КЭДО: принимаем сотрудника в штат удаленно.

Внесенные в 2021 году изменения в Трудовой Кодекс РФ позволяют кадровому сотруднику оформлять ряд документов на работника в электронном виде без бумажной копии. К этим документам относятся: трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о переводе, график отпусков. Таким образом, компания может принимать новых сотрудников без их личного визита в офис. Рассказываем, как принять на работу сотрудников удаленно, какие документы и программное обеспечение для этого требуются и с какими нюансами ведения кадрового ЭДО по удаленным работникам столкнутся работники HR-отдела.

Электронный документооборот - это просто, если разобраться. Мы уже писали о том, как это упрощает жизнь кадровикам и бухгалтерам. Пришла пора пошагово разобраться с деталями. Начнем с самого начала - принимаем сотрудника в штат удаленно. Вы детально в этом разберетесь и не совершите никаких оплошностей.

Электронная подпись

Начало всех начал при кадровом электронном документообороте (КЭДО) – использование электронной подписи (ЭЦП). Подписи делятся на несколько типов, и их использование нормируется Федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи». Основные из них:

• ПЭП – простая электронная подпись, подходит исключительно для подписания приказов на отпуск, командировку, расчетные листы, табель учета рабочего времени;
• НЭП – усиленная неквалифицированная подпись, подходит для всего вышеперечисленного, а также подписания трудового договор, правил внутреннего трудового распорядка и подписания должностных инструкций;
• КЭП – усиленная квалифицированная подпись, которая подходит для всего вышеперечисленного.

Становиться понятным, что от того, какой функционал выполняет сотрудник, зависит наделение его тем или иным видом ЭП (электронной подписи).

Наша статья о том, как принять сотрудника на работу онлайн, поэтому сразу договоримся: для этого необходима как минимум НЭП (усиленная неквалифицированная подпись) или КЭП (усиленная квалифицированная подпись). Эти подписи не бессрочны, срок их действия – год, затем выпускаются заново.

ПЭП и НЭП может выпустить сам работодатель. А вот КЭП – только удостоверяющий центр.

Автоматически заполнять документы на сотрудников, вести учет рабочего времени, рассчитывать заработную плату, контролировать рабочее время и вести ЭДО с сотрудниками поможет СБИС Управление персоналом.

Закажите консультацию, и наш специалист расскажет о преимуществах использования СБИС в управлении кадрами.

Заказать консультацию

Сложно ли выпустить НЭП сотруднику? Действия специалиста

Во время приема на работу нового сотрудника специалист по кадрам в системе ЭДО вместе с прочими документами генерирует заявку на получение неквалифицированной электронной подписи работника.

Далее, специалист–обладатель подписи сверяет свои данные, и если нет никаких ошибок, то подпись генерируется. Если есть необходимость – НЭП записывается на любой разрешенный работодателем носитель.

В СБИС генерация НЭП происходит за несколько кликов. В разделе «Подписи» или «Сотрудники/Подписи» потребуется задать права доступа на определенного сотрудника и выпустить подпись для локального использования. Если в вашей организации настроено обязательное подписание «Соглашение между участниками электронного взаимодействия», то СБИС предложит скачать его и подписать. Для выпуска НЭП потребуется тариф «Аккаунт СБИС» с расширением «Пользователи с НЭП» на то количество сотрудников, для которых выпускается подпись.

КЭП необходима всем?

Усиленная квалифицированная подпись выпускается исключительно аккредитованными Минэкономсвязью удостоверяющими центрами. Она обязана храниться на токене (защищенном сертифицированном носителе).

Вам требуется КЭП? Обратитесь к нашим менеджерам за ЭЦП на защищенном носителе.

Заказать ЭЦП

Кроме ЭДО, КЭП используют так же для обмена УПД, счетами-фактурами и для подачи отчетных документов в госорганы.

