Особенности и результаты внедрения ЭДО в компаниях

Автоматизация документооборота в организации является одним из способов повышения эффективности бизнеса, которая достигается за счет повышения:

• Скорости обработки документации;
• Надежности хранения файлов;
• Доступности документов;
• Точности обмена документами как внутри организации, так и с внешними контрагентами.

Несмотря на то, что внедрение документооборота уже давно перестало быть инновацией, некоторые компании до сих пор не автоматизировали данные процессы. Конечно, бумажный документооборот негативно сказывается на продуктивности работы сотрудников и показателях деятельности предприятия в целом. Особенно актуально внедрение электронного документооборота в компаниях с разветвленной структурой, с большим количеством департаментов и подразделений, а также широкой филиальной сетью.

Что из себя представляет ЭДО?

ЭДО – это автоматизация процессов движения документации внутри организации и за ее пределами. Для этого используются специальные программные средства, например, СБИС: Электронный документооборот, а также электронная цифровая подпись, использование которого обеспечивает легитимность документации. Для работы с ЭЦП также требуется СКЗИ и защищенный носитель. Все это можно приобрести в Центре ЭЦП.

В каких организациях необходимо внедрение системы электронного документооборота?

ЭДО востребован абсолютно любой компанией, работающей с документацией. После имплементации такого программного обеспечения, ускоряются процессы работы, повышается точность согласования и обработки бумаг.

Необходимость СЭД не зависит от величины компании. Если организация небольшая, тогда можно внедрить систему сразу всюду. Если речь идет о крупной корпорации с филиалами, то начинать можно поэтапно: сначала в одном подразделении, потом – в другом и так далее.

Для чего необходимо внедрение электронного документооборота в организации?

После внедрения ЭДО компания получает следующие выгоды для своего бизнеса:

• Повышение прозрачности процессов. Например, каждый сотрудник сможет отслеживать, где находится его документ в процессе согласования. Создавать шаблоны будет гораздо проще. За счет автоматического заполнения реквизитами снизится количество ошибок по вине человеческого фактора;
• Постоянный контроль за выполнением поручений – в системе руководители бизнеса или отдельных подразделений смогут отслеживать стадию исполнения того или иного поручения, поэтому исполнительская функция вырастет после внедрения ЭДО;
• Сокращение времени работы с документами, потому что персоналу буде доступен оперативный поиск документации, отслеживание статуса, быстрое создание, ускоренные процессы обработки и отправки. Также оптимизации временных затрат способствуют автоматические процессы формирования отчетов, реестров;
• Увеличение безопасности и конфиденциальности данных. Это возможно благодаря разграничению прав доступа в системе. Например, один сотрудник может только просматривать, другой – редактировать. При расследованиях можно отследить, кто и какие вносил правки в тот или иной документ, кто и в какое время получал доступ к данным;
• Аспект безопасности очень важен именно сейчас в период роста киберпреступности и шпионажа. Утечки корпоративных данных могут привести к негативным последствиям для бизнеса (как материальным, так и репутационным). Использование СЭД позволяет предотвратить это и повысить защищенность файлов, критических для бизнеса;
• Повышение обучаемости, скорости адаптации к новым бизнес-процессам. Все изменения происходят централизованно, не потребуется тратить время на информирование каждого человека;
• Рост корпоративного духа благодаря созданию единого информационного пространства. Каждый сотрудник сможет найти коллегу и взаимодействовать с ним через систему, это, в свою очередь, облегчит процесс коммуникации;
• Повышение уровня адаптивности к внешним изменениям. Например, если будет выпущен новый приказ или распоряжение, обязывающий организации менять форму определенных документов, в СЭД это сделать легко.

Документооборот электронный. Внедрение. С чего начать?

Прежде, чем принять решение о приобретении и внедрении СЭД, необходимо просчитать и утвердить затраты. Они могут быть достаточно большими, но быстро окупаемыми за счет оптимизации внутренних процессов компании и сокращении расходов на курьерские и почтовые службы.

Также необходимо исследовать, кто из контрагентов уже использует ЭДО. От этого зависит, каким будет документооборот после внедрения автоматизированной системы – полностью электронным или наполовину электронным и наполовину традиционным (бумажным).

До внедрения необходимо приобрести ЭЦП. Сделать это можно в специализированном Центре ЭЦП. Следует учитывать, что различают три разновидности подписи, применяемой с ЭДО:

• Простая;
• Неквалифицированная (усиленная);
• Квалифицированная (усиленная).

Каждый документ в электронном виде, подписанный квалифицированной электронной подписью, легитимен.

Операционно переход на автоматизированную процедуру обмена документами состоит из следующих этапов:

• Составление технического задания. На этом этапе формулируются задачи и цели проекта;
• Выбор системы, которая будет использована для автоматизации ДО. Здесь решение зависит от масштаба и потребностей бизнеса;
• На третьем этапе необходимо описать основные бизнес-процессы компании. Чаще всего эта задача возлагается на плечи руководителей отделов. Должное внимание необходимо уделить описанию стандартных путей документации;
• Четвертый этап включает в себя оценку стоимость проекта, календарного графика его реализации, составление плана работ и назначение ответственных;
• На пятом этапе происходит непосредственная реализация проекта, то есть внедрение ИТ-решения в ИТ-инфраструктуру предприятия;
• Шестой этап подразумевает пилотное использование ЭДО, выявление пробелов и их устранение. Только после этого программа вводится в промышленную эксплуатацию.

Внедрение Электронного документооборота силами нашей компании осуществляется органично и в заранее уговоренные сроки. Специалисты проведут консультации, ответят на все возникающие вопросы и проведут демонстрацию.

Тарифы на ЭДО

Стоимость зависит от сложности, количества документов и особенностей вашей учетной системы, в которой они создаются. Для расчета стоимости обратитесь к специалистам.

Заказать

Остались вопросы? Хотите протестировать современную СЭД? Отправьте заявку нам, и наши специалисты оперативно свяжутся с вами!