Особенности удаленной работы отдела кадров. Советы экспертов по ведению документооборота с сотрудниками на дистанционке

В период вынужденного перехода на дистанционку у многих возникают вопросы, касающиеся рекрутинга на удаленке: каким образом оформлять прием на работу, увольнение, переводы при таком режиме?

Несмотря на новые реалии ведения бизнеса подход к кадровому документообороту должен быть максимально ответственным и базироваться, в первую очередь, на трудовом законодательстве Российской Федерации. Далее в статье обсудим такие аспекты деятельности удаленного рекрутера, как ведение документооборота с дистанционными сотрудниками и оформление нового работника в штат.

Электронный документооборот с сотрудниками: реально ли это?

С апреля текущего года планировался старт эксперимента, в рамках которого организациям-участникам необходимо было оформить электронные цифровые подписи для всех работников, чтобы перейти с ними на электронный документооборот. Расходы на покупку ЭЦП при этом возлагались на плечи работодателей. Однако, в связи со сложившейся ситуацией данный эксперимент пришлось отложить. Таким образом, в настоящее время компании не начали переход на ЭДО со своими сотрудниками и по-прежнему нуждаются в «живых» подписях на кадровых документах. Вероятно, что это начинание будет возобновлено, как только ситуация в стране нормализуется.

Удаленная работа отдела кадров: советы экспертов

Но как быть, если все работники территориально-распределены, и собрать с каждого подпись – нереально? Чтобы не потерять важные документы, избежать ошибок при подписании бумаг, специалисты в данной области рекомендуют:

• Подготовить для каждого сотрудника подробную пошаговую инструкцию, используя которую, работник поймет, в каких местах ему необходимо поставить подпись, сколько экземпляров документа надо распечатать;
• Попросить работников завести отдельную папку для документов, которые им необходимо будет передать в отдел кадров, как только все начнут работать в офисах. Этот шаг позволит не потерять бумаги до возвращения в офис;
• Запрашивать у сотрудников сканированные копии или фотографии каждого подписанного документа, чтобы сохранить электронные копии бумаг;
• Вести реестр документов по каждому сотруднику, чтобы проверить, все ли вам передаст работник по возвращению в офис.

Это только несколько советов, которые помогут сотрудникам HR на удаленке оптимизировать документооборот с персоналом, сократить риски ошибок и утери важной для бизнеса документации.

Порядок удаленного оформления работника

Проведя собеседования по видеосвязи, получив тестовые задания и приняв решение о приеме на работу нового сотрудника, необходимо оформить его в штат. Специалисты в данной области рекомендуют придерживаться следующего порядка:

1. В первую очередь, необходимо получить от кандидата согласие на обработку персональных данных. Для этого направьте ему соответствующий файл, попросите распечатать, заполнить, подписать, прислать сканированную копию или фотографию и сохранить оригинал в папке, назвав ее «Для передачи в отдел кадров»;
2. После получения согласия на обработку персональных данных, попросите кандидата прислать вам электронные копии или фотографии всех документов, которые потребуются для оформления – паспорт, ИНН, СНИЛС, дипломы об образовании, военный билет, трудовая книжка;
3. Подготовив заранее единое место для размещения всех локально-нормативных актов, направьте кандидату ссылку на него, попросив работника ознакомиться со всеми документами. В состав трудового договора лучше включить пункт об ознакомлении и согласии со локально-нормативными актами организации;
4. Получив всю необходимую документацию, создайте все необходимые документы для приема сотрудника на работу – здесь речь идет о трудовом договоре, приказе о приеме на работу, должностной инструкции (если она не включена в состав трудового договора), личной карточке по форме Т2, заявлении с реквизитами для перечисления зарплаты и др.;
5. Попросите работника распечатать все документы и подписать их, сделать электронные копии или сфотографировать, отправить вам по email, а затем убрать в папку для передачи в отдел кадров. Как мы говорили выше, лучше подготовить подробную инструкцию для сотрудника, чтобы он точно понимал, что ему необходимо сделать с каждым документом, и не допустил ошибок;
6. Получив электронные версии документов, сохраните их на своем компьютере и внесите в реестр того, что вам предстоит получить с этого работника.

Если у вас есть неуверенность в новом кандидате, лучше попросить его сразу направить вам все подписанные оригиналы, чтобы вы могли защитить себя, если он вдруг пропадет. Кроме того, некоторые организации сотрудничают с курьерскими службами, чтобы сразу обмениваться документами, а не складывать их в папку до момента возвращения в офис. В этом случае необходимо ориентироваться на возможности и особенности работы компании.

Конечно, этот порядок действия – достаточно трудоемкий и делает работу HR на удаленке не простым, однако, такой подход позволяет избежать ошибок, утери важных документы и, как следствие, нарушения трудового законодательства в области кадрового документооборота.

Хотите оптимизировать удаленную работу персонала? Подключитесь к сервисам СБИС для удаленной работы! Для комплексной автоматизации процессов по управлению персоналом используйте программный продукт СБИС Управление персоналом.

Остались вопросы? Задайте их нашим специалистам!

Скачайте памятку по корректному переходу на электронный кадровый документооборот.

Краткий обзор возможностей СБИС для КЭДО смотрите в видео: