Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

В 2023 году все организации и индивидуальные предприниматели будут обязаны использовать машиночитаемые доверенности (МЧД). Эти новшества вызывают множество вопросов относительно процедуры подготовки и использования электронных доверенностей. Даем ответы на наиболее распространенные из них.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) является цифровым эквивалентом обычной доверенности, позволяющей представителю (физическому лицу) подписывать электронные документы от имени организации. МЧД отличается от электронной копии бумажной доверенности. Она имеет специальный формат (XML для самого файла и XMLDSIG для ЭП в доверенности) и установленное содержание, благодаря чему информационные системы могут автоматически считывать данные из МЧД.

Когда использование МЧД будет обязательным?

Использование машиночитаемых доверенностей должно было стать обязательным с 1 января 2023 года. Однако, из-за того, что не все компании успели подготовиться к работе в новом формате, дата была перенесена на 1 сентября 2023 года. Следовательно, до 31 августа 2023 года можно подписывать документы с использованием квалифицированной электронной подписи без МЧД.

В период перехода (до 31 августа 2023 года) можно подписывать документы следующим образом:

  • КЭП руководителя юридического лица/ИП и КЭП сотрудника - без МЧД;
  • КЭП физического лица - только с МЧД.

С 1 сентября 2023 года документы можно будет подписывать:

  • КЭП руководителя юридического лица/ИП - без МЧД;
  • КЭП физического лица - только с МЧД.

Какие государственные учреждения уже поддерживают использование МЧД для представления документов и отчетности?

В настоящее время возможность представления электронных документов на основании МЧД доступна только для тех государственных учреждений, которые уже утвердили свои форматы электронных доверенностей. На сегодняшний день такие форматы утверждены ФНС и СФР (бывш. ПФР и ФСС). Другие государственные учреждения пока не подключены к электронному обмену документами на основании МЧД. Поэтому использование МЧД для отчетности в этих учреждениях в настоящее время невозможно.

Существует ли возможность использования МЧД в региональных инспекциях ФНС?

МЧД действительны во всех ИФНС, где зарегистрирована компания-доверитель. Если возникают проблемы с отправкой отчетности через МЧД в конкретную инспекцию, возможно, доверенность на эту инспекцию не распространяется. Поэтому перед отправкой документов следует убедиться в актуальности доверенности.

Можно ли использовать одну МЧД для представления отчетности в налоговую, и в фонды?

Нет, такой возможности пока нет, так как единый формат электронной доверенности для сдачи отчетности не утвержден. В настоящее время ФНС использует свой собственный формат МЧД, утвержденный приказом от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Однако универсальную МЧД для сдачи отчетности в любые государственные учреждения пока сформировать невозможно.

Возможно ли оформить электронную доверенность на физическое лицо для сдачи отчетности, которое не является сотрудником организации?

Да, это возможно. Действующее законодательство не требует, чтобы физическое лицо, на которое оформляется электронная доверенность, было работником компании-доверителя. Доверенность можно оформить на любое лицо, которому планируется доверить сдачу обязательной отчетности и другие юридически значимые действия. Важно, чтобы доверенность содержала все обязательные реквизиты и была подписана усиленной квалифицированной электронной подписью директора компании.

Что требуется для работы с МЧД?

Для работы с МЧД необходимо, чтобы физическое лицо получило в аккредитованном удостоверяющем центре электронную подпись сотрудника, а затем оформить МЧД, которая будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.

Какой срок действия МЧД?

Существует возможность оформить МЧД на любой срок, так как законодательство не устанавливает ограничений на срок действия электронных доверенностей. В МЧД можно указать срок действия доверенности на усмотрение сторон, а также не указывать его вообще. Если в доверенности не указан срок действия, она будет действительна в течение года согласно ст. 186 ГК РФ. Тем не менее, срок действия доверенности не является жестким и может быть отозван при необходимости.

Как отправить отчетность с использованием МЧД?

Чтобы отправить отчетность или другие электронные документы с использованием МЧД, сотрудник должен подписать документы своей собственной квалифицированной электронной подписью и приложить к пакету документов файл МЧД. Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС № ЕД-7−26/445@3 и уже поддерживается в учетных программах.

Если доверенность утратит свою актуальность до истечения срока, на который она была выдана, то руководитель или индивидуальный предприниматель может ее отозвать в любое время.

Возможно ли аннулировать доверенность МЧД для ФНС до истечения срока ее действия?

При оформлении доверенности устанавливается определенный срок ее действия, однако доверитель может ее аннулировать в любое время по своему желанию. Для того чтобы отозвать МЧД для ФНС, необходимо заполнить соответствующее заявление в формате, рекомендованном ФНС.

Нужно ли при электронном документообороте с контрагентами оформлять МЧД на сотрудников компании?

Нет, это не обязательно. В рамках ЭДО организации и ИП могут подписывать и обмениваться документами как через своих руководителей, действующих от имени компании без оформления доверенностей, так и через уполномоченных на это сотрудников. Для подписания электронных документов контрагентам можно использовать два способа. Первый – подписывать документы квалифицированной электронной директора. Второй – подписывать документ личной электронной подписью работника. Однако если для подписания документов компании уполномоченный сотрудник использует свою личную электронную подпись, то ему необходима еще и машиночитаемая доверенность, оформленная на него от имени компании. Использование МЧД при ЭДО с контрагентами не является обязательным, компании могут самостоятельно решать, как именно организовывать процесс подписания и передачи документов. Уполномоченным работникам не требуется оформление МЧД, если их полномочия на подписание электронных документов уже прописаны в квалифицированной электронной подписи компании.

Как оформить МЧД для ФНС в СБИС?

Чтобы уполномоченный представитель вашей компании смог подписывать отчеты ФНС своей электронной подписью вам потребуется зарегистрировать доверенность. Для этого понадобится электронная подпись руководителя.

В СБИС в разделе «Сотрудники» вам нужно будет проверить данные директора и уполномоченного сотрудника. На вкладке «Зарплата/Личные данные» проверьте у руководителя СНИЛС и должность. Обратите внимание, что ИП еще должен быть указан документ, удостоверяющий личность. У представителя проверьте СНИЛС, ИНН, дату рождения и документ, удостоверяющий личность. У физического лица должно быть заполнено место работы.

В разделе «Подписи» или «Сотрудники/Подписи» также требуется проверить электронные подписи руководителя и представителя.


Далее оформите доверенность МЧД. В разделе «Настройки/Наши компании» в карточке компании перейдите в раздел «Сдача отчетности» и добавьте ФНС по месту учета. После регистрации доверенность будет доступна всем налоговым.


В разделе «Документы/Доверенности» нажмите «+ Доверенность» и внесите данные: кто и кому передает право подписи, номер доверенности, что можно подписывать, срок и полномочия. Проверьте, верно ли отмечены органы – ФНС или СФР. После жмите «Зарегистрировать».


Когда государственный орган зарегистрирует доверенность статус изменится на «Электронная доверенность».


СБИС предоставляет простой и удобный сервис для создания, обмена и управления электронными документами. СБИС ЭДО поддерживает различные форматы электронных документов, автоматизирует процессы подготовки и отправки данных, сокращает время на их обработку и уменьшает вероятность ошибок. Кроме того, в СБИС имеется возможность создания и управления МЧД. В системе можно создавать и редактировать доверенности на сотрудников, указывать срок действия МЧД, а также отслеживать их статус и историю изменений.

Оптимизируйте работу с электронными документами со СБИС. А наши специалисты подберут тарифы, настроят оборудование, обучат персонал, предоставят техническую поддержку 24/7. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.