Отчетность по сотрудникам 2022: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, МВД, военкомат желают знать

Доходы, стаж, карьера – это лишь малая часть того, что нужно сообщить о работнике государству

Отчетность по работникам – дело трудоемкое, требующее предоставления данных во множество структур. А ответственность за ошибки по этой отчетности чрезвычайно велика. Какие отчеты по сотрудникам нужно сдавать в 2022 году, в какие структуры, с какой периодичностью, какая ответственность ожидает тех, кто «проспит» сроки или допустит ошибки? За что могут оштрафовать на миллион? Подробности в нашей статье.

Сдача отчетности по работникам – задача одна из самых ответственных и трудоемких. Отчитаться необходимо не только налоговикам о выплаченных средствах и уплаченных налогах-страховых взносах по ним, но и в фонды – ПФР и ФСС, в Росстат. Однако на этом список госструктур, которым нужна информация о работниках, не заканчивается. В МВД, службу занятости, в военкомат также необходимо отчитаться.

Штрихи к портрету российского работника:

71, 6 миллионов человек - составляет численных занятых в РФ в 2021 году.

18,7 миллионов работников имеют высшую квалификацию

5,6 миллионов неквалифицированных работников заняты в экономике РФ,

Продавцы – одна из самых многочисленных групп работников

5,3 миллиона продавцов в стране,

1,6 миллиона врачей в стране.

515 тысяч бухгалтеров и других специалистов, занятых учетом материальных ценностей.

Разделение работников по полу:

36844 - мужчины,

34754 - женщины.

Источник: Данные Росстата за 2021 год.

Какие отчеты сдавать по сотрудникам и в какие сроки.

• Отчетность в ФНС:
  • Расчет по страховым взносам (РСВ) (отчет сдается до 30 числа месяца, следующего за отчётным кварталом);
  • Справка по форме 2-НДФЛ (ежегодно, до 1 марта года, следующего за отчетным или по запросу сотрудника);
  • Расчет по форме 6-НДФЛ (ежегодно, до 1 марта года, следующего за отчетным).
• Отчетность в ПФР:
  • Отчет по форме СЗВ-СТАЖ (ежегодно, до 1 марта года, следующего за отчетным и ситуативно, в случае ухода сотрудника на пенсию);
  • Отчет по форме СЗВ-М (ежемесячно, не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным);
  • Отчет по форме СЗВ-ТД (не позже рабочего дня, следующего за днем принятия решения о приеме или увольнении работника, не позже 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место иные кадровые мероприятия).
• Отчетность в ФСС:
  • Расчёт по форме 4-ФСС (отчет в электронной форме необходимо подавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а расчет на бумажном носителе – не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом).
• Росстат:
  • Сведения о численности и заработной плате работников (П-4), (крупные компании сдают ежемесячно, средние (до 800 млн. руб. оборота) – ежеквартально);
  • Сведения о численности и заработной плате работников (Т-1) (ежегодно, до 30 января года, следующего за отчетным (кроме МСП) или 1 раз в 2 года, если попали в выборку Росстата);
  • Сведения о просроченной задолженности по заработной плате (ежемесячно, до 1-го числа месяца, следующего за отчетным);
  • Сведения о забастовке и восстановлении работы трудового коллектива (сдается ежемесячно, сразу по окончании месяца);
  • Сведения о зарплате и численности работников в отраслевом разрезе (1 раз в 2 года) и др.
• МВД:
  • Уведомление о заключении и расторжении трудового договора с иностранными гражданами (в течение 3 рабочих дней);
  • Уведомление об обязательствах по выплате зарплаты иностранным гражданам — высококвалифицированным специалистам (ежеквартально не позже последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом).
• Служба занятости:
  • сведения о принятии решения о ликвидации организации, банкротстве, сокращении численности работников (в течение 3 рабочих дней);
  • информация о вакантных должностях и рабочих местах, созданных для трудоустройства инвалидов (ежемесячно);
  • данные по трудоустройству инвалидов (ежемесячно);
  • сведения о введении неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, а также о приостановке деятельности (в течение 3 рабочих дней);
  • сведения о введении дистанционной (удалённой) работы в компании (в течение 3 рабочих дней).
• Военкомат:
  • Данные о работниках-мужчинах в возрасте 15 и 16 лет (сдается раз в год до 1 октября);
  • Отчет о работниках-мужчинах, которых надо поставить на первоначальный учет (сдается один раз в год до 1 ноября);
  • Анкета на сотрудника для первоначальной постановки на воинский учет (сдается один раз в год до 1 ноября)
  • План работы по воинскому учету (сдается с карточкой учета организации в военкомате и отчетом о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе) - до 31 декабря;
  • Сведения о военнообязанных сотрудниках, принятых на работу или уволенных (в течение двух недель с даты приема или увольнения работника);
  • Сведения о работниках, которые состоят на воинском учете и об «уклонистах» (по запросу, предоставляется в течение двух недель с момента получения запроса).

Получите скидку на подключение к Электронной отчетности

Получить выгодное предложение

Последние изменения в отчетности по работникам.

Уведомление в МВД по мигрантам можно отправить в электронном виде.

Министерство цифрового развития запустило на Госуслугах сервис «Уведомления по трудовым мигрантам». Работодатели с его помощью могут отправлять в МВД уведомления в электронном виде. Электронную форму необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Наши ЭЦП на защищенном носителе к вашим услугам.

