Отправим материал Вам на почту

Наиболее распространенные ошибки в первичке

Получите скидку на СБИС до 50%! Закажите бесплатную демонстрацию.

Попробовать бесплатно

Зачастую организации и индивидуальные предприниматели получают штрафы от налоговой инспекции вследствие некорректного оформления первичных документов. Разберем наиболее типичные ошибки в первичных бухгалтерских документах более детально. А также обсудим, как избежать подобных ошибок.

Ошибки в первичке №1: неправильное указание в документах названия организации, выдавшей документ

Конечно, лучше корректно указывать название компании, которая выдала бухгалтерский документ. Опечатки и описки недопустимы. Тем не менее, иногда налоговая служба идет навстречу организациям и не штрафует за подобные неточности при условии, что остальные реквизиты компании (в первую очередь, индивидуальный номер налогоплательщика – ИНН) указаны верно. Обратите внимание, что предприятия могут использовать при составлении первичной бухгалтерской документации как свое полное, так и сокращенное наименование. Главное сделать это в точности со свидетельством о регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Ошибки в первичке №2: неправильное указание в документах названия организации-контрагента

Принцип такой же, что и в предыдущем абзаце – лучше не допускать ошибок опечаток или описок. Чтобы подстраховаться, стоит указывать в документах ИНН контрагентов – так, есть шансы, что налоговики смогут идентифицировать компанию даже при допущенной ошибке в названии.

Ошибки в первичке №3: указание в документах старого названия организации

Бывает, что наименование юридического лица меняется, но контрагенты не получают об этом информации своевременно и продолжают выписывать документы на прежнее название. Такие неточности обязательно будут замечены инспектором и могут привести к штрафным санкциям. Особенно, если в документе не указан ИНН организации, а потому налоговая не может идентифицировать компанию. Именно по этой причине не стоит пренебрегать необходимостью рассылки информационных писем о смене названия (даже одной буквы в нем) по партнерам. Это позволит им своевременно внести изменения об организации в учетную систему и избежать ошибок в будущем. Есть еще одна альтернатива – подписание дополнительных соглашений с контрагентами при смене названия.

Ошибки в первичке №4: указание в документах старых реквизитов организации

Кроме названия часто меняются и другие реквизиты индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Особенно опасно, когда ошибки содержат в себе банковские реквизиты, ведь это может привести к неверной оплате.

Если же ошибка допущена, стоит незамедлительно проверить, влияет ли она на возможность идентификации обеих сторон сделки. Если да, то, скорее всего, у налоговиков возникнут вопросы. Если другие реквизиты верны и есть возможность идентифицировать сторону, штрафных санкций можно избежать. Но решать это будет представитель налоговой службы, которому в руки попадут документы.

Ошибки в первичке №5: указание в документах неверного адреса организации

Также, как и во многих других ситуациях, описанных выше, если небольшая неточность в адресе не является препятствием для идентификации одной из сторон сделки, то инспектор может не обратить на нее внимания. Если же указан совсем неверный адрес, то это может побудить инспектора провести более тщательную проверку сделки на предмет обоснованности расходов, прежде всего.

Ошибки в первичке №6: указание неправильных ИНН и КПП

ИНН является наиболее значимым реквизитом в любом бухгалтерском документе, потому что именно по нему представители налоговой службы проверяют контрагентов. Любой организации и индивидуальному предпринимателю следует проверять корректность данного реквизиты (например, при помощи специализированного программного обеспечения СБИС все о компаниях) в момент выписки или получения первичных документов. В обратном случае, существуют риски столкнуться с обвинениями налоговой в отсутствии должной осмотрительности при выборе партнеров по бизнесу вплоть до признания сделки недействительной. В судебной практике есть случаи, когда компаниям, указавшим неверный ИНН, удавалось отстоять их, но это требует много времени и ресурсов. Гораздо проще готовить и проводить все документы в автоматических сервисах, таких как СБИС Бухгалтерия и учет, позволяющих избежать таких досадных ошибок.

Если ИНН указан правильно, то другие ошибки (адрес и даже название) могут быть признанными представителями налоговой службы не критичными. Уделяйте особое внимание проверке именно этого реквизита.

Ошибки в первичке №7: указание неправильного ОГРН в путевых листах

С 2017 года каждый путевой лист должен содержать информацию о номере ОГРН (ОГРНИП). Отсутствие данного реквизита в документе может стать причиной проведения более тщательно проверки, поэтому рисковать не стоит.

Как избежать ошибок в первичных документах?

Оптимальным вариантом является использование специализированного программного обеспечения, таких как СБИС, позволяющего в автоматическом режиме составлять документы, проверять и проводить их. Сервисы СБИС постоянно обновляются, в том числе на предмет соответствия требованиям законодательства. Если система обнаружит, например, что в путевом листе нет ОГРН, то она сразу уведомит ответственного за составление документа сотрудника и предложит ему внести необходимые коррективы.

Пользователь не пропустит ошибку, потому что система наглядно отображает любые неточности, выделив неточность цветом или выдав соответствующее уведомление на экране.

Таким образом, использование специализированного ПО для подготовки бухгалтерских документов и отчетности позволяет современным организациям значительно сокращать риски, связанные с допущением ошибок и, следовательно, благоприятно отражается на репутации компании. Немаловажным аспектом использования подобных сервисов является сокращение затрат на погашение штрафных санкций налоговой инспекции, а также кадровой нагрузки.

Хотите попробовать работу в СБИС? Остались вопросы по статье? Свяжитесь с нашими специалистами!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

0 мин

23 февраля – праздник настоящих мужчин

Уважаемые клиенты и партнеры, примите поздравления с 23 Февраля! В этот знаменательный день желаем вам профессионального мужества и выдержки для реализации поставленных задач, веры в собственные силы, а также душевного равновесия, целеустремленности и блестящих перспектив.

2 мин

Специалисты АБТ на Санкт-Петербургском Форуме Труда

В Петербурге прошел ежегодный форум труда, на котором рассматривался весь спектр вопросов рынка и экономики трудовых отношений. Мероприятие собрало ведущих специалистов и экспертов в области труда и занятости. Среди активных участников мероприятия выступили в том числе специалисты АБТ.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.