Как мы уже упоминали, КЭП действует всего год, и (по требованию ФСБ) сотрудник, на чье имя она выпускается, самостоятельно едет за ней в удостоверяющий центр. Данным видом подписи подтверждается не только создание документа, но и его сохранность и неизменность. Подойдет она и для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу и заявления об увольнении.

Одним словом – КЭП, согласно 63-ФЗ, подходит для подписания всех видов электронных документов.

Не забываем, что следующие документы неизменно ведутся исключительно на бумажном носителе:

• Акт Н-1 о несчастном случае на производстве
• приказ или распоряжение об увольнении
• журналы и книги, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда и пожарной безопасности
• бумажные трудовые книжки
• сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Какие минусы? Сплошные плюсы

Рассмотрим положительные стороны кадрового ЭДО с точки зрения принятия на работу дистанционно.

Пандемия дала понять, что многие виды деятельности вполне могут осуществляться без необходимости «ходить на работу» в классическом понимании. Некоторые сотрудники прекрасно ведут свою деятельность эффективно (порой даже более эффективно) из удобного для них места. А юридическому лицу необязательно арендовать (или иметь в собственности) огромные площади для размещения штата сотрудников, а значит нести дополнительные расходы. Опять же «очень нужный» или «единственный специалист в этой области» может находиться даже не в регионе вашего предприятия. Поэтому становится актуальной, как никогда, возможность принять на работу онлайн.

Проверить человека перед приемом на работу легко со СБИС Проверка сотрудников. Вы проверите данные паспорта и СНИЛС, убедитесь в отсутствии ограничений в правах, получите предупреждение, если соискатель находится в «черных» списках управленцев (находится в реестре массовых директоров).

Заказать консультацию

При КЭДО для приема на работу нет необходимости приезда в офис. Не нужно долгих сроков для подписания договоров через курьера, как обычно: либо какой-нибудь подписи не хватит, либо поставят не там. Мы уже молчим про сотрудников, которые могут очень долго ждать «подписанного генеральным» договора (свой экземпляр, разумеется).

Все, что для этого нужно - перейти на электронный документооборот.

Чтобы принять сотрудника удаленно требуется:

• получить и проверить электронные копии документов сотрудника
• оформить и подписать трудовой договор
• издать приказ о приеме на работу
• завести личную карточку

В СБИС - Электронный кадровый документооборот ваши кадровики с легкостью и без ошибок примут в найм сотрудника  без посещения офиса, сгенерируют ему НЭП, согласуют и перенаправят документы для ознакомления. Останется всего лишь пригласить сотрудника в систему – в личный кабинет.

Таким образом, принятие сотрудника удаленно сводится к нескольким операциям:

• Выбор соискателя и проверка его данных
• Подготовка документов для принятия на работу и выпуск НЭП для нового сотрудника
• Подписание всех необходимых для принятия документов новым специалистом

Анализ выгоды КЭДО

Принимаем сотрудника дистанционно. Неоспоримая выгода для всех:

• для топ-менеджмента: экономия затрат на расходные материалы, услуги курьера, почты, экономия времени;
• для кадровых сотрудников: оптимизированный ускоренный прием на работу сотрудников филиалов, и прочих удаленных работников; контроль сроков ознакомления и подписания документов;
• для тех, кто устраивается на работу: экономия времени, мобильность и комфорт работы из любой точки мира, все документы – в личном кабинете не потеряются.

Если у вас остро стоит вопрос дисциплины и контроля сотрудников на рабочих местах – используйте СБИС Учет и контроль рабочего времени. СБИС проконтролирует приход и уход работников, промониторит активность за ПК, составит графики рабочих планов и отпусков, организует мотивационные схемы.

Наши специалисты готовы рассказать вам обо всех плюсах перехода на ЭДО в кадрах. Оставьте заявку на бесплатную консультацию, по результатам которой мы сможем составить для вас достойное предложение для безболезненного перехода на кадровый электронный документооборот.