Подключение к ЭДО ПФР: два сценария

По данным Пенсионного фонда России, уже свыше 80 % страхователей перешли на электронное взаимодействие с ПФР. С 2022 года рубеж для сдачи СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ на бумаге снизился с 25 сотрудников до 10-ти. Как настроить электронный документооборот с пенсионным фондом – в нашей статье.

С 2022 года работодатель, являющийся страхователем 11-ти и выше застрахованных лиц, (в том числе тех, с кем заключены договоры ГПХ, с которых начисляются страховые взносы), обязан представить отчетные данные в форме электронного документа, подписанного УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью).

2 способа обратиться в ПФР для присоединения к ЭДО

Существует два варианта обращения в ПФР с заявлением о желании перейти с фондом на электронное взаимодействие.

1. Передать документы в ПФР лично.
2. Отправить документы в электронном виде через Интернет.

Какие документы для подключения предоставляются в территориальные Управления ПФР при личном визите:

• Заявление на ЭДО с ПФР.
• Соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут страхователю на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.

Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то на него потребуется доверенность.

Какие документы для подключения предоставляются в электронном виде:

• Заявление по форме ЗПЭД.

Заявление заверяется электронной подписью руководителя или ответственного за ЭДО с ПФР лица. Полномочия ответственного лица должны быть подтверждены на основании доверенности или распорядительного акта. В случае прекращения доверенности страхователь должен направить уведомление о прекращении полномочий ответственного лица.

Заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

Заявление на подключение имеет форму ЗПЭД. Форму заявления можно изучить по ссылке. В заявлении страхователь обращается с просьбой подключить его в качестве участника электронного документооборота Пенсионного фонда РФ по телекоммуникационным каналам связи через Оператора ЭДО.

Какие данные нужно указать в заявлении:

Юридическим лицам:

• Регистрационный номер в ПФР
• Полное наименование
• Краткое наименование
• ИНН
• КПП
• Юридический адрес
• Фактический адрес
• Телефон
• Адрес электронной почты. 

Индивидуальным предпринимателям:

• Регистрационный номер в ПФР
• ФИО
• СНИЛС
• ИНН
• Адрес регистрации
• Телефон
• Адрес электронной почты.

Сведения об операторе ЭДО ПФР:

• Регистрационный номер в ПФР
• Полное наименование
• Краткое наименование
• ИНН
• КПП.

Соглашение об обмене данными в рамках ЭДО с ПФР

Соглашение об обмене электронными документами – это своего рода договор об обмене документацией в электронном виде, который заключается между страхователем (юрлицом или ИП) и конкретным отделением ПФР.

Соглашение состоит из 3 разделов: «шапки», содержания по существу и реквизитов сторон.

1. В «шапке» необходимо указать:
   • территориальное управление фонда, в том числе ФИО руководителя,
   • полное наименование страхователя в ПФР,
   • имя действующего лица от организации или ИП,
   • документ, на основании которого действует организация или ИП.
2. Разделы соглашения:
   • предмет соглашение (осуществление электронного документооборота с подробным описанием технологии),
   • технические условия,
   • порядок осуществления обмена электронными документами,
   • права и обязанности сторон,
   • ответственность сторон,
   • порядок смены ключей шифрования и электронной подписи,
   • срок действия договора,
   • дополнительные условия.
3. В финале соглашение необходимо указать реквизиты обеих сторон.

Важно! Отнестись к заполнению Заявления и Соглашения необходимо очень внимательно. Любые неточности приведут к возврату документа для доработки. То есть дата подключения абонента к системе будет отодвинута

Соглашение с ПФР заполняется по разработанной форме. Изучить «Соглашение» можно по ссылке.

Подробнее о подаче заявления в электронном виде

Действовавшие с 2018 года правила подключения к ЭДО ПФР были изменены Постановлением Правления ПФР №178п от 11.03.2020 года. По схеме электронной подачи заявления работают Москва, Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область, а также еще около 30 регионов РФ. Документы и схема подключения в каждом конкретном регионе могут не совпадать с описанной ниже, поэтому нужно предварительно проконсультироваться в региональном управлении фонда о том, как реализуется переход на ЭДО с ПФР в вашем регионе.

