Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Число коммерческой электронной документации, заверенной электронной подписью, уже измеряется в миллиардах. Все больше компаний налаживают обмен электронной первичкой с партнерами, все больше сфер бизнеса обязывает оцифровываться государство. Какие первичные документы могут быть электронными в 2023 году, что изменилось в обмене электронной первичкой – подробности в нашей статье.

Известное с детства стихотворение Джанни Родари «Чем пахнут ремесла» было талантливо перефразировано: «У каждого дела запах особый: в булочной пахнет тестом и сдобой, пахнут юристы судом арбитражным, пахнет бухгалтер портянкой бумажной..» Не мудрено бухгалтеру запахнуть портянкой бумажной, ведь, согласно законодательству о бухгалтерском учете, любая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным учетным документом. На основе этих документов ведется бухгалтерский учет.

Однако, время быстро меняется и вместе с ним меняется «запах» современного бухгалтера. Правильнее сегодня сказать, что современный бухгалтер пахнет кофе и компьютером. Многие компании отказываются от бумаги или минимизируют ее количество, переходя на электронный формат, переводя документацию в электронный вид и используя электронные форматы взаимодействия.

1,1 млрд экземпляров - составляет оценка объема коммерческих документов, подписанных квалифицированной электронной подписью в 2021 году, в 2020 году этот показатель составлял 850 млн экземпляров.

В 5 раз сокращается среднее время работы сотрудника при переводе документа из бумажного вида в электронный.

На 35 % выросло число переданных электронных документов в первые три месяца 2023 года по сравнению с аналогичным периодом прошлого года (данные одного из операторов).

Работа в ЭДО ускоряет бизнес-процессы и минимизирует затраты, однако переходить на ЭДО предприятия вынуждены не только из соображений экономической целесообразности, но и по требованию государства. Например, взаимодействие через операторов ЭДО является обязательным для работы с системами маркировки и прослеживаемости товаров – в конце 2023 года к маркировке присоединятся заведения общественного питания, гостиницы, сельскохозяйственные производственные кооперативы и фермерские хозяйства.

Оформлять электронные первичные документы теперь могут и грузоперевозки. По данным Минтранса, в 2023 году они имеют право обмениваться перевозочными документами как в бумажном формате, так и в электронном, а с 2024 года ведомство планирует сделать электронный документооборот обязательным для отрасли.

С начала 2023 года бюджетная сфера переведена на ЭДО, утвержден ряд унифицированных электронных форм первичных документов бухгалтерского учёта в бюджетной сфере.

Используйте СБИС ЭДО – оптимальное решение для организации любого размера и направления. Подключиться к ЭДО просто – оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Оставить заявку

Законодательная база электронной первички.

Документам первичного учета посвящена отдельная статья в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» - статья 9 под одноименным названием «Первичные учетные документы». К первичным учетным документам относятся договоры, товарные накладные, акты выполненных работ, бухгалтерские справки и т.д.

Топ-5 обязательных первичных документов:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ.

Первичные документы довольно долго держали «бумажную оборону». Использование электронных документов наравне с бумажными в России было разрешено в 2002 году Федеральным законом 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Однако долгое время этот закон не распространялось на первичку. Согласно НК РФ, счета-фактуры должны были составляться в бумажной форме. Другие первичные документы так же составлялись на бумаге.

Только спустя 10 лет, в мае 2012 года, была утверждена электронная счет-фактура – на основании приказа ФНС №ММВ-7-6/138@. С этого времени первичные документы получили «добро» на то, чтобы существовать в электронном виде.

Согласно пункта 5 статьи 9 закона «О бухгалтерском учете», разрешено составлять первичные документы в электронном виде при условии наличия у них электронной подписи. Электронные документы имеют юридическую силу, применяются для подтверждения фактов хозяйственной жизни, являются основанием для расчета налогов.

Электронный документ является оригиналом, его не нужно дублировать на бумаге (если того дополнительно не требует законодательство).

Форматы электронных первичных документов.

Абсолютное большинство первичных документов организации могут разработать самостоятельно или воспользоваться форматом, предложенным Федеральной налоговой службой. Например, в 2022 году ФНС утвердила параметры электронного акта сверки.

Часть форматов первичных документов, предложенных ФСН, носит рекомендательный характер, однако есть несколько первичек, формат которых четко регламентирован налоговой службой.

