Мифы про ЭДО: заблуждения или реальность?

Словосочетание «электронный документооборот» уже стало устойчивым и его знает каждый. Крупный бизнес активно пользуется ЭДО, отраслевыми драйверами электронного документооборота в последние несколько лет стали ритейлеры, финансисты, строители, логисты. В полной мере преимущества электронного оборота его пользователи оценили в период коронавирусной «удаленки». Однако, несмотря на это, пользуются ЭДО, по экспертным оценкам, всего около 30 из каждых 100 российских компаний. Что останавливает бизнес от цифровизации документооборота, какие мифы и заблуждения окружают ЭДО? В этой статье рассмотрим стоп-факторы развития электронного документооборота, разберемся, какие из них имеют под собой основания, а какие – вымышленные и беспочвенные. Подробности в нашей статье.

Миф первый: ЭДО необязателен. Когда государство принудит к цифровизации, тогда и перейдем на электронный документооборот. Так ли это?

Доля истины в этом утверждении есть: развитие ЭДО в глобальном смысле во многом зависит от действий государства. Оно взяло курс на цифровизацию, это бесспорно, и идет туда, образно говоря, маленькими шажками. Например, со стороны государства пока нет нормативно-правовых актов, регулирующих порядок обмена и форматы многих электронных отраслевых документов. Однако такие законодательные введения и инициативы как обязательная маркировка внушительной группы товаров, перевод кадровых документов в электронный вид, поправки к ФЗ № 63 «Об электронной подписи», неизбежно ведут бизнес к электронному документообороту. Проверьте, готовы ли вы к переходу на ЭДО?

Миф второй: Переход на ЭДО – сложный процесс: длительный, трудоемкий, затратный. Он под силу только крупным компаниям. Так ли это?

Аргументы крупных компаний в пользу ЭДО неоспоримы: нужно систематизировать и ускорять обработку больших объемов документов, сокращать трудозатрат на всех этапах работы с документацией, выстраивать оптимальную налоговую политику. Крупный бизнес «дружит» с ЭДО. Уровень проникновение в этом сегменте очень высокий, по разным оценкам, до 90-95%. Около 70% крупных компаний находятся на абонентском обслуживании у операторов электронного документооборота.

Чаще всего большие компании внедряют ЭДО постепенно: на цифровые рельсы переводятся сначала основные бизнес-процессы, затем – вспомогательные. ЭДО интегрируется с учетными системами предприятий. На полную цифровизацию при таком подходе может потребоваться не один год. Соответственно масштабу трансформации и величина вложений.

Однако то, что ЭДО прерогатива крупного бизнеса – миф. ЭДО не стоит на месте, приобретает гибкость, локализуется и т.п. Современные системы документооборота учитывают размер, структуру, отраслевую принадлежность компании. ЭДО сегментирован настолько, что теперь он готов быть актуальным даже для микробизнеса.

Самый простой и быстрый способ начать работать с электронными документами - использовать веб-версию системы ЭДО. С электронными документами легко начать работать в онлайн-сервисе, для этого не нужно скачивать и устанавливать программу на компьютер. При таком подходе экономический эффект станет быстро заметен – за счет экономии на бумаге и отправки документов курьером или по почте. Все документы хранятся в «облаке», что гарантирует их сохранность, их не потерять и не испортить, да и контрагенту уже не сказать, что он не получил от вас нужные бумаги.

Именно новички сейчас «драйверят» электронный документооборот. Им нужен ЭДО с функциями договорного, организационного-распорядительного оборота и канцелярии. Чаще всего это готовые решения, без серьезных доработок.

Миф третий: ЭДО лишает документ подписи и печати. Имеют ли такие документы юридическую значимость?

На практике – это самый распространенный вопрос у тех, кто еще только смотрит в сторону ЭДО. Ведь так привычно взять в руки документ, на котором стоит подпись ответственного и печать организации. Инертность человеческого восприятия работает на все 100%. Кроме того, не хватает законодательных знаний в отношении электронной подписи.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ дал зеленый свет электронной подписи. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), является равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. КЭП гарантирует неизменность документа с момента подписания и обеспечивает ему юридическую значимость.

Электронная подпись представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Если речь идет о внутреннем документообороте, при котором документы не выходят за пределы компании, то достаточно простой электронной подписи (ЭП) или неквалифицированной ЭП, которая не является юридически значимой. Для внешнего документооборота, в том числе для электронной отчетности в госорганы, требуется квалифицированная электронная подпись, эта подпись юридически значимая, она равноценна подписи от руки и печати организации.

Важный момент еще в том, что электронные документы не надо дублировать на бумаге. Согласно № 402-ФЗ, первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Поможем выбрать подпись для документов!

Миф четвертый: ЭДО – недешевое удовольствие. Окупятся ли вложения?

Начнем с того, что готовые решения стоят недорого. ЭДО окупается быстро и экономическую выгоду от изменений можно ощутить уже через полгода, некоторые компании отмечают эффект уже после первого квартала с момента внедрения. В ЭДО отправка документа происходит стремительно, оборачиваемость документа сокращается с недель до суток, что дает не только экономию средств, но и задает новый темп бизнес-процессам.

Экономия от ЭДО:

• в 7-10 раз снижается стоимость отправки документов по сравнению с почтой,
• на 80% дешевле обходится хранение электронных документов,
• 30% - экономия времени на поиск и согласование электронных документов,
• как правило, входящие документы ЭДО у операторов не тарифицируются.

Миф пятый: ЭДО – процесс со множеством участников: операторы, серверы, ЦОДы, «облака» и прочее…Надежно ли это?

По результатам одного из недавних опросов, 44% респондентов считают, что работать с бумагой надежнее. Действительно, многие опасаются смотреть в сторону ЭДО из-за непонимания, насколько эта система надежна и безопасна.

Ключевые характеристики документа в ЭДО работают как раз на его безопасность: достоверность, сохранность и защищенность от утечки. Документ в системе электронного документооборота доступен узкому кругу лиц, передается по закрытым каналам связи, защищен от подделки и потери. Все действия с документом, а именно его прочтение, внесение изменений, подписание, фиксируются в системе.

В среднем 6% документов на бумаге теряются. Как вопрос хранения решен в ЭДО? Срок хранения электронных документов такой же, как и бумажных. При этом электронные документы хранятся не менее чем в двух экземплярах на разных физических устройствах.

За сохранность данных несут ответственность операторы ЭДО. Выполнять операторскую функцию доверяется не всем компаниям, государство ведет отбор и учет операторов ЭДО. Операторская деятельность регулируется множеством законодательных актов, в частности, Законом об информации, информационных технологиях и защите информации, Налоговым кодексом и множеством других.

В чем преимущество СБИС ЭДО? В этом решении автоматизированы самые распространенные процессы документооборота, также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. Решение имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильную версию.

Решение имеет различные конфигурации, в частности, предусматривает цифровизации как внешнего, так и внутреннего оборота. СБИС Внешний документооборот позволяет без труда создавать и подписывать документы, мгновенно отправлять их адресату. Организация делопроизводства в СБИС Внутренний документооборот значительно уменьшает время на подготовку документа, поиск в архиве и пр. В типовых решениях СБИС уже реализованы самые распространенные процессы внешнего и внутреннего документооборотов.

О том, как наладить электронный документооборот с помощью СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.