Корректировка 6-НДФЛ: как сдавать по-новому?

Как определить, когда представление корректировки по 6-НДФЛ является обязательством, а когда просто возможностью? Стоит ли корректировать данные при изменении размера отпускных или если допущенные ошибки не влияют на итоговую сумму налога? Каковы преимущества добровольного уточнения данных 6-НДФЛ? Как время представления корректировок по форме 6-НДФЛ влияет на налогового агента? И как поступить, если необходимо внести изменения? Давайте разберемся в этой сложной зависимости и узнаем о всех рисках, связанных с задержкой в подаче уточнёнки по 6-НДФЛ.

Когда требуется предоставить корректировку 6-НДФЛ и какие установлены сроки для этого

В отношении отчетности по форме 6-НДФЛ существуют правила, которые:

• требуют предоставить изменения к ранее отправленному отчету в случае обнаружения пропусков или недостаточности предоставленной информации, а также ошибок, которые приводят к неверному расчету налога (п. 6 ст. 81 НК РФ);

• связывают наступление ответственности с временем исправления ошибок и предоставления исправленного отчета (пп. 3, 4 ст. 81 НК РФ).

Могут возникнуть ситуации, когда ошибки обнаруживают:

• сам налоговый агент;

• органы налоговой службы.

Что касается временных рамок для предоставления исправленного отчета, они могут быть связаны с:

• периодом между датой отправки первоначального отчета и окончательным сроком предоставления отчетности;

• периодом между окончательным сроком предоставления отчета и окончательным сроком оплаты;

• после истечения обоих вышеуказанных сроков.

В зависимости от того, кто выявил ошибку и когда предоставляется исправление, могут возникнуть различные последствия.

Обратите внимание! С отчетом за 1 квартал 2023 года форма 6-НДФЛ подается по новым правилам (согласно Приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@).

За неверную информацию в расчете по форме 6-НДФЛ может быть наложен штраф в размере 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Согласно мнению ФНС России, недостоверной информацией могут считаться любые данные, которые не соответствуют реальности. Так, штраф может быть наложен за ошибки (Письма от 20.04.2021 N БС-4-11/5345@, от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515 (п. 3)):

• в личных данных налогоплательщика;

• в кодировке доходов и вычетов;

• в общих показателях.

Сдача 6-НДФЛ и другой отчетности проще со СБИС Электронная отчетность. Подключитесь по скидке!

Подключиться

Изменения в порядке сдачи в 6-НДФЛ в 2023 году

С отчетности за 1 квартал 2023 года необходимо предоставлять расчет 6-НДФЛ в соответствии с новой формой, утвержденной приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Был модифицирован раздел 1 расчета, оставив в нем всего четыре строки для сумм НДФЛ, перечисляемых в течение квартала. Эти изменения связаны с введением ЕНП и унификацией сроков уплаты налога. Раздел 2 остался прежним. 

С 2023 года расчет 6-НДФЛ за 1 квартал, полугодие и девять месяцев следует предоставлять не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом, а годовой отчет - не позднее 25 февраля следующего года (п. 2 ст. 230 НК, п. 2 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ). Если последний день сдачи приходится на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК). 

За нарушение сроков предусмотрен штраф. В 2023 году 6-НДФЛ следует предоставлять:

• за 1 квартал — до 25 апреля включительно;

• полугодие — до 25 июля включительно;

• девять месяцев — до 25 октября включительно;

• за весь год — до 26 февраля 2024 года (из-за выходных).

При завершении деятельности из-за реорганизации или ликвидации, расчет 6-НДФЛ следует предоставить в ускоренном порядке.

Нужно сдать отчетность? Закажите услуги подготовки и сдачи отчетности.

Заказать

В каких случаях уточнение отчета 6-НДФЛ не требуется

Есть определенные обстоятельства, при которых налоговые органы не требуют предоставления исправленного расчета 6-НДФЛ.