Новый порядок присоединения к ЭДО ПФР через электронные каналы связи предполагает следующие этапы:

• отправка страхователем заявления по форме ЗПЭД на подключение, при необходимости – подтверждающие документы на полномочия ответственного лица,
• ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления на подключение направляет заявителю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении заявления на подключение (если в заявлении на подключение сведения о страхователе внесены не полностью или содержат ошибки, ПФР вправе отказать в удовлетворении заявления на подключение),
• если страхователь получает отказ, необходимо исправить неточности в заявлении и вновь отправить его в ПФР,
• после полученного положительного ответа нужно направить регистрационную информацию, среди которой все «исходные данные», своего рода карточка страхователя. В дальнейшем, при передаче сведений, сервис сам будет подставлять их в отчеты. Важно, в строках Номер и Дата соглашения указывается «свободная» информация, так как при этом виде присоединения Соглашение в большинстве случаев не требуется. Например, в номере соглашение можно указать – без номера, а в строке дата можно продублировать дату подачи заявления.
• После отправки регистрационной информации можно начинать электронный документооборот с ПФР и отправлять любую отчётность и другую необходимую документацию в ПФР.

Важно! Электронная отчетность в ПФР не дублируется на бумаге. Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представлять ее на бумажном носителе отменяется.

Узнайте, как подключиться к СБИС Электронная отчетность со скидкой. Оставьте заявку прямо сейчас!

Получить скидку

Как отчитываться в ПФР через оператора ЭДО?

Список рекомендованных уполномоченных операторов ЭДО, оказывающих услуги по представлению отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в ПФР невелик, в нем на конец мая 2022 года числилось 9 операторов ЭДО. При этом список постоянно меняется ввиду принятия новых законов и положений.

Как выбрать своего оператора? 5 критериев, важных при выборе оператора с работы с ПФР.

1. Удобство. Простота установки, подключения, использования. Особое внимание эксперты советуют обратить на интерфейс – он должен быть интуитивно понятным.
2. Высокий уровень проверки при составлении отчетов, минимизация ошибок.
3. Простая интеграция с действующими системами учета.
4. Высокий уровень безопасности и гарантия конфиденциальности данных (в свете последних крупных утечек данных этот аспект становится особенно актуальным).
5. Стоимость услуги.

Сервис СБИС имеет свыше 2,5 тысяч контрольных проверочных соотношений при отправке отчетности и является ведущим на рынке операторов ЭДО.

Как наладить ЭДО с ПФР в СБИС?

• Чтобы подключиться к ЭДО ПФР в СБИС, нужно перейдите в раздел «Отчетность/Куда и что сдавать» или «Учет/Отчетность/Куда и что сдавать» (в зависимости от выбранной вами конфигурации сервиса).
• Далее выберете нужную организацию.

  

• Далее выберите «Инспекцию ПФР», в которую будет отправляться отчетность.

  

• Затем нужно добавить сведения из Соглашения – тем организациям, в регионах которых такие соглашения необходимо заключать.

  

СБИС обеспечит электронное взаимодействие не только с ПФР, но и с другими государственными органами и информационными системами. Для настройки ЭДО вы можете обращаться к нашим специалистам. Они также подберут для вас выгодные тарифы, подключат рабочие места, обучат персонал, окажут техническую поддержу.

А если вам нужна помощь в подготовке отчетности, в том числе сдаче отчетности в ПФР, наши сотрудники готовы оперативно подключиться и решить эту задачу. Услуга по подготовке и сдаче отчетности доступна как для отдельного отчета, так и для всей отчетности.

О том, как воспользоваться сервисами СБИС для быстрого и более комфортного решения своих задач, вам готовы рассказать наши специалисты.