Первички, формат которых установлен налоговой службой:

  • счет-фактура,
  • журналы выставленных/полученных счетов-фактур,
  • книги покупок/продаж.

С середины 2021 года порядок работы с электронными счетами-фактурами регулируется приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н. Приказом установлены правила выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В 2023 году этот порядок пополнили правила выставления счетов-факту в рамках госзакупок. Кроме того, правила выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи применяются и при реализации прослеживаемых товаров.

Три условия, при которых счет-фактура приобретает юридическую значимость:

  1. Форма. Соблюден требуемый формат. Формат должен полностью отвечать требованиям приказа от 19.12.2018г. №ММВ-7-15/820@ ФНС России.
  2. Канал передачи. Счет-фактура должна быть выставлена или получена через оператора ЭДО, имеющего полномочия от ФНС, то есть входящего в перечень операторов, утвержденный ФНС.
  3. Легитимность ЭП. Счет-фактура подписана электронной подписью УКЭП, выданной Удостоверяющим Центром УЦ, имеющим на это полномочия от ФНС.

Закажите электронную подпись у нас. Мы выпустим для вас необходимые сертификаты ЭЦП на защищенных сертифицированных носителях.

Заказать

Взаимодействие с контрагентами. Что поменялось с введением нового федерального стандарта по документообороту.

Электронная первичка считается юридически значимой только при наличии электронной подписи. До 2022 года компании часто стороны обменивались скан-копиями подписанных собственноручно документов.

С 1 января 2022 года вступил в силу новый стандарт бухучета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», который установил новые правила подписания электронных первичных документов при взаимодействии с контрагентами. В пункте стандарта бухучета регламентированы виды электронных подписей, используемые для подписания документов бухучёта.

Как определить вид ЭП, которой требуется подписать первичный документ:

  • используется ЭП, предусмотренная различными законодательными актами, для конкретного вида первичного документа. Пример: электронные счета-фактуры, согласно НК РФ, должны быть подписаны исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью,
  • компании самостоятельно устанавливают использование той или иной электронной подписи, указанной в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Седи них: простая ЭП, усиленная ЭП. При использование усиленной ЭП должны быть прописаны случаи использования неквалифицированная и квалифицированной усиленной электронной подписей.

Коме того, с появлением нового ФСБУ появилось новое понятие для певички – оправдательный документ. Это документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни, данные из которого вносятся в первичный документ. Если в первичный учётный документ включены обязательные реквизиты на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (оправдательного документа), в первичный документ нужно включить информацию, которая даст возможность идентифицировать оправдательный документ.

ФСБУ 27/2021 ввёл и новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. Согласно федеральному стандарту бухучета, архив нужно вестись в том виде, в котором документы были составлены первоначально. Бумажные документы хранятся в бумажной виде, электронные – в электронном. Перевод и архивирование бумажных документов в электронный вид не разрешается.

Электронная первичка в бюджетной сфере.

С 1 января 2023 года бюджетная сфера перешла на электронную первичку. Утверждены электронные формы 17 первичных документов, среди которых:

  • ведомость группового начисления доходов,
  • акт о консервации (расконсервации) основных средств,
  • акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств.

В 2024 года в электронный вид планируется перевести еще 6 форм первичной документации.

Штраф за нарушение правил работы с первичкой.

Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.

Если у организации отсутствуют первичные учетные документы, то должностное лицо могут оштрафовать, так как это грубое нарушение требований к бухучету. При однократном нарушении штраф составит до 10 тыс. рублей, при повторном — до 20 тыс. руб., 30 тыс. руб. за нарушение в нескольких налоговых периодах; 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее 40 тыс. руб., если нарушение привело к занижению налоговой базы.

СБИС ЭДО позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме. Имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение.

Наши специалисты готовы оказать услугу по настройке ЭДО. Мы настроим, подключим, поможем с интеграцией любой ученой системы, обучим и обеспечим полное сопровождение вашей системы электронного документооборота. Обучение может быть как офлайновым, так и удаленным – обсудите это со своим менеджером.

Оставаться в рамках меняющихся стандартов бухучета легче с сервисом СБИС Бухгалтерия и учет. Это целая система для ведения бухгалтерского учета, кадрового учета и сдачи отчетности вместо нескольких программ. Работа в системе возможна из любой точки мира, с любого устройства.

Подробнее о том, как подключиться к решениям СБИС, которые позволяют придерживаться актуальных стандартов бухучета, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.