Не требуется корректировка, если сотрудник запросил имущественный вычет в начале года, но предоставил соответствующие документы позже (например, в середине года). В этой ситуации необходимо учесть пересчитанный НДФЛ в отчете за тот период, когда документы были предоставлены.

Если в последний квартал года изменился налоговый статус сотрудника (с резидента на нерезидента или наоборот), то изменения по НДФЛ следует учесть только в годовом отчете. Исправление данных за предыдущие периоды не требуется.

Как правильно подавать корректировку в 6-НДФЛ при ошибке в налоговой сумме

Если был допущен промах в удержании НДФЛ при выплате дохода, необходимо удержать эту сумму при следующей выплате. Доход указывается в графах 110–115 за соответствующий период. Сумму НДФЛ следует внести в раздел 1 и графу 160 раздела 2 в тот момент, когда ее предполагалось удержать.

Как подать уточненку 6-НДФЛ при ошибке в доходах

Если были выявлены неточности в доходах, НДФЛ следует «перерассчитать». Способ коррекции зависит от времени обнаружения ошибки.

В текущем квартале.

В этой ситуации корректировка 6-НДФЛ не требуется. Необходимо просто заполнить первоначальный отчет, следуя указаниям:

• в графах 020–024 указываются реально удержанные суммы НДФЛ, без учета возвращенного налога;

• графы 030–032 предназначены для учета возвращенного НДФЛ;

• в графах 110, 112 и 115 указывается корректная сумма начисленного дохода с учетом корректировок;

• в графах 140, 142 — корректная сумма удержанного НДФЛ после коррекции;

• в графе 160 — фактически удержанный НДФЛ без учета излишне удержанных и возвращенных сумм;

• в графе 180 — излишне удержанный НДФЛ, уменьшенный на возвращенную сумму;

• в графе 190 — возвращенный НДФЛ с начала года.

В другом квартале.

В этом случае необходимо предоставить корректировки за все кварталы до момента выявления ошибки. Например, ошибка была допущена в марте 2023 года, а обнаружена в сентябре. Требуется корректировка за I квартал, полугодие и девять месяцев 2023 года.

Исправленные расчеты заполняются следующим образом:

• в графах 020–024 — фактически удержанные суммы НДФЛ без учета возвратов;

• в графах 110, 112 и 115 — исправленная сумма начисленного дохода;

• в графах 140, 142 — исправленная сумма удержанного НДФЛ;

• в графе 160 — фактически удержанный НДФЛ за весь год без учета излишне удержанных сумм;

• в графе 180 — излишне удержанный НДФЛ на конец отчетного периода.

Возврат НДФЛ отражается в графах 030–032 раздела 1 и графе 190 раздела 2 в тот период, когда произошел возврат. Если НДФЛ был возвращен, он больше не считается излишне удержанным. Поэтому графу 180 раздела 2 корректируют на сумму возвращенного налога.

Как корректировать 6-НДФЛ при неправильных КПП или ОКТМО

При выявлении ошибок в КПП или ОКТМО следует предоставить в налоговую два отчета: исходный и корректирующий.

В исходном отчете следует указать:

• код корректировки «000»;

• корректные данные КПП и ОКТМО;

• данные из первоначального отчета (и приложение № 1, если отчет за весь год).

Даже если исходный отчет с правильными КПП и ОКТМО будет представлен после установленного срока, налоговые службы не примут мер ответственности на основе п. 1.2 ст. 126 НК РФ.

В корректирующем отчете следует:

• указать код корректировки «001»;

• указать КПП и ОКТМО, которые были в первоначальном отчете, то есть неверные данные;

• заполнить все разделы отчета нулевыми значениями (и приложить аннулирующие справки, если отчет за год).

Как внести корректировку в приложение № 1 к 6-НДФЛ

«Справка о доходах и суммах налога физического лица» (2-НДФЛ) с 2021 года является частью отчета 6-НДФЛ в качестве приложения № 1 и предоставляется только за год. Если требуется коррекция данных в приложении, следует:

• в графе «Номер справки» указать номер исходной справки;

• в графе «Номер корректировки сведений» при предоставлении исправленной справки указать соответствующий номер корректировки («01», «02» и так далее). Если справка аннулируется, указать «99».

