Переход бюджетной организации на электронный документооборот: быстро и безболезненно

Начиная с 1 января 2023 года, все государственные и муниципальные учреждения, которые ведут бухгалтерский или бюджетный учет, обязаны использовать электронные формы документов, которые были утверждены приказами Министерства финансов от 30 марта 2015 года № 52н и от 15 апреля 2021 года № 61н.

Однако бюджетные учреждения все еще могут использовать традиционную бумажную форму документов в качестве первички. Список первичных учетных документов утвержден приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

На сегодня почти все электронные формы первички, утвержденные Министерством финансов, лишь дополняют привычный документооборот учреждений, а не заменяют "бумажные" документы.

При этом с 2024 года начнется постепенное замещение "бумажной" первички электронной. Это произойдет после того, как учреждения начнут использовать формы электронной документации, утвержденные приказом Минфина от 7 ноября 2022 года № 157н. Следует также упомянуть, что в приказе Минфин добавил шесть новых электронных форм в перечень форм, утвержденных приказом № 61н.

Важно понимать: для того, чтобы электронный первичный документ был принят к бухгалтерскому учету, необходимо наличие всех соответствующих реквизитов и электронной подписи, подписанной руководителем организации или другим уполномоченным лицом.

Таким образом в течение 2024 года все бюджетные учреждения будут обязаны перейти на электронный документооборот, и это означает, что все документы будут обрабатываться и храниться в электронном виде. Предполагается, что такой переход значительно упростит процесс ведения бухгалтерского учета и повысит его эффективность. Для реализации этого проекта используются инструкции и рекомендации, которые содержатся в приказе Министерства финансов от 15 апреля 2021 года № 61н, а также в изменениях, внесенных приказом от 28 июня 2022 года № 100н.

СБИС предоставит удобные решения для внедрения электронного документооборота, обеспечивающие эффективный и безопасный обмен электронными документами в бюджетных организациях. А наши специалисты проведут первичный анализ, подготовят технические задания для внедрения ЭДО, подберут тарифы, установят программное обеспечение, обучат персонал и окажут техническую поддержку 24/7. Обращайтесь прямо сейчас!

Оставить заявку

Что требовалось сделать бюджетным организациям до начала 2023 года

До 1 января 2023 года бюджетные компании должны были выполнить следующие требования:

• Определить, какие формы электронных документов будут использовать в своей работе. Список доступных форм содержится в приложениях к Приказам Министерства финансов от 30 марта 2015 года № 52н и от 15 апреля 2021 года № 61н.
• Назначить ответственных за работу с документами и их хранение.
• Внести необходимые изменения в учетную политику компании, связанные с переходом на электронный документооборот.

Как обеспечить переход на ЭДО бюджетной организации

Для успешного перехода на электронный документооборот бюджетной организации необходимо выполнить ряд технических мероприятий:

• Обеспечить сотрудников рабочими местами, оснащенными компьютерами или ноутбуками с доступом в Интернет
• Установить специальную бухгалтерскую программу, поддерживающую использование электронных первичных документов и их электронных копий, например, СБИС Бухгалтерия
• Выпустить электронные подписи для сотрудников, которые будут использоваться для подписания электронных документов в соответствии с их должностными обязанностями и кругом подписываемых документов. Напомним, что электронная подпись должна храниться на специальном сертифицированном носителе.
• Подготовить серверы, жесткие диски и другое оборудование к внедрению электронного документооборота
• Установить программное обеспечение для электронного документооборота – СБИС ЭДО.

Скачайте памятку по переходу бюджетных организаций на электронный документооборот с 2023 г.

Какие электронные формы бюджетные организации обязаны использовать в 2023 году в рамках ЭДО

Начиная с 1 января 2023 года, все бюджетные организации должны использовать унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, а также методические указания для их создания и применения. К этим документам относятся следующие:

• первичные учетные документы: акт о консервации (расконсервации) основных средств, ведомость группового начисления доходов, акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств и другие, всего 17 форм (приложения № 1 и № 2 к приказу № 61н);
• регистры бухгалтерского учета: ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами, журнал операций по забалансовому счету, карточка учета имущества в личном пользовании и другие (приложения № 3 и № 4 к приказу № 61н).

Штрафы бюджетным учреждениям за отсутствие ЭДО

Начиная с 2023 года, бюджетные учреждения обязаны перейти на использование электронных документов. Невыполнение данного требования может привести к наложению административного штрафа на основании статьи 15.11 КоАП РФ. За отсутствие электронных документов на должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей. При повторном нарушении размер штрафа возрастает до 10 000-20 000 рублей, а также может быть назначена дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

Наша компания готова помочь вашей бюджетной организации перейти на электронный документооборот. Мы предлагаем комплексный подход и обеспечим:

• Анализ бизнес-процессов, подлежащих переводу в электронный формат.
• Разработку Технического задания на переход к электронному документообороту.
• Подбор оптимального тарифа на СБИС Электронный документооборот для обмена документами с контрагентами, внутреннего и кадрового документооборота.
• Организацию электронного архива документов.
• Подключение и настройку системы электронного документооборота.
• Обучение пользователей работе в системе.
• Предоставление защищенных носителей для электронной подписи.
• Круглосуточную техническую поддержку системы электронного документооборота

Оставьте заявку на бесплатную консультацию по переходу на электронный документооборот. Наши клиенты остаются довольны результатом, ознакомьтесь с нашими кейсами и отзывами о работе.