документов, оцифровать документы, обучить персонал и пр. В дальнейшем переход на цифру приведет к значительной экономии, однако, на первых шагах суммы затрат могут «напугать» лиц, принимающих решения. Тут важно, чтобы руководители организации были готовы к внедрению КЭДО у себя на предприятии и понимали экономическую целесообразность электронного документооборота.

Взаимодействие КЭДО и Госуслуг

Постановлением Правительства от 01.07.2022 № 1192 были введены нормы, регламентирующие правила взаимодействия систем КЭДО работодателей и портала «Госуслуг». Согласно нему системы КЭДО будут синхронизироваться с госпорталом. Сотрудники имеют право отправлять и получать кадровые документы от работодателя через электронные системы кадрового взаимодействия с помощью личного кабинета на ФГИС «Госуслуги. Работодатель обязан предоставлять сотруднику доступ к подписанным ЭЦП в рамках КЭДО документам. Это выполняется при условии, что сотрудник подал работодателю заявление о размещении его кадровых документов (пописанных электронной подписью) на портале «Госуслуг». При этом заявления, уведомления и сообщения, связанные с работой, подписываются сотрудником в ЛК «Госуслуги», а оттуда документы идут в кадровый документооборот работодателя в электронном формате.

Для осуществления этого взаимодействия работодатель обязан провести синхронизацию своей информационной системы с порталом Госуслуг.

Как провести синхронизацию системы КЭДО с порталом Госуслуг

Для осуществления автоматический передачи по запросам сотрудников кадровых документов из информационной системы КЭДО на портал Госуслуг работодатель должен провести интеграцию своей системы кадрового электронного документооборота с подсистемой единого личного кабинета госпортала. Это осуществляется следующими способами:

• При помощи типового технического решения и пройдя аутентификацию по методическим рекомендациям от Минцифры
• При помощи единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), если информационная система работодателя подключена к СМЭВ

Как сотруднику получать кадровые документы от работодателя через Госуслуги

При желании получать и отправлять кадровые документы своему работодателю через портал Госуслуг сотрудник должен пройти полную процедуру регистрацию и идентификацию на ЕСИА. Далее ему требуется подать заявление работодателю о том, что он хочет вести обмен документами по работе в личном кабинете ФГИС «Госулсуги».

При желании получать и отправлять кадровые документы своему работодателю через портал Госуслуг сотруднику необходимо пройти полную процедуру регистрацию и идентификацию на ЕСИА. Далее ему требуется подать заявление работодателю о том, что он хочет вести обмен документами по работе в личном кабинете ФГИС «Госуслуги».

Упростите работу кадрового отдела вашей компании – перейдите на кадровый электронный документооборот СБИС. СБИС КЭДО обеспечит мгновенный обмен документами, он удобен в использовании, легко интегрируется с учетной системой, имеет гибкие тарифы. Какие еще преимущества имеет организация электронного документооборота через СБИС, расскажут наши специалисты.