Утверждены новые формы отчетов для Службы занятости.

Приказом Минтруда от 26.01.2022 № 24 утверждены пять новых форм, по которым работодатели с 11 февраля 2022 года должны передавать сведений в службу занятости. Также Минтруд дополнил форму о рабочем времени сведениями о введении в компании дистанционной работы.

В службу занятости документы на бумаге могут отправлять только компании с численностью сотрудников меньше 25-ти человек. Если среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год больше 25 человек, то работодатель обязан предоставить сведения в электронном виде, заверенные электронной подписью.

Отчетность в Росстат только в электронном виде. С 1 января 2022 года все юридические лица и индивидуальные предприниматели, а также субъекты малого предпринимательства, обязаны предоставлять первичные статистические данные в Росстат только в электронной форме. Статистическая отчетность также должна быть подписана электронной подписью,

Утверждена новая форма РСВ. По новой налоговой форме отчетности по сотрудникам РСВ нужно отчитаться уже за I квартал 2022 года. Изменения в отчете связаны с прямыми выплатами пособий и введением новых льготных тарифов. Например, из раздела 1 убрали строки 120–123, которые отражали информацию о суммах превышения расходов над суммой исчисленных страховых взносов. Изменения внесены и в приложение 2 к разделу 1 - в строке 070 нужно будет указывать не расходы на выплату страхового обеспечения, а суммы, которые возместил ФСС.

СЗВ-СТАЖ в 2022 году: определены условия для внеплановой подачи. Отчитываться о стаже работников страхователь обязан в общем порядке по итогам отчетного года, а также внепланово – в ряде утвержденных на законодательном уровне случаев. В 2022 году в перечне таких случаев прибавление: теперь работодатель также обязан оперативно подать отчет СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд РФ, если работник оформляет заявление на срочную пенсионную выплату или на единовременную выплату средств пенсионных накоплений.

6-НДФЛ стала более информативной. В 6-НДФЛ добавили поле для зачета суммы налога на прибыль с полученных дивидендов, выделили информацию по высококвалифицированным специалистам и ввели коды отчетных периодов для снятых с учета ИП и глав КФХ. В отчете появилось приложение № 1, по содержанию известное ранее как справка 2-НДФЛ.

4-ФСС в 2022 году шагает в сторону цифровизации: меньше компаний могут сдавать 4-ФСС на бумаге: порог работников для бумажного отчета сокращен с 25-ти до 10-ти человек.

Ответственность за несдачу отчетности по сотрудникам – вплоть до приостановки деятельности.

За каждый вид отчетности установлены свои санкции.

За несдачу отчетности в ПФР, за отсутствие сведений оштрафуют на 500 рублей за каждого сотрудника.

За непредоставление отчетности в Центр занятости должностному лицу могут дать штраф от 300 до 500 руб., организации от 3 000 до 5 000 руб.

За отказ предоставить данные в Росстат или предоставление недостоверных сведений должностных лиц (кадровиков) оштрафуют на сумму от 10 000 руб. до 20 000 руб., компанию от 20 000 до 70 000 руб.

Наказание за отказ передавать данные в военкомат - штраф 300 - 1 000 руб.

Штраф за несдачу 4-ФСС составляет 5% от суммы взносов, начисленной за последние три месяца расчётного периода, за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для подачи расчёта. Минимальная сумма штрафа – 1 тыс. рублей, максимальная – до 30% от суммы страхового взноса. За процедурные нарушения предусмотрен штраф в размере 200 руб., предусмотрен штраф и для должностных лиц – в размере 300-500 руб.

Наиболее строгое наказание предусмотрено за прием на работу иностранца без уведомления МВД.

Если организация не подаст уведомление о приеме иностранца на работу или о расторжении трудового договора с ним по установленной форме, размер штрафа для должностного лица установлен от 35 тыс. руб. до 50 тыс. руб., а для организации – от 400 тыс. руб. до 800 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок от 14-ти до 90 дней.

Если не уведомить МВД о выплате заработной платы или вознаграждений иностранцам-высококвалифицированным специалистам, штраф для должностных лиц составит от 35 тыс. руб. до 75 тыс. руб., для организации от 400 тыс. до 1 млн руб.

За несдачу нулевого отчета также предусмотрены штрафные санкции.

Все актуальные сроки и формы уже учтены в электронных решениях. СБИС Электронная отчетность позволяет сдавать всю отчетность вовремя, без ошибок и просрочек. Актуальные формы и календарь отчетности всегда под рукой.

В решении СБИС Бухгалтерия и Учет уже настроены схемы учета и шаблоны проводок практически на все случаи жизни. СБИС облегчит жизнь профи, но легко разберется с ним и новичок.

Если же разбираться в бухгалтерии некогда, или есть другие уважительные причины – наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Услуга по подготовке и сдаче отчетности доступна как для подготовки отдельного отчета, так и для всего массива отчетности.

Электронное взаимодействие требует наличия ЭЦП на защищенном носителе. Помните, для электронной подписи необходим сертифицированный носитель ЭЦП – токен, например, Рутокен ЭЦП.

Подробнее о том, как подключиться к сервисам СБИС, дающим возможность избежать множества ошибок, вам готовы рассказать наши специалисты.