Как подать корректировку 6-НДФЛ при коррекции отпускных

При уменьшении суммы отпускных после перерасчета следует представить уточненный расчет. Во втором разделе уточненного расчета за соответствующий период указываются итоговые данные с учетом измененной суммы отпускных (строки 110, 112, 140). Однако сумма удержанного НДФЛ остается без изменений (строка 160), что позволяет учесть или вернуть излишне удержанный налог. Если отпускные были доплачены, уточненный расчет не требуется. Вместо этого во втором разделе расчета за текущий период указываются данные с учетом доплаты и дополнительного удержания НДФЛ.

Как корректировать 6-НДФЛ для закрытого подразделения

Если в отчете по закрытому подразделению обнаружены ошибки, головная компания должна внести соответствующие коррективы. Титульная страница корректировки заполняется следующим образом:

• в верхней части — ИНН и КПП головной компании;

• в поле ОКТМО — код закрытого подразделения;

• в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» — код 9, что означает «закрытие подразделения»;

• в поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» — ИНН и КПП закрытого подразделения;

• период представления должен совпадать с первоначальным отчетом.

При корректировке данных разделов отчета уточненный 6-НДФЛ предоставляется без справки о доходах. Если корректируются данные в справках о доходах, следует предоставить полный отчет с приложением №1. При подаче корректировки за закрытое подразделение рекомендуется приложить пояснительное письмо с указанием причин корректировки.

Как сдать уточненку 6-НДФЛ при материальной выгоде

Доход в форме материальной выгоды, полученный в 2021-2023 годах, не облагается НДФЛ согласно п. 90 ст. 217 НК РФ. Таким образом, сотрудник может запросить возврат налога, удержанного с материальной выгоды в 2023 году. В этом случае все представленные за этот год расчеты следует скорректировать. Необходимо исправить строки 110 и 140 раздела 2 по ставке 35%. В годовом уточненном расчете следует включить корректирующие или аннулирующие справки о доходах и суммах налога для тех сотрудников, данные которых корректируются.

Как сдать корректировку 6-НДФЛ в СБИС

Инструкция по корректировке 6-НДФЛ в СБИС: 

• Создайте корректирующий отчет «6-НДФЛ (со справками 2-НДФЛ)».

• В разделах 1 и 2 вам требуется указать правильные данные.

• В разделе «2-НДФЛ» добавьте сотрудников, по которым требуется исправить данные.

• В корректирующей справке укажите номер корректировки: следующий по порядку для данного сотрудника или «99» — аннулирующий, если справка отправлена ошибочно и ее нужно отменить.

• Далее заполните справки 2-НДФЛ и кликните «Проверить».

• Отметьте ФИО сотрудников, по которым вносились корректировки, и кликните «Отправить». В составе отчета будут только отмеченные справки и разделы 1 и 2.

Чтобы отправить корректирующий отчет без справок, кликните «Отправить» без отметок фамилии.

Если требуется отправить отчет по всем сотрудникам, сразу нажмите «К отправке».

Отчет считается принятым, когда ФНС пришлет «извещение о вводе».

Сдавать отчетность проще через СБИС Электронная отчетность

Сдавать отчетность по 6-НДФЛ и корректировки по ней проще, когда у вас под рукой специальный сервис сдачи отчетности. СБИС Электронная отчетность станет вашим надёжным помощником: 

• СБИС предоставляет понятный и удобный интерфейс, который позволяет быстро и легко создавать и отправлять отчеты.

• Перед отправкой отчета СБИС автоматически проверяет его на ошибки, что снижает риск отправки некорректной информации.

• СБИС позволяет отправлять отчеты напрямую в налоговые органы, что экономит время и усилия пользователя.

• Все передаваемые данные защищены и шифруются, что гарантирует конфиденциальность и безопасность информации.

• Поддержка СБИС помогает решить большинство вопросов в течение часа после обращения в службу.